Wie Inhaber von Direktvertriebsunternehmen ihren Cashflow ohne Finanzteam steuern können

Wenn Sie ein Direktvertriebsunternehmen betreiben, kennen Sie das sicher: Ein Monat, in dem die Umsätze hervorragend aussahen, das Bankkonto aber eine andere Geschichte erzählte. Sie haben mehr verkauft als je zuvor, aber irgendwie hatten Sie Mühe, die Rechnungen zu bezahlen.

Das ist nichts Ungewöhnliches. Es ist eines der häufigsten Probleme im E-Commerce. Die gute Nachricht: Sie brauchen weder ein Finanzteam noch einen CFO, um das Problem zu lösen. Sie müssen lediglich verstehen, wie die Geldflüsse in Ihrem Unternehmen ablaufen und sich angewöhnen, dies wöchentlich zu überprüfen.

Dieser Leitfaden führt Sie durch alles, was Sie wissen müssen.

Cashflow ist nicht dasselbe wie Gewinn

Das ist das Wichtigste, was man verstehen muss. Gewinn ist das, was in Ihrer Buchhaltung erscheint, nachdem Sie die Kosten von den Einnahmen abgezogen haben. Der Cashflow hingegen ist das tatsächliche Geld, das aktuell auf Ihr Bankkonto ein- und ausgeht.

Man kann auf dem Papier profitabel sein und trotzdem pleitegehen. So kommt es dazu:

• Sie verkaufen Produkte im Wert von 50.000 US-Dollar pro Monat. Ihre Kosten betragen 35.000 US-Dollar. Rein rechnerisch haben Sie einen Gewinn von 15.000 US-Dollar erzielt.
• Sie haben aber bereits 20.000 Dollar für noch unverkäufliche Ware ausgegeben. Außerdem haben Sie 12.000 Dollar für Werbung bezahlt. Und Ihr Zahlungsdienstleister behält die Gelder drei Tage lang ein.
• Obwohl Sie also „profitabel“ sind, ist Ihr Bankkontostand niedriger als im letzten Monat.

Der Gewinn zeigt Ihnen, ob Ihr Geschäftsmodell langfristig funktioniert. Der Cashflow zeigt Ihnen, ob Sie Ihre Rechnungen diese Woche bezahlen können. Beides ist wichtig, aber der Cashflow sichert den Fortbestand Ihres Unternehmens.

Was ist Cash Runway?

Die Liquiditätsreichweite ist eine einfache Idee: Wie viele Monate kann Ihr Unternehmen im aktuellen Tempo weitergeführt werden, bevor das Geld ausgeht?

Die Formel ist einfach:

Ihr monatlicher Cash-Burn ist die Summe, die Sie monatlich ausgeben, als Sie einnehmen. Wenn Sie beispielsweise 30.000 € auf dem Konto haben und monatlich 10.000 € mehr ausgeben, als Sie einnehmen, reicht Ihr Geld für drei Monate.

Das bedeutet, dass Sie in drei Monaten, wenn sich nichts ändert, Ihre Rechnungen nicht mehr bezahlen können werden.

Die meisten Unternehmer denken erst an diese Zahl, wenn es eng wird. Doch die eigene Liquiditätsreserve jederzeit zu kennen, ist einer der einfachsten Wege, eine Liquiditätskrise zu vermeiden. Ein gesundes Direktvertriebsunternehmen sollte eine Liquiditätsreserve von mindestens drei bis sechs Monaten anstreben. Liegt diese unter zwei Monaten, ist sofortiges Handeln geboten.

Warum Direktvertriebsunternehmen Liquiditätsprobleme haben

Direktvertriebsunternehmen stehen vor besonderen Herausforderungen im Bereich des Cashflows, die andere Unternehmensformen nicht kennen. Diese Herausforderungen zu verstehen, ist der erste Schritt zu ihrer Bewältigung.

