Come leggere il conto economico del tuo e-commerce (senza una laurea in contabilità)

Il tuo commercialista ti invia un resoconto alla fine del mese. Contiene righe di numeri ed etichette che riconosci solo a metà. Scorri fino in fondo, controlli se il risultato finale è positivo o negativo e chiudi il documento.

La maggior parte dei proprietari di attività di e-commerce fa esattamente questo. E questo sta costando loro denaro.

Il conto economico (chiamato anche conto profitti e perdite o conto profitti e perdite) non è un documento contabile. Rappresenta il quadro più chiaro e preciso dell'andamento della tua attività in un determinato periodo di tempo. Saperlo interpretare permette di individuare i problemi prima che si trasformino in crisi, di capire quali costi stanno crescendo troppo rapidamente e se un mese con un fatturato record ha effettivamente generato profitti o se, al contrario, ha comportato costi superiori ai ricavi.

Questa guida illustra in modo semplice e chiaro ogni voce del conto economico di un e-commerce. Non è richiesta alcuna laurea in contabilità.

Cos'è realmente un conto economico

Il conto economico risponde a una domanda: dopo aver pagato tutte le spese, quanti soldi ti sono rimasti effettivamente?

Il prospetto elenca tutte le entrate partendo dall'alto e procede a ritroso, sottraendo ogni categoria di costo fino ad arrivare alla cifra finale in basso. Quest'ultima rappresenta l' utile netto , ovvero il denaro guadagnato dall'azienda dopo aver pagato tutte le spese.

Pensala come una ricevuta. La ricevuta inizia con ciò che hai ordinato, poi mostra ogni voce detratta dal tuo budget e termina con quanto ti è rimasto nel portafoglio. Solo che invece di un conto del ristorante, copre l'intera tua attività per un mese, un trimestre o un anno.

Una passeggiata attraverso ogni riga

Reddito

Il fatturato rappresenta l'importo totale pagato dai clienti per gli ordini effettuati nel periodo. Questa cifra è riportata nella parte superiore del rendiconto.

Un'avvertenza importante: il fatturato corrisponde a quanto i clienti hanno pagato, non a quanto è effettivamente finito sul tuo conto corrente. Resi, rimborsi e storni riducono questa cifra. Se il tuo negozio ha registrato ordini per 80.000 dollari ma ha emesso rimborsi per 5.000 dollari, il tuo fatturato effettivo sarà di 75.000 dollari.

Un errore comune è confondere le vendite lorde con i ricavi netti. Le vendite lorde rappresentano il totale grezzo dell'ordine prima di eventuali rimborsi. I ricavi netti sono le vendite lorde meno rimborsi e resi. Il conto economico dovrebbe mostrare i ricavi netti. Se mostra le vendite lorde, si parte da una cifra gonfiata e tutto ciò che segue sembrerà migliore di quanto non sia in realtà.

Costo dei beni venduti

Il costo dei beni venduti , spesso abbreviato in COGS, rappresenta quanto hai pagato per produrre o acquistare i prodotti che hai venduto durante il periodo. Questo include il prezzo pagato al fornitore per unità, eventuali costi di produzione o assemblaggio, le materie prime se produci i tuoi beni e l'imballaggio utilizzato per la spedizione di ogni ordine.

Il costo dei beni venduti (COGS) copre solo i prodotti effettivamente venduti. Le scorte presenti in magazzino non rappresentano ancora un costo. Lo diventano solo quando l'articolo viene spedito al cliente.

Sottraendo il costo dei beni venduti (COGS) dai ricavi si ottiene l'utile lordo . L'utile lordo indica quanto denaro rimane a disposizione per gestire l'attività prima di coprire le spese operative. Un margine di profitto lordo sano per l'e-commerce si attesta in genere tra il 40% e il 60%, sebbene questo valore vari a seconda della categoria di prodotto.

Se il margine di profitto lordo è esiguo, ogni dollaro speso in pubblicità o software rende più difficile raggiungere la redditività. Il profitto lordo è il fondamento su cui si basa tutto il resto.

Profitto lordo

L'utile lordo è pari ai ricavi meno il costo del venduto. Rappresenta il denaro disponibile per coprire tutti i costi operativi e, una volta coperti questi, per generare profitto.

Esempio: se il tuo fatturato è di 100.000 dollari e il costo dei beni venduti (COGS) è di 40.000 dollari, il tuo utile lordo è di 60.000 dollari e il tuo margine lordo è del 60%. Quei 60.000 dollari sono la somma che hai a disposizione per tutto il resto.

Spese operative

Questa sezione è dove la maggior parte delle aziende di e-commerce o costruisce un'attività redditizia o perde silenziosamente denaro. Le spese operative sono i costi di gestione dell'attività che non sono direttamente collegati alla produzione del prodotto.

