Come i proprietari di aziende che vendono direttamente ai consumatori possono gestire il flusso di cassa senza un team finanziario

Se gestisci un'attività di vendita diretta al consumatore, probabilmente ti sarà capitato un mese in cui le vendite sembravano ottime, ma il tuo conto in banca raccontava una storia diversa. Hai venduto più che mai, ma in qualche modo hai faticato a pagare le bollette.

Non è una situazione insolita. È uno dei problemi più comuni nell'e-commerce. La buona notizia è che non serve un team finanziario o un direttore finanziario per risolverlo. Basta capire come si muove il denaro all'interno dell'azienda e acquisire la semplice abitudine di controllarlo ogni settimana.

Questa guida ti illustrerà tutto ciò che devi sapere.

Il flusso di cassa non è la stessa cosa dell'utile.

Questa è la cosa più importante da capire. L'utile è ciò che compare nei tuoi libri contabili dopo aver sottratto i costi dai ricavi. Il flusso di cassa è il denaro che effettivamente entra ed esce dal tuo conto bancario in questo momento.

Sulla carta si può essere redditizi e comunque rimanere senza soldi. Ecco come succede:

• Vendi prodotti per un valore di 50.000 dollari in un mese. I tuoi costi ammontano a 35.000 dollari. Sulla carta, hai realizzato un profitto di 15.000 dollari.
• Ma hai già speso 20.000 dollari in merce invenduta. Hai pagato 12.000 dollari in spese pubblicitarie. E il tuo sistema di pagamento trattiene i fondi per 3 giorni.
• Quindi, anche se sei "redditizio", il tuo conto in banca è più basso rispetto al mese scorso.

Il profitto ti dice se il tuo modello di business funziona nel tempo. Il flusso di cassa ti dice se puoi pagare le bollette questa settimana. Entrambi sono importanti, ma il flusso di cassa è ciò che ti permette di mantenere l'attività in funzione.

Cos'è Cash Runway?

Il concetto di "cash runway" è semplice: per quanti mesi la tua azienda può continuare a operare al ritmo attuale prima di esaurire i fondi?

La formula è semplice:

Il tuo consumo di cassa mensile indica quanto spendi in più rispetto alle tue entrate mensili. Se hai 30.000 dollari in banca e ne spendi 10.000 in più di quanto incassi ogni mese, la tua autonomia finanziaria è di 3 mesi.

Ciò significa che tra 3 mesi, se non cambia nulla, non sarai in grado di pagare le bollette.

La maggior parte degli imprenditori non pensa a questa cifra finché le cose non si mettono male. Eppure, sapere sempre di avere liquidità a sufficienza è uno dei modi più semplici per evitare una crisi di cassa. Un'azienda di vendita diretta al consumatore sana dovrebbe puntare ad avere liquidità sufficiente per almeno 3-6 mesi. Se la tua disponibilità è inferiore a 2 mesi, è il momento di agire immediatamente.

Perché le aziende che vendono direttamente ai consumatori hanno problemi di flusso di cassa

Le aziende che vendono direttamente ai consumatori si trovano ad affrontare una serie di sfide uniche in termini di flusso di cassa, diverse da quelle che incontrano altre tipologie di imprese. Comprendere queste sfide è il primo passo per gestirle.

Paghi la merce prima di venderla

Questo è il problema più grande. Devi acquistare o produrre prodotti settimane o mesi prima che un singolo cliente ti paghi. Se ordini merce per 25.000 dollari a gennaio, quei soldi sono già spariti. Potresti non riuscire a vendere tutta quella merce fino a marzo o aprile. Si tratta di un intervallo di 2 o 3 mesi in cui il tuo denaro rimane bloccato in scatole in un magazzino.

La spesa pubblicitaria viene visualizzata immediatamente sul tuo account.

Quando pubblichi annunci su Meta, Google o TikTok , queste piattaforme addebitano immediatamente la tua carta. Tuttavia, le vendite generate da questi annunci arrivano gradualmente nell'arco di giorni e settimane. Potresti spendere 5.000 dollari in annunci oggi e non vedere il ritorno completo per 2-4 settimane. Questo crea un divario costante tra le uscite e le entrate.

