Contabilità per competenza o per cassa nell'e-commerce: quale metodo vi mostra la verità?

Dopo un dicembre positivo, controllate i vostri conti e vedete un solido profitto. Poi, a gennaio, il vostro commercialista vi chiama e vi dice che la cifra è sbagliata. Non perché abbiate commesso un errore, ma perché il metodo contabile che state utilizzando ha registrato il denaro nel momento sbagliato.

Questo è il problema della differenza tra contabilità per cassa e contabilità per competenza. Mette in difficoltà quasi tutti i proprietari di e-commerce che non hanno mai dovuto affrontare prima d'ora questioni contabili. Ed è importante perché i due metodi possono mostrare cifre di profitto completamente diverse per lo stesso identico mese.

Questa guida spiega in cosa consiste ciascun metodo, quando è utile utilizzarlo e quando il tuo commercialista ti consiglierà di passare a un altro.

La differenza fondamentale: quando una vendita conta davvero?

Il modo più semplice per comprendere i due metodi è porsi una domanda: quando viene registrata una vendita?

Nella contabilità per cassa , una vendita viene registrata quando il denaro viene accreditato sul conto corrente bancario. Se un cliente effettua un acquisto il 31 dicembre e il fornitore di servizi di pagamento invia il deposito il 3 gennaio, la vendita viene registrata a gennaio. Nella contabilità per cassa, invece, non esiste nulla finché il denaro non viene effettivamente incassato.

Nella contabilità per competenza, una vendita viene registrata nel momento in cui avviene la transazione, indipendentemente da quando viene incassato il denaro. La stessa vendita del 31 dicembre viene registrata a dicembre, anche se l'incasso avviene a gennaio. Lo stesso principio si applica alle spese. Se si riceve una fattura il 28 dicembre ma la si paga il 10 gennaio, la contabilità per competenza registra tale costo a dicembre.

Entrambi i metodi seguono una serie di regole. Nessuno dei due è disonesto. Tuttavia, producono immagini molto diverse della tua attività, e sapere quale immagine stai osservando cambia il modo in cui interpreti i numeri.

Un esempio concreto: vendite di dicembre, cassa di gennaio

Immagina di gestire un marchio di prodotti per la cura della pelle che vende direttamente ai consumatori. Dicembre è il tuo mese di punta. Ecco cosa succede:

• Nel mese di dicembre hai gestito ordini per un valore di 120.000 dollari.
• Il tuo sistema di elaborazione dei pagamenti ( Shopify Payments) effettua i pagamenti con un ritardo di 2 giorni. Gli ordini effettuati il ​​30 e il 31 dicembre ammontano a un totale di 18.000 dollari. Tale importo verrà accreditato sul tuo conto bancario il 2 e il 3 gennaio.
• Il 28 dicembre ricevi una fattura di 9.000 dollari dal tuo centro di distribuzione. La paghi l'8 gennaio.

Ricavi di dicembre: $ 102.000 (i $ 120.000 meno i $ 18.000 non ancora pervenuti) Spese di dicembre: inferiori a quelle effettive perché la fattura di $ 9.000 non è ancora stata pagata

Ricavi di dicembre: $ 120.000 (tutti gli ordini effettuati a dicembre, indipendentemente dalla tempistica di pagamento) Spese di dicembre: includere la fattura di evasione ordini di $ 9.000 poiché tale costo è stato sostenuto a dicembre

Il dato relativo agli accantonamenti è più preciso perché riflette ciò che è effettivamente accaduto a dicembre. Anche il dato relativo alla liquidità è tecnicamente corretto, ma misura qualcosa di diverso: il denaro che è transitato sul tuo conto bancario durante uno specifico periodo di tempo.

Per un'attività stagionale, questo divario si amplia ulteriormente. Un marchio che punta molto sulle promozioni del Black Friday potrebbe elaborare ordini per milioni di dollari a fine novembre, pur dovendo sostenere costi di magazzino che si sono verificati a ottobre e fatture dei fornitori che arrivano a dicembre. Con la contabilità per cassa, questi tre mesi appaiono molto diversi tra loro. Con la contabilità per competenza, invece, raccontano una storia più coerente.

Perché il metodo della competenza è migliore per comprendere le performance mensili

La contabilità per competenza si basa su quello che i contabili chiamano principio di correlazione : i ricavi e i costi che li hanno generati devono comparire nello stesso periodo. Per questo motivo, la contabilità per competenza offre un quadro più preciso dell'andamento aziendale in un determinato mese.

Quando si utilizza la contabilità per competenza, un fatturato di 120.000 dollari a dicembre riflette anche il costo della merce spedita a dicembre, le spese pubblicitarie sostenute a dicembre per incrementare le vendite e i costi di evasione degli ordini relativi alle spedizioni di dicembre. L'utile visualizzato è quindi l'utile effettivamente realizzato dall'attività di quel mese.

