Periodengerechte vs. zahlungswirksame Buchführung im E-Commerce: Welche Methode zeigt die Wahrheit?

Nach einem erfolgreichen Dezember prüfen Sie Ihre Bücher und stellen einen soliden Gewinn fest. Doch im Januar meldet sich Ihr Steuerberater und teilt Ihnen mit, dass die Zahl nicht stimmt. Nicht etwa, weil Sie einen Fehler gemacht haben, sondern weil die von Ihnen verwendete Buchungsmethode die Einnahmen zum falschen Zeitpunkt erfasst hat.

Das ist das Problem der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung versus der periodengerechten Gewinnermittlung. Fast jeder Online-Händler, der sich noch nie mit Buchhaltungsmethoden auseinandergesetzt hat, gerät dabei in Schwierigkeiten. Und das ist wichtig, denn die beiden Methoden können für ein und denselben Monat völlig unterschiedliche Gewinnzahlen ergeben.

Dieser Leitfaden erklärt, was die einzelnen Methoden bewirken, wann welche Methode sinnvoll ist und wann Ihr Steuerberater Ihnen raten wird, zu wechseln.

Der entscheidende Unterschied: Wann zählt ein Verkauf?

Die beiden Methoden lassen sich am einfachsten verstehen, indem man sich eine einzige Frage stellt: Wann wird ein Verkauf verbucht?

Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird ein Verkauf erst dann erfasst, wenn das Geld auf Ihrem Bankkonto eingeht. Wenn ein Kunde beispielsweise am 31. Dezember bei Ihnen kauft und Ihr Zahlungsdienstleister die Zahlung am 3. Januar veranlasst, wird dieser Verkauf im Januar verbucht. Nach dem Prinzip der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung existiert nichts, bis das Geld eingegangen ist.

Die periodengerechte Buchführung erfasst einen Umsatz zum Zeitpunkt der Transaktion, unabhängig vom Zahlungseingang. Derselbe Umsatz vom 31. Dezember wird im Dezember verbucht, obwohl das Geld erst im Januar eingeht. Dasselbe gilt für Aufwendungen. Erhalten Sie eine Rechnung am 28. Dezember, bezahlen Sie sie aber erst am 10. Januar, erfasst die periodengerechte Buchführung diese Kosten im Dezember.

Beide Methoden folgen bestimmten Regeln. Keine von beiden ist unredlich. Sie zeichnen jedoch ein sehr unterschiedliches Bild Ihres Unternehmens, und je nachdem, welches Bild Sie betrachten, ändert sich Ihre Interpretation der Zahlen.

Ein konkretes Beispiel: Dezemberumsätze, Januar-Zahlungseingang

Stellen Sie sich vor, Sie betreiben eine Direktvertriebsmarke für Hautpflegeprodukte. Der Dezember ist Ihr umsatzstärkster Monat. Folgendes passiert:

• Sie bearbeiten im Dezember Bestellungen im Wert von 120.000 US-Dollar.
• Ihr Zahlungsdienstleister ( Shopify Payments) zahlt mit einer Verzögerung von zwei Tagen aus. Bestellungen vom 30. und 31. Dezember haben einen Gesamtwert von 18.000 US-Dollar. Dieser Betrag von 18.000 US-Dollar wird Ihrem Bankkonto am 2. und 3. Januar gutgeschrieben.
• Sie erhalten am 28. Dezember eine Rechnung über 9.000 US-Dollar von Ihrem Fulfillment-Center. Sie bezahlen sie am 8. Januar.

Einnahmen im Dezember: 102.000 $ (120.000 $ abzüglich der noch ausstehenden 18.000 $) Ausgaben im Dezember: niedriger als tatsächlich, da die Rechnung über 9.000 $ noch nicht bezahlt wurde

Umsatz im Dezember: 120.000 $ (alle im Dezember aufgegebenen Bestellungen, unabhängig vom Auszahlungszeitpunkt) Ausgaben im Dezember: Die Rechnung für die Auftragsabwicklung in Höhe von 9.000 $ ist einzubeziehen, da diese Kosten im Dezember angefallen sind.

Der Wert der aufgelaufenen Beträge ist genauer, da er die tatsächlichen Vorgänge im Dezember widerspiegelt. Der Wert des Kassenbestands ist zwar auch technisch korrekt, misst aber etwas anderes: den Geldfluss auf Ihrem Bankkonto innerhalb eines bestimmten Zeitraums.

