Hoe eigenaren van direct-to-consumer-bedrijven hun cashflow kunnen beheren zonder een financieel team.

Als u een direct-to-consumer bedrijf hebt, hebt u waarschijnlijk wel eens een maand gehad waarin de omzet er fantastisch uitzag, maar uw bankrekening een heel ander verhaal vertelde. U verkocht meer dan ooit, maar op de een of andere manier had u moeite om de rekeningen te betalen.

Dit is niet ongebruikelijk. Het is een van de meest voorkomende problemen in e-commerce. Het goede nieuws is dat u geen financieel team of CFO nodig hebt om het op te lossen. U hoeft alleen maar te begrijpen hoe het geld in uw bedrijf stroomt en er een simpele gewoonte van te maken om dit wekelijks te controleren.

Deze handleiding legt alles uit wat u moet weten.

Cashflow is niet hetzelfde als winst.

Dit is het allerbelangrijkste om te begrijpen. Winst is wat er op uw balans staat nadat u de kosten van de inkomsten hebt afgetrokken. Cashflow is het daadwerkelijke geld dat op dit moment op uw bankrekening binnenkomt en weer weggaat.

U kunt op papier winstgevend zijn en toch zonder geld komen te zitten. Zo gaat dat:

• U verkoopt voor $50.000 aan producten in een maand. Uw kosten bedragen $35.000. Op papier hebt u $15.000 winst gemaakt.
• Maar u hebt al $20.000 uitgegeven aan voorraad die nog niet verkocht is. U hebt $12.000 aan advertentiekosten betaald. En uw betalingsverwerker houdt het geld 3 dagen vast.
• Dus ook al maakt u "winst", uw banksaldo staat lager dan vorige maand.

Winst geeft aan of uw bedrijfsmodel op de lange termijn werkt. Cashflow geeft aan of u deze week uw rekeningen kunt betalen. Beide zijn belangrijk, maar cashflow is essentieel om de zaak draaiende te houden.

Wat is een cash runway?

De cash runway is een eenvoudig concept: hoeveel maanden kan uw bedrijf op het huidige tempo blijven draaien voordat het geld op is?

De formule is eenvoudig:

Uw maandelijkse cash burn is het bedrag dat u maandelijks meer uitgeeft dan u binnenkrijgt. Als u €30.000 op uw bankrekening hebt staan ​​en u geeft maandelijks €10.000 meer uit dan u binnenkrijgt, dan kunt u het 3 maanden volhouden.

Dat betekent dat u over 3 maanden, als er niets verandert, uw rekeningen niet meer kunt betalen.

De meeste ondernemers denken pas aan dit bedrag als het echt krap wordt. Maar weten hoeveel financiële reserves u hebt, is een van de eenvoudigste manieren om een ​​liquiditeitscrisis te voorkomen. Een gezond direct-to-consumer bedrijf zou minimaal 3 tot 6 maanden aan reserves moeten hebben. Zit u onder de 2 maanden, dan is het tijd om direct actie te ondernemen.

Waarom bedrijven die rechtstreeks aan consumenten verkopen cashflowproblemen hebben

Direct-to-consumer bedrijven worden geconfronteerd met een unieke reeks uitdagingen op het gebied van cashflow die andere soorten bedrijven niet kennen. Inzicht in deze uitdagingen is de eerste stap om ze te beheersen.

U betaalt voor uw voorraad voordat u die verkoopt.

Dit is het grootste probleem. U moet producten inkopen of produceren weken of maanden voordat de eerste klant betaalt. Als u in januari voor $25.000 aan voorraad bestelt, is dat geld weg. U verkoopt die voorraad misschien pas in maart of april. Dat is een periode van 2 tot 3 maanden waarin uw geld vastzit in dozen die in een magazijn staan.

Advertentie-uitgaven worden direct op uw rekening bijgeschreven.