Con la contabilità per cassa, costi e ricavi possono essere contabilizzati in mesi completamente diversi. Potresti riscontrare un utile artificialmente basso a ottobre perché hai sostenuto i costi di un grande inventario in quel mese, seguito da un utile artificialmente alto a novembre quando arrivano le vendite di quell'inventario. Nessuno dei due mesi, preso singolarmente, racconta la storia reale.

Se prendete decisioni basate sui dati di profitto mensili, come ad esempio quanto reinvestire in pubblicità, se assumere qualcuno o con quale velocità potete crescere, il dato relativo agli accantonamenti è quello su cui fare affidamento.

Perché avere contanti è un indicatore migliore per capire se si è in grado di pagare gli stipendi.

Ecco la parte che sorprende alcuni imprenditori: la contabilità per competenza può mostrare un mese redditizio mentre si è alle prese con la difficoltà di pagare gli stipendi.

Non si tratta di un bug. È semplicemente ciò che i due metodi misurano.

La contabilità di cassa ti dice esattamente quanto denaro hai in banca in questo momento. Se devi pagare il tuo team venerdì e vuoi sapere se è possibile, la contabilità di cassa ti dà la risposta giusta. Ti mostra il denaro effettivamente entrato, meno il denaro effettivamente uscito. Nessuna proiezione, nessuna correzione temporale.

La contabilità per competenza mostra quanto hai guadagnato e speso, il che è utile per le decisioni a lungo termine, ma non ti dice se il denaro è fisicamente presente sul conto oggi.

Ecco perché a volte le aziende redditizie non riescono a pagare gli stipendi. I loro libri contabili sembrano perfetti, ma la loro situazione di cassa è precaria perché i clienti non hanno ancora pagato, i fornitori di servizi di pagamento trattengono i fondi o hanno saldato una grossa fattura a un fornitore prima di una settimana di scarsi incassi.

Entrambi i metodi sono importanti. Semplicemente rispondono a domande diverse. Il metodo per competenza risponde a: "Questo mese è stato redditizio?" Il metodo per cassa risponde a: "Riuscirò a pagare le bollette questa settimana?"

Come si inserisce l'inventario nel quadro generale

Per le aziende di e-commerce che vendono prodotti fisici, la gestione delle scorte aggiunge un terzo livello di complessità che ha senso solo nell'ambito della contabilità per competenza.

Quando si acquistano merci per un valore di 30.000 dollari, tale importo non viene immediatamente contabilizzato come spesa secondo il principio di competenza. Le merci rimangono iscritte nel bilancio come attività fino alla loro vendita. Quando un'unità viene venduta, il costo di tale unità passa dalla colonna delle attività al costo del venduto. Questo processo è chiamato valutazione delle scorte ed è il motivo per cui il conto economico, secondo il principio di competenza, riflette in modo più accurato il costo dei prodotti effettivamente venduti in un determinato periodo.

Con la contabilità per cassa, quell'acquisto di 30.000 dollari viene registrato come spesa nel momento stesso in cui viene pagato, indipendentemente dal fatto che si venda un solo pezzo o tutti. Questo può far sì che i mesi in cui si rifornisce il magazzino appaiano estremamente non redditizi e i mesi in cui si smaltiscono le vecchie scorte appaiano estremamente redditizi, anche se la situazione economica di base dell'azienda non è cambiata.

Se la tua azienda gestisce un livello significativo di scorte, la contabilità per competenza è l'unico metodo che rappresenta accuratamente la tua reale struttura dei costi.

Costo dei beni venduti e margine lordo secondo ciascun metodo

Il margine lordo (la differenza tra il ricavo di una vendita e il costo di produzione del prodotto) può essere calcolato con precisione solo quando ricavi e costo del venduto coincidono con il periodo contabile. La contabilità per competenza garantisce questo risultato. La contabilità per cassa, invece, non lo permette, poiché il pagamento delle scorte spesso arriva mesi prima della vendita.

Se stai cercando di capire quali prodotti sono effettivamente redditizi, o se vuoi confrontare il tuo margine lordo mese dopo mese, hai bisogno della contabilità per competenza per rendere significativo tale confronto.

Quando il tuo commercialista ti dirà di cambiare

La situazione cambia in corrispondenza di alcune soglie prevedibili.

Con un fatturato annuo di circa 1 milione di dollari , la maggior parte dei commercialisti consiglia di passare alla contabilità per competenza. L'IRS (l'agenzia delle entrate statunitense) richiede comunque alle aziende che superano determinate soglie di fatturato di utilizzare la contabilità per competenza e, a quel livello, le distorsioni derivanti dalla contabilità per cassa iniziano a influenzare le decisioni concrete.

Quando si gestiscono scorte significative , il passaggio alla contabilità per cassa diventa necessario anche al di sotto di 1 milione di dollari. Se in qualsiasi momento si detengono scorte per un valore pari o superiore a 100.000 dollari, la contabilità per cassa traviserà le spese e renderà quasi impossibile calcolare margini lordi accurati. Il commercialista insisterà per l'adozione della contabilità per competenza non appena le scorte diventeranno una parte rilevante del bilancio.