Für saisonabhängige Unternehmen wird diese Diskrepanz noch größer. Eine Marke, die am Black Friday mit hohen Rabatten wirbt, kann Ende November Bestellungen in Millionenhöhe verzeichnen, während gleichzeitig Lagerkosten im Oktober und Lieferantenrechnungen im Dezember anfallen. Nach dem Prinzip der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung unterscheiden sich diese drei Monate stark voneinander. Nach dem Prinzip der periodengerechten Gewinnermittlung hingegen ergeben sie ein zusammenhängenderes Bild.

Warum die periodengerechte Gewinnermittlung besser geeignet ist, um die monatliche Performance zu verstehen

Die periodengerechte Rechnungslegung folgt dem sogenannten Matching-Prinzip : Erträge und die Kosten, die zu diesen Erträgen geführt haben, werden in derselben Periode erfasst. Daher liefert die periodengerechte Rechnungslegung ein genaueres Bild der Geschäftsentwicklung in einem bestimmten Monat.

Bei der periodengerechten Gewinnermittlung spiegelt ein Umsatz von 120.000 US-Dollar im Dezember auch die Kosten der im Dezember verkauften Waren, die Werbekosten zur Umsatzsteigerung und die Kosten für die Abwicklung der Lieferungen wider. Der ausgewiesene Gewinn ist der tatsächlich erzielte Gewinn aus den Aktivitäten des betreffenden Monats.

Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung können Kosten und Erträge in völlig unterschiedlichen Monaten anfallen. So kann beispielsweise der Oktober einen künstlich niedrigen Gewinn aufweisen, weil in diesem Monat ein großer Wareneinkauf getätigt wurde, gefolgt von einem künstlich hohen Gewinn im November, wenn die Umsätze aus diesem Warenbestand erzielt werden. Keiner der beiden Monate allein gibt die wahre Situation wieder.

Wenn Sie Entscheidungen auf der Grundlage monatlicher Gewinnzahlen treffen, wie zum Beispiel darüber, wie viel Sie in Werbung reinvestieren, ob Sie jemanden einstellen oder wie schnell Sie wachsen können, dann ist die Abgrenzungszahl diejenige, der Sie vertrauen sollten.

Warum Bargeld besser geeignet ist, um festzustellen, ob Sie die Gehälter zahlen können.

Und hier kommt der Teil, der manche Geschäftsinhaber überrascht: Die periodengerechte Buchführung kann Ihnen einen profitablen Monat anzeigen, während Sie gleichzeitig darum kämpfen, die Lohnkosten zu decken.

Das ist kein Fehler. Es ist einfach das, was die beiden Methoden messen.

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zeigt Ihnen, wie viel Geld sich aktuell auf Ihrem Konto befindet. Wenn Sie Ihr Team am Freitag bezahlen müssen und wissen möchten, ob das möglich ist, liefert Ihnen die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung die richtige Antwort. Sie zeigt Ihnen die tatsächlich eingegangenen Gelder abzüglich der tatsächlich ausgegebenen. Keine Prognosen, keine zeitlichen Anpassungen.

Die periodengerechte Buchführung zeigt Ihnen, was Sie verdient und ausgegeben haben, was für langfristige Entscheidungen wertvoll ist, sagt Ihnen aber nichts darüber aus, ob sich das Geld heute physisch auf dem Konto befindet.

Aus diesem Grund können profitable Unternehmen manchmal die Gehälter ihrer Mitarbeiter nicht auszahlen. Ihre Buchhaltung sieht einwandfrei aus, aber ihre Liquidität ist angespannt, weil Kunden noch nicht bezahlt haben, Zahlungsdienstleister Gelder einbehalten oder sie eine hohe Lieferantenrechnung vor einer umsatzschwachen Woche beglichen haben.

Beide Methoden sind wichtig. Sie beantworten lediglich unterschiedliche Fragen. Die periodengerechte Gewinnermittlung beantwortet: „War dieser Monat profitabel?“ Die zahlungsorientierte Gewinnermittlung beantwortet: „Kann ich meine Rechnungen diese Woche bezahlen?“

Wie das Inventar ins Gesamtbild passt

Für E-Commerce-Unternehmen, die physische Produkte führen, stellt die Lagerhaltung eine dritte Komplexitätsebene dar, die nur im Rahmen der periodengerechten Rechnungslegung sinnvoll ist.