Wanneer u advertenties plaatst op Meta, Google of TikTok, schrijven die platforms het bedrag direct van uw creditcard af. Maar de inkomsten uit die advertenties komen pas na dagen of weken binnen. U kunt vandaag bijvoorbeeld €5.000 aan advertenties uitgeven en het volledige rendement pas na 2 tot 4 weken zien. Dit zorgt voor een constant verschil tussen uitgaven en inkomsten.

Betaalverwerkers beheren uw geld.

Shopify Payments, Stripe en PayPal hanteren allemaal uitbetalingsschema's. Afhankelijk van uw instellingen kan het 2 tot 7 werkdagen duren voordat u het geld ontvangt na een verkoop. Tijdens drukke periodes zoals Black Friday verlengen sommige betaalproviders deze wachttijd zelfs. U hebt de verkoop gedaan, maar het geld is nog niet bij u.

Abonnementskosten en softwarekosten lopen snel op.

Tussen uw e-commerceplatform, e-mailtool, analyses, verzendsoftware, retourplatform en een tiental andere tools kunnen de maandelijkse softwarekosten gemakkelijk oplopen tot $1.000 à $3.000 of meer. Al deze kosten worden op hun eigen manier gefactureerd, wat zorgt voor onvoorspelbare uitgaven gedurende de maand.

De valkuil van stijgende omzet en dalende kasstroom.

Dit is de valkuil waar groeiende direct-to-consumer bedrijven onverwacht in terechtkomen. Uw omzet stijgt elke maand. Uw team is enthousiast. Maar uw banksaldo blijft dalen.

Dit komt doordat groei vooraf geld kost.

Als uw bedrijf groeit, moet u meer voorraad inkopen om aan de vraag te voldoen. U moet meer uitgeven aan advertenties om nieuwe klanten aan te trekken. Misschien neemt u een nieuw teamlid aan of moderniseert u uw magazijn. Al deze kosten gaan ten koste van uw bankrekening voordat de extra inkomsten binnenkomen.

Zie het zo: als u $50.000 per maand omzet en u wilt groeien naar $100.000 per maand, dan moet u misschien $30.000 uitgeven aan extra voorraad, $15.000 meer aan advertenties en $5.000 aan nieuwe software en logistiek. Dat zijn $50.000 aan opstartkosten om de groei te ondersteunen. Maar de inkomsten uit die groei komen geleidelijk binnen in de daaropvolgende maanden.

Dit is de reden waarom sommige van de snelstgroeiende direct-to-consumer merken ook het dichtst bij een cashflowprobleem staan. Groei zonder inzicht in de cashflow is een van de gevaarlijkste situaties waarin een ondernemer zich kan bevinden.

Een eenvoudige wekelijkse cheque

U hebt geen ingewikkelde financiële modellen of spreadsheets nodig. Een wekelijkse controle van 15 minuten die drie vragen beantwoordt, is voldoende:

1. Wat is mijn banksaldo op dit moment?

Log in en bekijk het werkelijke bedrag. Niet wat uw dashboard aangeeft dat u hebt verdiend. Niet wat uw boekhoudsoftware voorspelt. Het echte bedrag op uw bankrekening.

2. Welke rekeningen kunnen we de komende 2 weken verwachten?

Neem uw aankomende uitgaven eens door. Voorraadbetalingen, advertentiekosten, softwareabonnementen, salarissen, huur, verzendkosten. Noteer elke euro die de komende 14 dagen van uw rekening wordt afgeschreven.

3. Welk geld wordt er de komende 2 weken verwacht?

Bekijk de openstaande betalingen van uw betalingsverwerker. Controleer of er nog openstaande facturen of verwachte groothandelsbetalingen zijn. Wees hierbij voorzichtig. Tel alleen geld mee waarvan u vrijwel zeker weet dat het aankomt.

Trek nu uw toekomstige uitgaven af ​​van uw banksaldo plus uw verwachte inkomsten. Als het resultaat positief is, zit u voorlopig goed. Als het negatief is of oncomfortabel dicht bij nul ligt, moet u deze week actie ondernemen, niet volgende maand.

Het doel is om nooit voor verrassingen te komen staan. Door wekelijks te controleren, komen problemen aan het licht als kleine kwesties die u vroegtijdig kunt oplossen, in plaats van als noodsituaties die u tot slechte beslissingen dwingen.

