Cosa fa un CFO a tempo parziale per un marchio che vende direttamente ai consumatori (e quando ne hai bisogno)

Hai superato la fase in cui un foglio di calcolo e l'intuito possono gestire la tua attività. Il fatturato è concreto, le decisioni si fanno più importanti e senti il ​​bisogno di qualcuno al tuo fianco che capisca di finanza. Ma un direttore finanziario a tempo pieno costa 200.000 dollari o più all'anno, una spesa che al momento non puoi permetterti.

È proprio in questo contesto che i servizi di CFO a tempo parziale sono diventati popolari tra i fondatori di aziende che vendono direttamente ai consumatori. Un CFO a tempo parziale offre la consulenza finanziaria di alto livello per alcuni giorni al mese a una frazione del costo di un dipendente a tempo pieno. Prima di assumerne uno, però, è importante capire cosa fa effettivamente, quali mansioni può svolgere un buon software e come individuare la figura professionale più adatta alle proprie esigenze.

Cosa fa concretamente un CFO a tempo parziale

Un CFO a tempo parziale non è un contabile. Non si occupa di classificare le transazioni o di riconciliare i conti. Questo compito spetta a un contabile o a un ragioniere. Un CFO, anche a tempo parziale, opera a un livello superiore. Il suo obiettivo è aiutarti a prendere decisioni finanziarie migliori.

Ecco come si presenta nella pratica:

Previsione dei flussi di cassa

Un CFO a tempo parziale crea un modello che proietta la tua posizione di cassa nelle settimane o nei mesi a venire. Tiene conto degli ordini di inventario futuri, dei cicli di spesa pubblicitaria, degli stipendi e delle fluttuazioni stagionali dei ricavi. Il risultato è un quadro preciso di dove si troverà la tua liquidità in futuro, non solo di dove si trova oggi. Questo è particolarmente importante quando pianifichi un grande acquisto di inventario, lanci un nuovo canale o ti stai preparando per un periodo di bassa stagione.

Pianificazione degli scenari

Questo è uno degli aspetti più preziosi che un CFO può offrire. La pianificazione degli scenari significa elaborare diverse versioni del proprio futuro prossimo: cosa succede se il fatturato cala del 20%, cosa succede se il fornitore aumenta i prezzi, cosa succede se si assumono due persone nel prossimo trimestre. Ogni scenario mostra l'impatto finanziario prima di prendere una decisione, evitando così di procedere a tentoni.

Analisi dei margini

Un CFO a tempo parziale analizza a fondo i tuoi dati per scoprire dove stai effettivamente guadagnando e dove invece stai perdendo. Quali prodotti sono redditizi al netto di tutti i costi? Quali segmenti di clientela costano di più da acquisire rispetto a quanto generano? Quali canali di vendita offrono un margine di profitto al netto di commissioni, spedizioni e resi? Questo tipo di analisi spesso rivela che un'azienda ricava la maggior parte del suo profitto reale da una fetta più ristretta del suo catalogo di quanto il proprietario avesse immaginato.

Preparazione alla raccolta fondi

Se avete intenzione di raccogliere capitali esterni, ottenere una linea di credito o richiedere un prestito, un CFO a tempo parziale si occuperà di preparare la documentazione finanziaria richiesta da finanziatori e investitori. Ciò include un bilancio completo e preciso, un modello finanziario con proiezioni e una chiara analisi dell'economia unitaria e della traiettoria di crescita. Senza questa preparazione, le trattative con i finanziatori rischiano di bloccarsi.

Strategie fiscali

Un CFO a tempo parziale non si occupa della dichiarazione dei redditi, ma collabora con il vostro commercialista per prendere decisioni durante l'anno che riducano il vostro carico fiscale. Questo include la pianificazione delle spese più ingenti, le decisioni relative alla struttura societaria e la creazione dei conti appropriati per usufruire delle detrazioni. La differenza tra una dichiarazione dei redditi reattiva e una strategia fiscale proattiva può ammontare a migliaia di dollari all'anno.

Nella fascia di prezzo tra 500.000 e 2 milioni di dollari: hai bisogno dei dati, non necessariamente della persona.

