Reportistica per l'e-commerce: cosa monitorare e con quale frequenza

Esistono due tipi di aziende di e-commerce. Quelle che prendono decisioni basandosi sui dati e quelle che scoprono di aver perso denaro sei mesi dopo. La differenza sta nel non avere dati. Tutti hanno dati. La differenza sta nell'avere i report giusti, analizzarli con la giusta frequenza e agire in base a ciò che mostrano.

Questa guida illustra i report che ogni azienda di e-commerce dovrebbe avere, cosa indica ciascuno di essi e con quale frequenza è consigliabile consultarli.

Rapporti giornalieri

Riepilogo giornaliero di entrate e ordini

Cosa mostra: fatturato totale, numero totale di ordini, valore medio degli ordini e rimborsi del giorno. Confronta con lo stesso giorno della settimana scorsa e del mese scorso.

Perché su base giornaliera: le fluttuazioni del fatturato sono normali, ma individuare immediatamente un calo improvviso (problema al momento del pagamento, malfunzionamento del sistema di elaborazione dei pagamenti, sospensione dell'account pubblicitario) evita di perdere giorni di vendite.

Cosa osservare: la situazione odierna è in linea con il trend? Se il fatturato è diminuito del 30% rispetto allo stesso giorno della settimana scorsa senza una ragione apparente, è necessario indagare immediatamente.

Spesa pubblicitaria giornaliera e ROAS

Cosa mostra: quanto hai speso oggi in pubblicità su tutte le piattaforme e quale ritorno sull'investimento hai ottenuto.

Perché monitorare quotidianamente: le piattaforme pubblicitarie possono spendere più del dovuto se i budget sono impostati in modo errato, se il targeting del pubblico cambia o se una creatività smette di funzionare. Intervenire oggi su una campagna con prestazioni insufficienti, anziché rimandare a lunedì prossimo, consente di risparmiare denaro reale.

Rapporti settimanali

Riepilogo settimanale dei profitti e delle perdite

Cosa mostra: ricavi meno costo dei beni venduti, meno spese pubblicitarie, meno spese di spedizione, meno commissioni di elaborazione dei pagamenti, meno spese operative. In definitiva: hai guadagnato questa settimana?

Perché settimanale: il conto economico giornaliero è troppo soggetto a fluttuazioni (un singolo ordine o un rimborso di grandi dimensioni possono falsare i risultati). La pubblicazione settimanale attenua queste fluttuazioni e mostra l'andamento reale.

Cosa osservare: il margine netto è positivo? Sta aumentando o diminuendo di settimana in settimana? Se il margine si riduce mentre i ricavi crescono, i costi aumentano più rapidamente delle vendite.

Prestazioni settimanali del prodotto

Cosa mostra: prodotti con le migliori e le peggiori prestazioni in termini di fatturato e margine. Unità vendute, tasso di reso e margine per prodotto.

Perché settimanale: le tendenze di prodotto emergono nell'arco di una settimana. Un prodotto che vende bene il lunedì potrebbe registrare un elevato volume di vendite entro il venerdì. La pubblicazione settimanale offre un quadro completo del ciclo di vita del prodotto.

Cosa cercare: prodotti con fatturato elevato ma margine basso (avete molto lavoro ma non siete redditizi). Prodotti con un alto tasso di resi (problemi di qualità o descrizione ingannevole). Prodotti con zero vendite che immobilizzano le scorte e il budget pubblicitario.

Posizione di cassa settimanale

Cosa mostra: saldo bancario attuale, crediti (denaro a te dovuto), debiti (denaro che devi) e disponibilità di cassa stimata.

Perché settimanale: i problemi di flusso di cassa si sviluppano gradualmente. Controllare settimanalmente permette di individuare una tendenza al ribasso prima che si trasformi in una crisi.

Rapporti mensili

Rendiconto finanziario mensile (conto economico)

Cosa mostra: un quadro completo. Ricavi totali, costo del venduto, utile lordo, ogni categoria di spesa operativa e utile netto. Questo è il report che il tuo commercialista utilizza per la dichiarazione dei redditi e il report che un investitore richiederebbe.