Wenn Sie Waren im Wert von 30.000 € kaufen, wird dies nach dem Prinzip der periodengerechten Gewinnermittlung nicht sofort als Aufwand in Höhe von 30.000 € verbucht. Die Waren werden in Ihrer Bilanz als Vermögenswert geführt, bis sie verkauft werden. Beim Verkauf einer Einheit werden deren Kosten von der Vermögensspalte in die Kosten der verkauften Waren übertragen. Dies nennt man Bestandsbewertung , und sie ist der Grund dafür, dass Ihre Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Prinzip der periodengerechten Gewinnermittlung die Kosten der tatsächlich in einer bestimmten Periode verkauften Produkte genauer widerspiegelt.

Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird der Kaufpreis von 30.000 US-Dollar sofort als Aufwand verbucht, unabhängig davon, ob eine oder alle Einheiten verkauft wurden. Dadurch können Monate, in denen Lagerbestände aufgefüllt werden, extrem unrentabel und Monate, in denen alte Lagerbestände abverkauft werden, extrem profitabel erscheinen, obwohl sich die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen des Unternehmens nicht verändert haben.

Wenn Ihr Unternehmen über nennenswerte Lagerbestände verfügt, ist die periodengerechte Buchführung die einzige Methode, die Ihre tatsächliche Kostenstruktur präzise darstellt.

Herstellungskosten und Bruttogewinn nach jeder Methode

Die Bruttomarge (die Differenz zwischen dem Verkaufserlös und den Herstellungskosten) lässt sich nur dann präzise berechnen, wenn Umsatz und Kosten der verkauften Waren im selben Zeitraum erfasst werden. Die periodengerechte Gewinnermittlung gewährleistet dies. Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung hingegen nicht, da die Zahlung für den Warenbestand oft Monate vor dem Verkauf eingeht.

Wenn Sie herausfinden möchten, welche Produkte tatsächlich profitabel sind oder Ihre Bruttomarge von Monat zu Monat vergleichen möchten, benötigen Sie die periodengerechte Rechnungslegung, um diesen Vergleich aussagekräftig zu gestalten.

Wenn Ihr Steuerberater Ihnen zum Wechsel rät

Das ändert sich bei einigen vorhersehbaren Schwellenwerten.

Bei einem Jahresumsatz von rund einer Million Dollar empfehlen die meisten Buchhalter die Umstellung auf die periodengerechte Gewinnermittlung. Die US-Steuerbehörde (IRS) schreibt Unternehmen ab bestimmten Umsatzgrenzen ohnehin die periodengerechte Gewinnermittlung vor, und ab dieser Größenordnung wirken sich die Verzerrungen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung auf konkrete Entscheidungen aus.

Bei einem signifikanten Lagerbestand ist die Umstellung selbst unter einer Million Dollar notwendig. Wenn Ihr Lagerbestand zu einem beliebigen Zeitpunkt 100.000 Dollar oder mehr beträgt, verfälscht die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Ihre Ausgaben und macht die Berechnung genauer Bruttomargen nahezu unmöglich. Ihr Steuerberater wird auf die periodengerechte Gewinnermittlung drängen, sobald der Lagerbestand einen wesentlichen Bestandteil Ihrer Bilanz darstellt.

Wenn Sie Fremdkapital aufnehmen oder Schulden machen , verlangen Investoren und Kreditgeber periodengerechte Finanzberichte. Ob Sie einen Unternehmenskredit beantragen, mit einer Venture-Capital- oder Private-Equity-Gesellschaft zusammenarbeiten oder externe Investoren gewinnen möchten – diese werden nach periodengerechten Gewinn- und Verlustrechnungen fragen. Manche werden ohne diese nicht weitermachen.

Wenn Sie Ihr Unternehmen verkaufen möchten , werden Käufer und deren Berater Ihre Finanzdaten im Rahmen der Due-Diligence-Prüfung ohnehin auf die periodengerechte Rechnungslegung umstellen. Falls Sie bereits periodengerecht bilanzieren, verläuft dieser Prozess deutlich schneller und birgt weniger Überraschungen.

Die Umstellung von der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung auf die periodengerechte Gewinnermittlung ist nicht trivial. Ihr Buchhalter muss den Lagerbestand anpassen, offene Rechnungen erfassen, abgegrenzte Erträge ausweisen und ein oder zwei vergangene Buchhaltungsperioden neu erstellen. Es handelt sich jedoch um ein einmaliges Projekt, und das dadurch gewonnene übersichtlichere Bild ist den Aufwand wert.

Welche Methode eignet sich für alltägliche Entscheidungen im Vergleich zur Steuererklärung?