Spesa pubblicitaria

Per la maggior parte delle aziende che vendono direttamente ai consumatori, la pubblicità rappresenta la voce di spesa operativa più consistente. Ciò include ogni dollaro speso in annunci Meta, annunci Google, annunci TikTok , collaborazioni con influencer, commissioni di affiliazione e qualsiasi altro canale di marketing a pagamento.

Un errore comune è quello di escludere completamente le spese pubblicitarie dal conto economico o di trattarle come un budget separato. Le spese pubblicitarie rappresentano un costo reale. Se non sono incluse nel conto economico, il dato relativo all'utile è errato.

Monitora la spesa pubblicitaria per piattaforma, così da poter vedere dove va il tuo budget. Il totale complessivo ti mostra quanto hai speso. Un'analisi per canale ti dice se la spesa è stata distribuita in modo efficace.

Spedizione e gestione degli ordini

Le spese di spedizione sono ciò che paghi ai corrieri e ai partner logistici per consegnare gli ordini ai clienti. Questo include la spedizione in uscita, eventuali materiali di imballaggio non già inclusi nel costo dei beni venduti (COGS), le commissioni del centro di distribuzione se utilizzi un magazzino di terzi e le spese di spedizione per i resi se offri resi gratuiti.

Molti proprietari di negozi commettono l'errore di includere le spese di spedizione nel costo dei beni venduti (COGS). Le spese di spedizione non fanno parte della produzione del prodotto, bensì della sua consegna. Si tratta di due cose diverse e confonderle rende più difficile capire dove vanno a finire i soldi.

Le spese di spedizione per i resi meritano una voce a parte o almeno una nota chiara. Se offrite resi gratuiti e il vostro tasso di reso è del 15%, questo raddoppia il costo di spedizione per ordine. Deve essere visibile nel vostro conto economico in modo da poterlo includere nel prezzo.

Software e strumenti

Questa linea copre tutti gli abbonamenti utilizzati dalla tua azienda: la piattaforma di e-commerce, lo strumento di email marketing, il software per le recensioni, l'app per la fidelizzazione, il sistema di gestione dell'inventario, la piattaforma di assistenza clienti e qualsiasi altro servizio fatturato con cadenza ricorrente.

È facile sottovalutare questi costi perché ogni singolo abbonamento sembra di poco conto. Uno strumento da 30 dollari qui, uno da 79 dollari lì. Sommandoli tutti, un'azienda di e-commerce in crescita può facilmente arrivare a spendere dai 1.000 ai 3.000 dollari al mese in software. Si tratta di denaro reale che incide sul margine di profitto.

Gestione paghe e collaboratori

Se hai dipendenti o collabori con appaltatori, questi pagamenti devono essere inclusi nel tuo conto economico. Ciò comprende stipendi, retribuzioni orarie, benefit, imposte sul lavoro dipendente pagate dall'azienda e qualsiasi compenso per freelance o agenzie.

Molti imprenditori individuali che percepiscono anche uno stipendio dimenticano di includere la propria retribuzione tra le spese operative. Se lavori nell'azienda e vieni pagato, tale costo deve essere incluso nel conto economico. Un conto economico che esclude la retribuzione del titolare sovrastima la redditività.

Commissioni di elaborazione dei pagamenti

Ogni transazione elaborata dal tuo negozio comporta una commissione. I processori di carte di credito, i gateway di pagamento e i servizi "compra ora, paga dopo" trattengono tutti una percentuale su ogni vendita. Queste commissioni in genere variano tra l'1,5% e il 3,5% del fatturato, a seconda della configurazione.

Su un fatturato di 100.000 dollari, le sole commissioni per l'elaborazione dei pagamenti potrebbero ammontare a una cifra compresa tra 2.000 e 3.500 dollari. Queste dovrebbero essere elencate separatamente, in modo da poter visualizzare il costo effettivo dell'accettazione dei pagamenti.

Utile netto

L'utile netto è ciò che rimane dopo aver sottratto dai ricavi tutti i costi sopra indicati. È il risultato finale, il dato che indica se la tua azienda ha guadagnato o perso denaro durante il periodo.

L'utile netto viene espresso anche come margine di profitto netto , che si ottiene dividendo l'utile netto per il fatturato. Un margine di profitto netto del 10% significa che hai trattenuto 10 dollari per ogni 100 dollari di vendite. Un margine di profitto netto compreso tra il 15% e il 20% è considerato positivo per un'azienda che vende direttamente ai consumatori, sebbene ciò dipenda fortemente dal settore e dalla fase di crescita.

Se l'utile netto è negativo, significa che la tua azienda sta spendendo più di quanto guadagna. Questo può essere intenzionale durante una fase di crescita, ma dovrebbe sempre essere una scelta deliberata, non una sorpresa.