I gestori dei pagamenti trattengono i tuoi fondi

Shopify Payments, Stripe e PayPal hanno tutti delle tempistiche di pagamento. A seconda delle impostazioni, potresti non ricevere i fondi per 2-7 giorni lavorativi dopo una vendita. Durante i periodi di maggiore afflusso di transazioni, come il Black Friday, alcuni processori di pagamento prolungano ulteriormente i tempi di attesa. Hai effettuato la vendita, ma il denaro non è ancora nelle tue mani.

I costi di abbonamento e del software si sommano

Tra la piattaforma di e-commerce, lo strumento per l'email marketing, gli strumenti di analisi, il software per le spedizioni, la piattaforma per i resi e una dozzina di altri strumenti, i costi mensili del software possono facilmente raggiungere i 1.000-3.000 dollari o più. Ognuno di questi servizi viene fatturato secondo scadenze diverse, creando uscite di cassa imprevedibili durante il mese.

La trappola delle entrate in aumento e della liquidità in calo

Questa è la trappola in cui incorrono le aziende direct-to-consumer in crescita. Il fatturato aumenta ogni mese. Il team è entusiasta. Ma il saldo bancario continua a diminuire.

Ecco perché succede: la crescita richiede investimenti iniziali.

Quando la tua attività cresce, devi acquistare più scorte per stare al passo con la domanda. Devi investire di più in pubblicità per continuare ad acquisire nuovi clienti. Potresti assumere un nuovo membro del team o ammodernare il magazzino. Tutti questi costi incidono sul tuo conto corrente prima che i maggiori ricavi si concretizzino.

Pensala in questo modo. Se il tuo fatturato mensile è di 50.000 dollari e vuoi arrivare a 100.000 dollari, potresti dover spendere 30.000 dollari in scorte aggiuntive, 15.000 dollari in più in pubblicità e 5.000 dollari in nuovi software e logistica. Si tratta di 50.000 dollari di costi iniziali per sostenere la crescita. Ma i ricavi derivanti da questa crescita arriveranno gradualmente nei mesi successivi.

Ecco perché alcuni dei marchi direct-to-consumer in più rapida crescita sono anche quelli più vicini a rimanere senza liquidità. La crescita senza una gestione oculata del flusso di cassa è una delle situazioni più pericolose in cui un imprenditore possa trovarsi.

Un semplice assegno settimanale in contanti

Non hai bisogno di modelli finanziari complicati o fogli di calcolo. Ti basta un controllo settimanale di 15 minuti che risponda a tre domande:

1. Qual è il mio saldo bancario in questo momento?

Accedi e guarda la cifra reale. Non quella che ti dice la dashboard. Non quella che prevede il tuo software di contabilità. La cifra reale sul tuo conto bancario.

2. Quali bollette arriveranno nelle prossime 2 settimane?

Esamina le tue prossime spese. Pagamenti delle scorte, spese pubblicitarie, abbonamenti software, stipendi, affitto, costi di spedizione. Annota ogni singolo euro che sta per uscire dal tuo conto nei prossimi 14 giorni.

3. Quali entrate sono previste nelle prossime 2 settimane?

Controlla i pagamenti in sospeso dal tuo fornitore di servizi di pagamento. Verifica la presenza di fatture in sospeso o pagamenti all'ingrosso previsti. Sii prudente in questo caso. Considera solo il denaro che è quasi certo di ricevere.

Ora sottrai le spese future dal saldo del tuo conto corrente più le entrate previste. Se il risultato è positivo, per ora va tutto bene. Se è negativo o pericolosamente vicino allo zero, devi intervenire questa settimana, non il mese prossimo.

L'obiettivo è non farsi mai cogliere di sorpresa. Controllando ogni settimana, i problemi si manifestano come piccoli inconvenienti che si possono risolvere tempestivamente, non come emergenze che costringono a prendere decisioni sbagliate.

Come allungare la tua pista

Se il tuo assegno rivela una situazione finanziaria più difficile del previsto, ecco alcuni accorgimenti pratici che puoi adottare immediatamente.

Ridurre le scorte a bassa rotazione

Dai un'occhiata a cosa c'è nel tuo magazzino. Se i prodotti sono lì da 60 giorni o più senza essere venduti, stanno immobilizzando denaro che potresti utilizzare altrove. Organizza una svendita, raggruppali con articoli popolari o vendili al prezzo di costo a un liquidatore. Recuperare subito il 70% del valore è meglio che tenere quel denaro bloccato per altri 3 mesi.