Sie bezahlen den Warenbestand, bevor Sie ihn verkaufen.

Das ist der größte Kostenfaktor. Sie müssen Produkte Wochen oder Monate lang kaufen oder herstellen, bevor auch nur ein einziger Kunde bezahlt. Wenn Sie im Januar Waren im Wert von 25.000 € bestellen, ist das Geld weg. Möglicherweise verkaufen Sie diese Waren erst im März oder April. Das sind zwei bis drei Monate, in denen Ihr Kapital in Kartons im Lager gebunden ist.

Die Werbeausgaben werden Ihrem Konto sofort gutgeschrieben.

Wenn Sie Anzeigen auf Meta, Google oder TikTok schalten, wird Ihre Karte sofort belastet. Die daraus generierten Umsätze fließen jedoch erst nach Tagen und Wochen. Sie geben beispielsweise heute 5.000 US-Dollar für Anzeigen aus und sehen den vollen Ertrag erst nach zwei bis vier Wochen. Dadurch entsteht eine ständige Lücke zwischen Ausgaben und Einnahmen.

Zahlungsdienstleister behalten Ihr Geld ein.

Shopify Payments, Stripe und PayPal haben Auszahlungsfristen. Je nach Ihren Einstellungen kann es 2 bis 7 Werktage dauern, bis Sie Ihr Geld nach einem Verkauf erhalten. In Zeiten mit hohem Transaktionsaufkommen, wie beispielsweise am Black Friday, verlängern einige Zahlungsanbieter die Wartezeiten sogar. Sie haben den Verkauf abgeschlossen, aber das Geld ist noch nicht bei Ihnen.

Abonnement- und Softwarekosten summieren sich

Zwischen E-Commerce-Plattform, E-Mail-Tool, Analysesoftware, Versandsoftware, Retourenplattform und einem Dutzend weiterer Tools können die monatlichen Softwarekosten leicht 1.000 bis 3.000 US-Dollar oder mehr erreichen. Jede dieser Anwendungen wird unabhängig abgerechnet, was zu unvorhersehbaren Ausgaben im Laufe des Monats führt.

Die Umsatz-steigen-Cashflow-Falle

Das ist die Falle, die wachsende Direktvertriebsunternehmen oft unvorbereitet erwischt. Ihr Umsatz steigt monatlich. Ihr Team ist begeistert. Doch Ihr Kontostand sinkt stetig.

Das ist der Grund dafür: Wachstum kostet zunächst Geld.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Sie mehr Waren einkaufen, um die Nachfrage zu decken. Sie müssen mehr in Werbung investieren, um neue Kunden zu gewinnen. Möglicherweise stellen Sie ein neues Teammitglied ein oder modernisieren Ihr Lager. All diese Kosten belasten Ihr Konto, bevor die zusätzlichen Einnahmen dies ausgleichen.

Stellen Sie sich Folgendes vor: Wenn Sie monatlich 50.000 US-Dollar Umsatz erzielen und auf 100.000 US-Dollar pro Monat wachsen möchten, müssten Sie möglicherweise 30.000 US-Dollar für zusätzliches Lager, 15.000 US-Dollar mehr für Werbung und 5.000 US-Dollar für neue Software und Logistik ausgeben. Das sind 50.000 US-Dollar an Vorlaufkosten, um das Wachstum zu finanzieren. Die daraus resultierenden Einnahmen fließen dann aber schrittweise über die nächsten Monate.

Deshalb gehören einige der am schnellsten wachsenden Direktvertriebsmarken auch zu denen, die am ehesten in finanzielle Schwierigkeiten geraten. Wachstum ohne Blick für den Cashflow ist eine der gefährlichsten Situationen, in die ein Unternehmer geraten kann.