I tre numeri da controllare ogni mese

Non è necessario memorizzare ogni singola riga. Concentrati su queste tre ogni mese e individuerai i problemi tempestivamente.

1. Margine lordo. Dividete l'utile lordo per il fatturato. Se questo valore diminuisce, significa che i costi di produzione stanno aumentando o che il prezzo di vendita è troppo basso. Tutto il resto della filiera diventa più difficile quando il margine lordo si riduce.

2. Spesa pubblicitaria in percentuale sul fatturato. Dividi la spesa pubblicitaria totale per il fatturato. Se questo rapporto aumenta di mese in mese, le tue campagne pubblicitarie stanno diventando meno efficaci. Stai spendendo di più per ottenere lo stesso fatturato.

3. Margine di profitto netto. Dividete l'utile netto per il fatturato. Questo è il dato più importante. Vi dice se la crescita sta effettivamente sviluppando l'azienda o se sta solo aumentando i costi.

Errori comuni che rendono errato il tuo conto economico

Includere le spese di spedizione nel costo del venduto

La spedizione non è un costo di prodotto, bensì un costo di consegna. Quando si includono le spese di spedizione nel costo del venduto, il margine lordo e le spese operative appaiono inferiori a quanto non siano in realtà. Si perde la possibilità di visualizzare quanto si spende per consegnare gli ordini rispetto a quanto si spende per reperirli.

Escludere la spesa pubblicitaria dall'estratto conto

Alcuni imprenditori tengono traccia delle spese pubblicitarie in un foglio di calcolo separato o le consultano solo all'interno delle piattaforme pubblicitarie stesse. Se le spese pubblicitarie non compaiono nel conto economico, il dato relativo all'utile è errato. È così semplice. Le spese pubblicitarie devono essere presenti nel conto.

Mancata separazione tra rendimenti e ricavi

Se il tuo conto economico mostra le vendite lorde anziché i ricavi netti e i resi vengono contabilizzati separatamente altrove, stai effettuando un doppio conteggio. Vedi l'intero importo della vendita come ricavo e il reso compare altrove, se compare. L'unico metodo corretto è sottrarre tutti i resi e i rimborsi dai ricavi prima di qualsiasi altra operazione.

Mancanza di addebiti software ricorrenti

Un controllo mensile degli abbonamenti software quasi sempre rivela strumenti che non si utilizzano più. È facile non notare questi costi perché vengono fatturati automaticamente. Un conto economico che non include anche solo pochi abbonamenti sottostima le spese operative e fa apparire il margine di profitto migliore di quanto non sia in realtà.

Come Nummbas costruisce questa vista

La parte più difficile nel mantenere un conto economico accurato non è la matematica, ma la raccolta dei dati. I ricavi sono registrati su Shopify . La spesa pubblicitaria è suddivisa tra Meta, Google e TikTok . I costi di spedizione provengono dal corriere o dal partner logistico. Le commissioni per il software compaiono su estratti conto separati della carta di credito.

La maggior parte dei proprietari di negozi trascorre ore ogni mese a copiare i numeri da un posto all'altro, e questo processo manuale introduce errori. Una riga viene saltata. Una piattaforma viene dimenticata. Una campagna pubblicitaria viene eseguita per tre giorni prima che qualcuno si accorga che non veniva tracciata.

Nummbas si connette a fonti supportate per negozi, pubblicità, pagamenti e contabilità e accetta l'inserimento manuale dei costi ove necessario. Le fonti connesse si aggiornano in base alla propria pianificazione; i record manuali vengono modificati quando vengono aggiornati dall'utente.

Il risultato è una visualizzazione dei profitti e delle perdite che si aggiorna automaticamente in base alle fonti collegate e a eventuali registrazioni manuali. La sua accuratezza dipende comunque dalla completezza e dall'attualità dei dati di origine.

In conclusione

Il conto economico non è un documento destinato ai contabili. È lo strumento più chiaro a disposizione per capire se la tua azienda sta effettivamente generando profitto.

In cima ci sono i ricavi. Il costo del venduto viene subito dopo. L'utile lordo è la base su cui lavorare. Le spese operative assorbono la loro parte. L'utile netto è ciò che rimane.

Ogni mese, verifica il margine lordo, il rapporto tra spesa pubblicitaria e margine netto. Correggi gli errori più comuni: tieni separate le spese di spedizione dal costo dei beni venduti, includi la spesa pubblicitaria, deduci i resi dai ricavi e contabilizza ogni abbonamento.

Quando il conto economico è accurato e aggiornato, si smette di fare supposizioni e si inizia a gestire. Questa è la differenza tra un'azienda che cresce e un'azienda che si limita a diventare più impegnata.