A questo livello di fatturato, la complessità è tale che i fogli di calcolo iniziano a non essere più sufficienti. I costi provengono da troppe fonti. Pubblicizzi su più canali. Il costo dei beni venduti varia in base agli adeguamenti dei prezzi da parte dei fornitori. Il numero di transazioni è talmente elevato che il monitoraggio manuale diventa un lavoro a tempo pieno.

È in questo intervallo che un buon software finanziario colma gran parte del divario.

Quali software gestiscono in modo affidabile:

• Rendiconti economici automatici che attingono dai tuoi conti collegati e si aggiornano quasi in tempo reale.
• Monitoraggio dei margini in tempo reale a livello di prodotto, categoria e canale.
• Mappatura della spesa pubblicitaria rispetto ai ricavi che mostra il rendimento di ciascuna piattaforma rispetto alla spesa effettuata.
• Calcolo della disponibilità di cassa in base al saldo bancario effettivo e al consumo medio mensile.
• Avvisi di tendenza che segnalano quando un valore esce dal suo intervallo normale.

Non si tratta di intuizioni che richiedono l'intervento di uno stratega umano. Sono problemi di dati. Quando i dati sono collegati e organizzati, i numeri parlano da soli.

In questa fase, un CFO a tempo parziale può essere utile per un incarico una tantum: impostare il modello finanziario, riordinare il piano dei conti o prepararsi per una raccolta di capitali. Tuttavia, come incarico ricorrente mensile, il costo (da 2.000 a 5.000 dollari al mese) è spesso difficile da giustificare quando l'esigenza principale è la visibilità dei dati, non la consulenza strategica.

Fascia di prezzo superiore a 2 milioni di dollari: probabilmente hai bisogno di entrambi

Superati i 2 milioni di dollari di fatturato annuo, le decisioni si fanno più difficili. Si inizia a valutare partnership all'ingrosso. Si pensa all'apertura di nuovi canali o all'espansione internazionale. Il numero di dipendenti aumenta, la complessità cresce e ogni decisione ha una posta in gioco più alta.

A questo livello, un CFO a tempo parziale inizia a guadagnarsi il proprio compenso in un modo che un software non può sostituire completamente. I dati contano ancora, e un buon software finanziario rimane essenziale, perché un CFO senza dati precisi prende decisioni alla cieca. Ma ora il CFO utilizza quei dati per eseguire simulazioni di scenario, fornire consulenza sulle strutture di finanziamento, prepararsi agli incontri con gli investitori e mettere in discussione le ipotesi del piano di crescita.

Pensala in questo modo: il software ti offre un quadro completo di ciò che sta accadendo. Un CFO a tempo parziale ti aiuta a capire cosa fare al riguardo.

I due lavorano al meglio insieme. Il software gestisce il quadro finanziario giornaliero e settimanale, mentre il CFO si occupa della discussione strategica mensile e delle decisioni più importanti.

Quanto costa un CFO a tempo parziale?

La maggior parte dei CFO a tempo parziale che lavorano con marchi direct-to-consumer con un fatturato compreso tra 500.000 e 5 milioni di dollari, richiede una tariffa mensile tra i 2.000 e i 5.000 dollari . Gli incarichi in genere includono un numero prestabilito di ore o una serie di risultati definiti: una revisione finanziaria mensile, un aggiornamento del modello di flusso di cassa e la disponibilità a rispondere a eventuali domande.

Alcuni applicano una tariffa oraria (dai 150 ai 300 dollari è comune per operatori esperti), il che può essere una soluzione adatta per un'azienda che necessita di assistenza occasionale per progetti specifici piuttosto che di un supporto continuativo.

Con una spesa mensile che va dai 2.000 ai 5.000 dollari, i conti tornano solo se la consulenza del CFO migliora le decisioni che hanno un impatto concreto. Se paghi 3.000 dollari al mese a qualcuno che esamina dei dati che potresti leggere da solo, stai pagando per una rassicurazione, non per una consulenza.