Quando si raccolgono capitali esterni o si contrae un debito , gli investitori e i finanziatori richiedono bilanci redatti secondo il principio di competenza. Se si richiede un prestito aziendale, si collabora con una società di venture capital o di private equity, o si coinvolge qualsiasi tipo di investitore esterno, verranno richiesti i rendiconti contabili redatti secondo il principio di competenza. Alcuni non procederanno senza di essi.

Quando si desidera vendere la propria attività , gli acquirenti e i loro consulenti, durante la due diligence, provvederanno comunque a rielaborare i bilanci secondo il principio della competenza economica. Se l'azienda è già in regime di competenza, tale processo è molto più rapido e meno soggetto a sorprese.

Il passaggio dalla contabilità per cassa a quella per competenza non è banale. Il vostro contabile dovrà adeguare le scorte, registrare le fatture in sospeso, riconoscere i ricavi differiti e rettificare uno o due periodi contabili precedenti. Ma si tratta di un'operazione da effettuare una sola volta, e il quadro più chiaro che ne deriva ripaga ampiamente lo sforzo.

Quale metodo utilizzare per le decisioni quotidiane e quale per la dichiarazione dei redditi?

In pratica, la maggior parte delle aziende di e-commerce di grandi dimensioni utilizza entrambi i metodi, per scopi diversi.

Per le decisioni quotidiane e settimanali (posso permettermi questa campagna pubblicitaria? Ho abbastanza liquidità per effettuare quest'ordine di magazzino? Qual è la situazione degli stipendi questa settimana?), è fondamentale avere visibilità sulla liquidità. Controlla il saldo bancario, i pagamenti in sospeso e le bollette in scadenza. Questa è la logica della contabilità di cassa e ti dice qual è la situazione reale in questo momento.

Per le revisioni mensili delle performance e le decisioni strategiche (ad esempio, se il mese di dicembre è effettivamente redditizio, quali prodotti offrono il margine migliore, se la nostra crescita è nella direzione giusta), è necessario un sistema di reporting basato sul principio di competenza. In questo modo è possibile valutare il conto economico e confrontare i periodi in modo accurato.

Per la dichiarazione dei redditi , il metodo da utilizzare dipende dal fatturato, dal tipo di entità e dalla giurisdizione. Il tuo commercialista ti indicherà quale metodo è richiesto e come gestirne gli aspetti pratici. In molti casi, il metodo utilizzato per la rendicontazione interna e quello utilizzato per la dichiarazione dei redditi possono essere diversi.

Il punto non è sceglierne una e ignorare l'altra, ma sapere quale risponde alla domanda che ci si sta ponendo in quel momento.

Come Nummbas tiene traccia di entrambe le visualizzazioni contemporaneamente

Il problema che la maggior parte dei proprietari di e-commerce si trova ad affrontare è che il proprio strumento di contabilità mostra un metodo o l'altro, costringendoli a passare mentalmente dall'uno all'altro quando si pongono domande diverse. Questo passaggio di contesto è lento e introduce errori.

Nummbas si collega al tuo negozio Shopify , ai tuoi conti bancari e ai tuoi strumenti di contabilità per offrirti una visione completa della situazione finanziaria in un unico posto. Puoi visualizzare la tua posizione di cassa attuale e la liquidità disponibile, insieme al conto economico basato sul principio di competenza per lo stesso periodo. Se a dicembre il risultato è positivo dal punto di vista del principio di competenza, ma il saldo di cassa è inferiore alle aspettative, Nummbas ti mostra entrambi i valori, permettendoti di individuare la differenza e comprenderne le cause.

Per le aziende che gestiscono un magazzino, Nummbas tiene traccia del costo dei beni venduti man mano che le unità vengono vendute, anziché al momento dell'acquisto delle scorte, garantendo così la precisione dei dati relativi al margine lordo anche quando la contabilità di cassa mostra un mese con spese ingenti dovute a un ordine di rifornimento.

L'obiettivo è eliminare la situazione in cui si osserva un numero senza riuscire a capire se si riferisce a liquidità o profitto, e se questo sia un fatto positivo o negativo.

In conclusione

La contabilità per cassa e la contabilità per competenza non sono metodi concorrenti in cui uno è giusto e l'altro sbagliato. Misurano cose diverse.

Il principio di cassa indica se il denaro è presente in banca. Il principio di competenza indica se l'azienda è redditizia. Nel commercio elettronico, dove le scorte rimangono invendute per settimane, i sistemi di elaborazione dei pagamenti trattengono i fondi per giorni e le festività comprimono mesi di attività in brevi periodi, è fondamentale avere entrambe le prospettive per prendere decisioni oculate.

Se il tuo fatturato è inferiore a 1 milione di dollari e le tue scorte sono minime, la contabilità per cassa probabilmente va bene per ora. Ma non appena le scorte aumentano, il fatturato supera la soglia che interessa al tuo commercialista, o inizi a prendere decisioni basate sui profitti mensili, è il momento di cambiare.

Prima capirai quale numero stai guardando e cosa significa realmente, meno sorprese ti riserveranno i tuoi libri contabili.