Ein einfacher wöchentlicher Bargeldscheck

Sie benötigen keine komplizierten Finanzmodelle oder Tabellenkalkulationen. Sie benötigen lediglich eine wöchentliche 15-minütige Überprüfung, die drei Fragen beantwortet:

1. Wie hoch ist mein aktueller Kontostand?

Loggen Sie sich ein und sehen Sie sich den tatsächlichen Betrag an. Nicht den, den Ihr Dashboard als Verdienst anzeigt. Nicht den, den Ihre Buchhaltungssoftware prognostiziert. Sondern den tatsächlichen Betrag auf Ihrem Bankkonto.

2. Welche Rechnungen kommen in den nächsten 2 Wochen?

Gehen Sie Ihre anstehenden Ausgaben durch. Warenbestandszahlungen, Werbekosten, Software-Abonnements, Lohnkosten, Miete, Versandkosten. Notieren Sie jeden Euro, der in den nächsten 14 Tagen Ihr Konto verlässt.

3. Welche Einnahmen sind in den nächsten 2 Wochen zu erwarten?

Prüfen Sie Ihre ausstehenden Auszahlungen von Ihrem Zahlungsdienstleister. Achten Sie auf offene Rechnungen oder erwartete Großhandelszahlungen. Gehen Sie dabei vorsichtig vor. Berücksichtigen Sie nur Gelder, deren Eingang mit hoher Wahrscheinlichkeit zu erwarten ist.

Ziehen Sie nun Ihre anstehenden Ausgaben von Ihrem Kontostand zuzüglich der erwarteten Einnahmen ab. Ist das Ergebnis positiv, ist vorerst alles in Ordnung. Ist es negativ oder besorgniserregend nahe an Null, müssen Sie diese Woche handeln, nicht erst nächsten Monat.

Ziel ist es, nie überrascht zu werden. Wenn Sie wöchentlich nachsehen, zeigen sich Probleme als kleine Schwierigkeiten, die Sie frühzeitig beheben können, und nicht als Notfälle, die Sie zu Fehlentscheidungen zwingen.

Wie Sie Ihre Startbahn verlängern

Falls Ihr Kassencheck zeigt, dass Ihre Finanzen knapper sind, als Sie es sich wünschen würden, finden Sie hier praktische Schritte, die Sie sofort ergreifen können.

Lagerbestände mit geringem Umschlag reduzieren

Prüfen Sie Ihren Lagerbestand. Produkte, die seit 60 Tagen oder länger unverkauft sind, binden Kapital, das Sie anderweitig einsetzen könnten. Veranstalten Sie einen Abverkauf, bieten Sie die Artikel zusammen mit Bestsellern an oder verkaufen Sie sie zum Selbstkostenpreis an einen Liquidator. 70 Cent pro Dollar zurückzubekommen ist besser, als das Kapital weitere drei Monate gebunden zu haben.

Verschwendete Werbeausgaben reduzieren

Nicht alle Werbeausgaben sind gleich effektiv. Analysieren Sie Ihre Kampagnen und identifizieren Sie diejenigen, die zu einem angemessenen Preis Kunden gewinnen und diejenigen, die unnötig Geld verschwenden. Pausieren oder reduzieren Sie die leistungsschwachen Kampagnen. Selbst eine Reduzierung der verschwendeten Werbeausgaben um 15 % kann monatlich Tausende von Euro einsparen.

Verhandeln Sie bessere Zahlungsbedingungen mit Lieferanten

Viele Lieferanten bieten auf Anfrage verlängerte Zahlungsfristen an. Anstatt die Ware im Voraus zu bezahlen, fragen Sie nach einem Zahlungsziel von 30 oder 60 Tagen. Das bedeutet, Sie haben nach Erhalt der Ware 30 bzw. 60 Tage Zeit zu zahlen. Diese zusätzliche Zeit kann entscheidend für Ihre Liquidität sein.