Hoe verlengt u uw landingsbaan?

Als uit uw kascontrole blijkt dat u krapper zit dan u zou willen, zijn hier enkele praktische stappen die u direct kunt nemen.

Verminder de voorraad van artikelen die langzaam verkopen.

Kijk eens naar wat er in uw magazijn ligt. Als producten er al 60 dagen of langer liggen zonder verkocht te worden, blokkeren ze geld dat u elders zou kunnen gebruiken. Organiseer een uitverkoop, bundel ze met populaire artikelen of verkoop ze voor de inkoopprijs aan een liquidateur. Nu 70 cent per dollar terugkrijgen is beter dan dat geld nog 3 maanden vast te laten zitten.

Verminder onnodige advertentie-uitgaven.

Niet alle advertentiebudgetten leveren evenveel op. Bekijk uw campagnes en identificeer welke campagnes klanten opleveren tegen een redelijke prijs en welke campagnes geld verspillen. Pauzeer of verlaag de campagnes die ondermaats presteren. Zelfs een besparing van 15% op verspilde advertentie-uitgaven kan duizenden euro's per maand besparen.

Onderhandel met leveranciers over betere betalingsvoorwaarden.

Veel leveranciers bieden langere betalingstermijnen aan als u erom vraagt. In plaats van direct voor de goederen te betalen, kunt u vragen om een ​​betalingstermijn van 30 of 60 dagen. Dit betekent dat u 30 of 60 dagen de tijd heeft om te betalen na ontvangst van de goederen. Die extra tijd kan het verschil maken tussen een comfortabele financiële situatie en een stressvolle.

Versnel klantbetalingen

Als u naast uw directe verkoop aan consumenten ook groothandel of B2B-verkoop doet, verscherp dan uw betalingsvoorwaarden. Bied een kleine korting aan voor snelle betaling. Stap over van facturering op 30 dagen naar facturering op 15 dagen. Elke dag dat u eerder betaald krijgt, verbetert uw liquiditeitspositie.

Bouw een financiële buffer op.

Zodra uw bedrijf stabiel is, begin dan elke maand een klein percentage van uw omzet opzij te zetten op een aparte spaarrekening. Streef ernaar om een ​​buffer op te bouwen die twee tot drie maanden aan bedrijfskosten dekt. ​​Dit geeft u wat ademruimte tijdens rustigere maanden en stelt u in staat om te profiteren van kansen zoals kortingen bij grote bestellingen, zonder uw bedrijf in gevaar te brengen.

Plan uw kasstroom naast uw boekhouding in Nummbas

Nummbas brengt bankbalansen en operationele gegevens samen met boekhouding van Nummbas Books, QuickBooks of Xero. U kunt winst vergelijken met het geld dat beschikbaar is op de bank en de kosten achter het verschil bekijken.

Kasprognose schat hoe een verandering in verkoop of kosten uw banksaldo in de komende zes maanden kan beïnvloeden. Test een voorraadaankoop, hogere advertentie-uitgaven of een nieuwe operationele uitgave voordat u beslist. Uitgavenanalyse toont uitgaven per categorie en leverancier, terwijl Slimme meldingen u kunnen waarschuwen wanneer een maatstaf voor hoe lang uw geld nog toereikend is een door u ingestelde grens overschrijdt.

De kern van de zaak

Cashflowmanagement draait niet om het zijn van een financieel expert. Het gaat erom een ​​simpele gewoonte te ontwikkelen om te volgen hoe het geld door uw bedrijf stroomt en problemen vroegtijdig te signaleren.

Ken uw financiële speelruimte. Controleer wekelijks uw kasstroom. Schrap wat niet rendabel is. En laat u niet misleiden door snelle groei, alleen omdat de omzet stijgt.

Uw banksaldo is het belangrijkste cijfer. Houd het goed in de gaten, en u bent de meeste ondernemers een stap voor die pas te laat ontdekken dat ze met hun financiën kampen.