Perché mensile: il mese è il periodo contabile standard. Fornisce dati sufficienti per individuare i modelli reali senza il rumore delle fluttuazioni giornaliere e settimanali.

Rapporto di marketing mensile

Cosa mostra: spesa pubblicitaria totale per piattaforma, ROAS (ritorno sulla spesa pubblicitaria) ponderato, costo per acquisizione, numero di nuovi clienti e costo di acquisizione del cliente. Analisi a livello di campagna per ciascuna piattaforma.

Perché mensile: un'ottimizzazione mensile fornisce dati sufficienti per valutare in modo equo le prestazioni della campagna. Ottimizzare quotidianamente porta a reagire in modo eccessivo al rumore di fondo. Un'ottimizzazione mensile, invece, evidenzia il segnale.

Cosa valutare: quale piattaforma offre il miglior ROAS e il CPA più basso? Quanta parte del tuo fatturato proviene da canali a pagamento e quanta da canali organici? Il costo di acquisizione clienti è sostenibile rispetto al valore a vita del cliente?

Rapporto mensile sui clienti

Cosa mostra: nuovi clienti, clienti abituali, tasso di riacquisto, valore a vita del cliente (basato sulla cronologia degli acquisti effettivi) e area geografica di provenienza dei clienti.

Perché mensile: i modelli di comportamento dei clienti impiegano tempo a emergere. Un cliente acquisito a gennaio potrebbe non effettuare il suo secondo acquisto fino a marzo.

Cosa osservare: il tasso di acquisti ripetuti sta migliorando? Il valore a vita del cliente (LTV) è in crescita? Dove sono concentrati geograficamente i vostri clienti? Ci sono mercati su cui dovreste concentrarvi o in cui dovreste espandervi?

Rapporti trimestrali

Revisione trimestrale dell'attività aziendale

Cosa mostra: un riepilogo trimestrale che combina performance finanziarie, efficienza del marketing, stato di salute del portafoglio prodotti e tendenze dei clienti. Questo report "a livello generale" mostra se la tua attività sta andando nella giusta direzione.

Cosa includere:

• Andamento del fatturato (state crescendo?)
• Andamento dei profitti (la tua azienda sta crescendo in modo redditizio?)
• Tendenza in termini di efficienza del marketing (acquisire clienti sta diventando più economico o più costoso?)
• Andamento della posizione di cassa (le vostre riserve di liquidità sono in aumento o in diminuzione?)
• Le 5 azioni principali per il prossimo trimestre

Rapporto trimestrale sull'inventario

Cosa mostra: scorte a bassa rotazione, merce invenduta, tasso di rotazione delle scorte e liquidità immobilizzata in prodotti invenduti.

Perché trimestrale: i cicli di inventario sono lenti. Un prodotto ordinato a gennaio potrebbe non essere venduto fino ad aprile. La cadenza trimestrale è quella giusta per le decisioni relative all'inventario.

Cosa tenere d'occhio: i prodotti che rimangono invenduti per più di 90 giorni con un basso tasso di vendita necessitano di un intervento. È necessario applicare sconti, creare pacchetti o interrompere gli ordini ripetuti.

Automatizzare i report

Il principale ostacolo a una buona reportistica è non sapere cosa monitorare. È il tempo necessario per estrarre i dati da cinque piattaforme diverse e inserirli in un foglio di calcolo ogni settimana. La maggior parte dei proprietari di negozi inizia con le migliori intenzioni, ma abbandona entro un mese perché il processo è troppo manuale.

La creazione automatizzata di report significa connettere le fonti di dati una sola volta e generare report in automatico. Nummbas lo fa raccogliendo i dati dalla piattaforma di e-commerce, dagli account pubblicitari, dal software di contabilità e dagli strumenti operativi in ​​un'unica dashboard con riepiloghi giornalieri, settimanali e mensili automatizzati. L'assistente AI ( Nummbas-FO ) analizza i dati ed evidenzia quelli che richiedono la tua attenzione, così non dovrai esaminare manualmente ogni singolo dato.