In der Praxis nutzen die meisten größeren E-Commerce-Unternehmen beides, jedoch für unterschiedliche Zwecke.

Für tägliche und wöchentliche Entscheidungen (Kann ich mir diese Werbekampagne leisten? Habe ich genug Liquidität für diese Warenbestellung? Wie sieht die Lohnabrechnung diese Woche aus?) benötigen Sie einen Überblick über Ihre Finanzen. Prüfen Sie Ihren Kontostand, Ihre ausstehenden Auszahlungen und Ihre anstehenden Rechnungen. Das ist die Logik der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und zeigt Ihnen die aktuelle Situation.

Für monatliche Leistungsbeurteilungen und strategische Entscheidungen (Ist der Dezember tatsächlich profitabel? Welche Produkte erzielen die beste Marge? Wachsen wir in die richtige Richtung?) benötigen Sie eine periodengerechte Gewinn- und Verlustrechnung. Hier werten Sie Ihre Gewinn- und Verlustrechnung aus und vergleichen die einzelnen Perioden präzise.

Die für die Steuererklärung anzuwendende Methode hängt von Ihren Einnahmen, Ihrer Unternehmensform und dem jeweiligen Gerichtsstand ab. Ihr Steuerberater wird Ihnen die erforderliche Methode erläutern und Ihnen die Vorgehensweise erklären. In vielen Fällen können sich die Methoden für die interne Berichterstattung und die Steuererklärung unterscheiden.

Es geht nicht darum, sich für das eine zu entscheiden und das andere zu ignorieren. Es geht darum zu wissen, welches die Frage beantwortet, die man sich gerade stellt.

Wie Nummbas beide Perspektiven gleichzeitig verfolgt

Das Problem, mit dem die meisten Online-Händler konfrontiert sind, besteht darin, dass ihr Buchhaltungsprogramm ihnen entweder die eine oder die andere Methode anzeigt und sie gedanklich zwischen den beiden wechseln müssen, wenn sie unterschiedliche Fragen stellen. Dieser Kontextwechsel ist zeitaufwendig und führt zu Fehlern.

Nummbas verbindet sich mit Ihrem Shopify Shop, Ihren Bankkonten und Ihrer Buchhaltungssoftware und bietet Ihnen so einen umfassenden Überblick. Sie sehen Ihre aktuelle Liquidität und die voraussichtliche Liquiditätsreichweite neben Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung für denselben Zeitraum. Wenn der Dezember auf der Gewinnseite profitabel erscheint, Ihr Kassenbestand aber niedriger als erwartet ist, zeigt Ihnen Nummbas beide Zahlen an, sodass Sie die Differenz erkennen und deren Ursache verstehen können.

Für Unternehmen mit Lagerbeständen erfasst Nummbas die Kosten der verkauften Waren zum Zeitpunkt des Verkaufs und nicht zum Zeitpunkt des Kaufs. Dadurch bleiben Ihre Bruttogewinnmargen korrekt, selbst wenn Ihre Finanzbuchhaltung einen hohen Ausgabenmonat aufgrund einer Nachbestellung ausweist.

Ziel ist es, die Situation zu beseitigen, in der man eine Zahl sieht, aber nicht erkennen kann, ob sie etwas über Bargeld oder Gewinn aussagt und ob das gut oder schlecht ist.

Fazit

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und die periodengerechte Gewinnermittlung sind keine konkurrierenden Methoden, bei denen die eine richtig und die andere falsch ist. Sie messen unterschiedliche Dinge.

Der Kassenbestand zeigt an, ob das Geld auf dem Konto ist. Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt, ob das Unternehmen profitabel ist. Im E-Commerce, wo Warenbestände wochenlang lagern, Zahlungsdienstleister Gelder nur tagelang einbehalten und die Feiertage die Aktivitäten von Monaten in kurze Zeiträume komprimieren, benötigen Sie unbedingt beide Perspektiven, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Wenn Ihr Umsatz unter einer Million Dollar liegt und Sie nur geringe Lagerbestände führen, ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wahrscheinlich vorerst ausreichend. Sobald Ihre Lagerbestände jedoch steigen, Ihr Umsatz die für Ihren Steuerberater relevante Schwelle überschreitet oder Sie Entscheidungen auf Basis monatlicher Gewinnzahlen treffen, ist es Zeit für die Umstellung.

Je eher Sie verstehen, welche Zahl Sie vor sich haben und was sie tatsächlich bedeutet, desto weniger Überraschungen werden Ihre Bücher bereithalten.