Kundenzahlungen beschleunigen

Wenn Sie neben Ihrem Direktvertrieb auch Großhandel oder B2B-Verkäufe tätigen, sollten Sie Ihre Zahlungsbedingungen verschärfen. Gewähren Sie einen kleinen Skonto für frühzeitige Zahlung. Stellen Sie die Rechnungsstellung von 30 auf 15 Tage ein. Jeder Tag, an dem Sie Ihr Geld früher erhalten, verbessert Ihre Liquidität.

Einen Bargeldpuffer aufbauen

Sobald sich Ihr Geschäft stabilisiert hat, sollten Sie monatlich einen kleinen Prozentsatz Ihrer Einnahmen auf ein separates Sparkonto einzahlen. Versuchen Sie, einen Puffer für zwei bis drei Monate Betriebskosten anzusparen. So haben Sie in umsatzschwachen Monaten finanziellen Spielraum und können von Vorteilen wie Mengenrabatten profitieren, ohne Ihr Unternehmen zu gefährden.

Wie Nummbas Ihnen hilft, den Überblick über Ihren Cashflow zu behalten

Die manuelle Verwaltung des Cashflows funktioniert zwar, ist aber zeitaufwendig und erfordert Disziplin. Nummbas verbindet sich mit Ihren Bankkonten, Zahlungsdienstleistern und Buchhaltungsprogrammen und bietet Ihnen so einen Echtzeit-Überblick über Ihre Liquidität.

So sieht das in der Praxis aus:

Berechnung Ihrer Liquiditätsreichweite. Nummbas analysiert Ihren aktuellen Kassenbestand und Ihre durchschnittlichen monatlichen Ausgaben, um Ihnen Ihre verbleibende Liquiditätsreichweite in Monaten anzuzeigen. Sie müssen die Berechnung nicht selbst durchführen. Die Anzeige aktualisiert sich automatisch, sobald sich Ihre Zahlen ändern.

Cashflow-Prognosen. Basierend auf Ihren aktuellen Daten prognostiziert Nummbas Ihre zukünftige Liquidität, damit Sie Ihre Entwicklung im Blick behalten. Sollte Ihre Liquidität rückläufig sein, erkennen Sie dies Wochen bevor es zu einem Problem wird.

Liquiditätswarnungen. Sobald Ihre Liquiditätsreichweite einen von Ihnen festgelegten Schwellenwert unterschreitet, erhalten Sie Nummbas eine Benachrichtigung. Sie müssen nicht selbst nachsehen. Das System überwacht Ihre Liquidität und erkennt Probleme frühzeitig.

Ausgabenübersicht. Statt mühsam Kontoauszüge zu durchforsten, sehen Sie genau, wohin Ihr Geld fließt: Warenbestand, Werbung, Software, Versand, Gehälter. So erkennen Sie schnell die größten Kostenfaktoren und können Einsparungen vornehmen.

Die wöchentliche Überprüfung Ihrer Finanzen ist nach wie vor sinnvoll. Doch wenn Ihre Daten bereits organisiert sind und Ihre verbleibende Liquiditätsreserve berechnet wurde, dauert diese Überprüfung nur noch 2 statt 15 Minuten.

Fazit

Beim Cashflow-Management geht es nicht darum, ein Finanzexperte zu sein. Es geht vielmehr darum, sich eine einfache Gewohnheit anzueignen, die Geldflüsse im Unternehmen im Auge zu behalten und Probleme frühzeitig zu erkennen.

Kenne deine Liquiditätsreserven. Führe wöchentlich einen Liquiditätscheck durch. Kürze Ausgaben, die nicht funktionieren. Und lass dich nicht von schnellem Wachstum täuschen und denke nicht, alles sei in Ordnung, nur weil der Umsatz steigt.

Ihr Kontostand ist die wichtigste Kennzahl. Behalten Sie ihn im Auge, und Sie sind den meisten Unternehmern einen Schritt voraus, die erst dann von ihren finanziellen Problemen erfahren, wenn es zu spät ist, sie noch einfach zu beheben.