Ridurre gli sprechi di denaro in pubblicità

Non tutti gli investimenti pubblicitari sono ugualmente efficaci. Analizza le tue campagne e individua quelle che stanno generando clienti a un costo ragionevole e quelle che invece stanno sprecando denaro. Metti in pausa o riduci le campagne meno performanti. Anche una riduzione del 15% della spesa pubblicitaria sprecata può liberare migliaia di dollari al mese.

Negoziare condizioni di pagamento migliori con i fornitori

Molti fornitori offrono termini di pagamento più lunghi se richiesti. Invece di pagare la merce in anticipo, chiedete termini di pagamento a 30 o 60 giorni. Questo significa che avrete 30 o 60 giorni per pagare dopo aver ricevuto la merce. Quel tempo extra può fare la differenza tra una situazione di liquidità tranquilla e una stressante.

Velocizzare i pagamenti dei clienti

Se oltre alla vendita diretta al consumatore effettuate anche vendite all'ingrosso o B2B, rendete più stringenti i termini di pagamento. Offrite un piccolo sconto per il pagamento anticipato. Passate dalla fatturazione a 30 giorni a quella a 15 giorni. Ogni giorno di anticipo nel pagamento migliora la vostra posizione di cassa.

Costituire una riserva di liquidità

Una volta stabilizzata l'attività, iniziate a mettere da parte una piccola percentuale del fatturato ogni mese in un conto di risparmio separato. L'obiettivo è accumulare un cuscinetto pari a 2 o 3 mesi di spese operative. Questo vi darà respiro nei mesi di minore attività e vi permetterà di sfruttare opportunità come gli sconti per acquisti all'ingrosso senza mettere a rischio la vostra azienda.

Come Nummbas ti aiuta a tenere sotto controllo il flusso di cassa.

Gestire il flusso di cassa manualmente funziona, ma richiede tempo e disciplina. Nummbas si connette ai tuoi conti bancari, ai sistemi di elaborazione dei pagamenti e agli strumenti di contabilità per fornirti un quadro in tempo reale della tua situazione di cassa.

Ecco come si presenta nella pratica:

Calcolo della disponibilità di cassa. Nummbas analizza il tuo saldo di cassa attuale e la tua spesa media mensile per mostrarti esattamente per quanti mesi hai disponibilità di cassa. Non devi calcolarlo tu, si aggiorna automaticamente al variare dei tuoi dati.

Proiezioni di flusso di cassa. In base alle tue tendenze recenti, Nummbas proietta la tua futura posizione di cassa, permettendoti di visualizzare l'andamento futuro. Se il tuo flusso di cassa è in calo, lo noterai settimane prima che diventi un problema.

Avvisi di liquidità. Quando la liquidità disponibile scende al di sotto di una soglia da te impostata, Nummbas ti invia una notifica. Non devi ricordarti di controllare. Il sistema monitora la situazione per te e segnala tempestivamente eventuali problemi.

Analisi dettagliata delle spese. Invece di dover spulciare gli estratti conto bancari, puoi vedere esattamente dove vanno a finire i tuoi soldi: inventario, pubblicità, software, spedizioni, stipendi. Questo ti permette di individuare facilmente le maggiori spese e decidere dove tagliare.

L'abitudine di controllare la liquidità settimanale è ancora valida. Ma quando i dati sono già organizzati e il margine di liquidità è calcolato automaticamente, quel controllo settimanale richiede solo 2 minuti anziché 15.

In conclusione

Gestire il flusso di cassa non significa essere un esperto di finanza. Significa piuttosto acquisire la semplice abitudine di monitorare come il denaro si muove all'interno dell'azienda e individuare tempestivamente eventuali problemi.

Valuta attentamente le tue disponibilità finanziarie. Fai un controllo settimanale della liquidità. Elimina ciò che non funziona. E non lasciarti ingannare da una crescita rapida, pensando che tutto vada bene solo perché le entrate sono in aumento.

Il saldo del tuo conto corrente è il dato più importante. Tienilo sotto controllo e sarai un passo avanti rispetto alla maggior parte degli imprenditori che si accorgono dei problemi di liquidità solo quando è troppo tardi per risolverli facilmente.