Cinque domande da porsi prima di assumerne uno

Prima di firmare un contratto con un CFO a tempo parziale, rispondi onestamente a queste cinque domande. Ti diranno se hai davvero bisogno di una persona o se la soluzione migliore risiede in strumenti più efficienti.

Non la percentuale del tuo margine lordo. Il tuo margine effettivo su ciascun prodotto al netto di spedizione, resi, commissioni della piattaforma e spese pubblicitarie attribuite a quel prodotto. Se non sai rispondere a questa domanda, non hai ancora un problema di CFO. Hai un problema di visibilità dei dati.

Senza questi elementi, una conversazione con il CFO non ha fondamento. Se non si dispone di una situazione di cassa attuale e di una stima approssimativa del futuro, un CFO trascorrerà i primi due mesi a ricostruire ciò che un software avrebbe già dovuto fornire.

Se continuate a prendere decisioni sul budget pubblicitario basandovi sulle sensazioni della settimana precedente anziché sui dati concreti, l'assunzione di un direttore finanziario non risolverà il problema. L'abitudine di controllare i dati deve venire prima di tutto.

Una raccolta fondi, una trattativa per un'acquisizione, un'espansione internazionale. Questi sono casi d'uso chiari e specifici per un CFO. "Voglio che qualcuno esamini i miei numeri" non lo è. Se non riesci a definire la decisione, probabilmente hai bisogno di un software migliore, non di una persona.

Un CFO a tempo parziale che arriva e trova fogli di calcolo scollegati, conti non riconciliati e nessuna categorizzazione coerente, impiegherà settimane per mettere in ordine i tuoi dati prima di poterti dare una vera consulenza. Quel tempo ti costa denaro. Organizza prima i tuoi dati finanziari.

Come Nummbas si inserisce in questa immagine

Nummbas è stato creato per essere il centro di comando finanziario che sostituisce la necessità di un CFO a tempo parziale nella fase di fatturato compresa tra 500.000 e 2 milioni di dollari, oppure fornisce al CFO i dati precisi e interconnessi di cui ha bisogno per svolgere il proprio lavoro nella fase di fatturato superiore a 2 milioni di dollari.

Utilizza i dati del tuo negozio Shopify , degli account pubblicitari, dei conti bancari e del software di contabilità per creare un quadro completo e in tempo reale della tua attività: profitto reale per prodotto e canale, liquidità disponibile, ritorno sull'investimento pubblicitario e monitoraggio delle tendenze per ogni parametro rilevante.

Per i titolari d'azienda che non sono ancora pronti ad assumere un CFO a tempo parziale, Nummbas fornisce lo stesso tipo di informazioni che un CFO segnalerebbe: margini in calo, disponibilità di cassa in diminuzione, spesa pubblicitaria inferiore rispetto al mese precedente. Non è necessario che qualcuno interpreti i dati al posto vostro. Le informazioni sono organizzate e presentate in modo chiaro e comprensibile.

Per i titolari di aziende che si avvalgono di un CFO a tempo parziale, Nummbas offre a questa figura una solida base di dati interconnessa da cui partire. Invece di dedicare la prima ora di ogni riunione mensile a illustrare a tutti i partecipanti i dati attuali, si può iniziare da una dashboard condivisa e arrivare subito alle decisioni.

In conclusione

Un CFO a tempo parziale è una risorsa reale e utile per i fondatori di aziende che vendono direttamente ai consumatori, ma il tempismo è fondamentale. Assumerne uno prima di avere dati precisi è costoso e inefficiente. Assumerne uno senza aver prima raccolto dati precisi è l'errore più comune.

Innanzitutto, è fondamentale avere una chiara visione finanziaria. Bisogna conoscere i margini, la liquidità disponibile e il ritorno sull'investimento per ciascun canale di vendita. Quando si ha una visione chiara dell'andamento aziendale e si devono ancora prendere decisioni che richiedono la consulenza di un esperto finanziario, è allora che un CFO a tempo parziale ripaga ampiamente il suo costo.

Se non sei sicuro di quale sia la tua situazione, inizia con le cinque domande qui sopra. Le risposte ti diranno se hai bisogno di uno strumento, di una persona o di entrambi.