Wat een parttime CFO doet voor een direct-to-consumer merk (en wanneer u er een nodig hebt)

U bent het punt voorbij waarop een spreadsheet en uw onderbuikgevoel uw bedrijf nog kunnen leiden. De omzet is reëel, de beslissingen worden steeds belangrijker en u hebt het gevoel dat u iemand aan uw zijde nodig hebt die verstand heeft van geld. Maar een fulltime CFO kost $200.000 of meer per jaar, en dat is een aanstelling die u op dit moment niet kunt rechtvaardigen.

Dit is precies waar de diensten van een deeltijd-CFO populair zijn geworden onder oprichters van direct-to-consumer-bedrijven. Een deeltijd-CFO biedt u een paar dagen per maand financiële expertise op seniorniveau voor een fractie van de kosten van een fulltime CFO. Maar voordat u er een inhuurt, is het de moeite waard om te begrijpen wat ze precies doen, wat goede software in plaats daarvan kan doen en hoe u kunt bepalen welke CFO u op dit moment echt nodig hebt.

Wat een parttime CFO daadwerkelijk doet

Een CFO op parttimebasis is geen boekhouder. Hij of zij categoriseert geen transacties en stemt uw rekeningen niet af. Dat is de taak van een boekhouder of accountant. Een CFO, zelfs een parttime CFO, opereert op een hoger niveau. Zijn of haar taak is om u te helpen betere financiële beslissingen te nemen.

Zo ziet dat er in de praktijk uit:

Kasstroomprognose

Een parttime CFO bouwt een model dat uw kaspositie weken of maanden vooruit projecteert. Hierbij wordt rekening gehouden met toekomstige voorraadbestellingen, advertentiebudgetten, salarissen en seizoensgebonden omzetschommelingen. Het resultaat is een beeld van waar uw kaspositie zich in de toekomst zal bevinden, niet alleen waar deze zich vandaag bevindt. Dit is vooral belangrijk wanneer u een grote voorraadinkoop plant, een nieuw kanaal betreedt of een rustige periode tegemoet gaat.

Scenarioplanning

Dit is een van de meest waardevolle dingen die een CFO te bieden heeft. Scenarioplanning houdt in dat u meerdere versies van uw nabije toekomst uitwerkt: wat gebeurt er als de omzet met 20% daalt, wat gebeurt er als uw leverancier de prijzen verhoogt, wat gebeurt er als u volgend kwartaal twee mensen aanneemt? Elk scenario laat u de financiële impact zien voordat u een beslissing neemt, zodat u niet hoeft te gokken.

Margeanalyse

Een parttime CFO duikt in uw cijfers om te ontdekken waar u daadwerkelijk winst maakt en waar u verlies lijdt. Welke producten zijn winstgevend na aftrek van alle kosten? Welke klantsegmenten kosten meer om te werven dan ze opleveren? Welke verkoopkanalen hebben een marge na aftrek van kosten, verzendkosten en retouren? Dit soort analyses laat vaak zien dat een bedrijf het grootste deel van zijn werkelijke winst haalt uit een kleiner deel van zijn catalogus dan de eigenaar zich realiseerde.

Voorbereiding op fondsenwerving

Als u van plan bent extern kapitaal aan te trekken, een kredietlijn af te sluiten of een lening aan te vragen, bereidt een parttime CFO het financiële materiaal voor dat kredietverstrekkers en investeerders verwachten. Dit omvat een overzichtelijke set financiële overzichten, een financieel model met prognoses en een heldere uiteenzetting over de winstgevendheid per eenheid en de groeiprognose. Zonder deze voorbereiding lopen gesprekken over kapitaal vast.

Belastingstrategie

Een parttime CFO dient uw belastingaangifte niet in, maar werkt samen met uw accountant om gedurende het jaar beslissingen te nemen die uw belastingaanslag verlagen. Dit omvat onder andere het timen van grote uitgaven, beslissingen over de bedrijfsstructuur en het opzetten van de juiste rekeningen om aftrekposten te benutten. Het verschil tussen reactief belastingaangifte doen en een proactieve belastingstrategie kan duizenden euro's per jaar bedragen.

De prijsklasse van $500.000 tot $2 miljoen: u hebt de gegevens nodig, niet per se de persoon.

Met deze omzet genereert u zoveel complexiteit dat spreadsheets niet meer volstaan. De kosten komen uit te veel verschillende bronnen. U adverteert via meerdere kanalen. Uw inkoopkosten veranderen voortdurend doordat leveranciers hun prijzen aanpassen. U heeft zoveel transacties dat handmatige registratie een fulltime baan wordt.

Dit is het gebied waar goede financiële software het grootste deel van de kloof dicht.

Wat software betrouwbaar afhandelt:

• Geautomatiseerde winst- en verliesrekeningen die gegevens ophalen uit uw gekoppelde rekeningen en vrijwel in realtime worden bijgewerkt.
• Realtime margetracking op product-, categorie- en kanaalniveau.
• Een overzicht van advertentie-uitgaven versus inkomsten dat laat zien wat elk platform oplevert in verhouding tot wat u hebt uitgegeven.
• Berekening van de cashflow op basis van uw actuele banksaldo en gemiddelde maandelijkse uitgaven.
• Trendwaarschuwingen die aangeven wanneer een getal buiten het normale bereik beweegt.

Dit zijn geen inzichten waarvoor een menselijke strateeg nodig is. Het zijn data-gerelateerde problemen. Wanneer de data met elkaar verbonden en georganiseerd zijn, spreken de cijfers voor zich.

Een parttime CFO kan in dit stadium soms nuttig zijn voor een eenmalige opdracht: het opzetten van uw financieel model, het opschonen van uw rekeningschema of de voorbereiding op een kapitaalverhoging. Maar als terugkerende maandelijkse opdracht zijn de kosten (2.000 tot 5.000 dollar per maand) vaak moeilijk te rechtvaardigen, vooral wanneer de primaire behoefte ligt bij inzicht in de data en niet bij strategisch advies.

De prijsklasse van meer dan $2 miljoen: waarschijnlijk hebt u ze allebei nodig.

Zodra u een jaaromzet van meer dan 2 miljoen dollar behaalt, worden de beslissingen lastiger. U evalueert groothandelspartnerschappen. U denkt na over het openen van nieuwe kanalen of internationale expansie. U hebt meer medewerkers, meer complexiteit en er staat meer op het spel bij elke beslissing.

Op dit niveau begint een parttime CFO zijn of haar honorarium te verdienen op een manier die software niet volledig kan vervangen. Data blijven belangrijk en goede financiële software is nog steeds essentieel, want een CFO zonder schone data neemt beslissingen in het duister. Maar nu gebruikt de CFO die data om scenario's te simuleren, te adviseren over financieringsstructuren, zich voor te bereiden op gesprekken met investeerders en aannames in het groeiplan te toetsen.

Zie het zo: software geeft u een compleet beeld van wat er gebeurt. Een parttime CFO helpt u uit te zoeken wat u eraan moet doen.

De twee werken het beste samen. De software verzorgt het dagelijkse en wekelijkse financiële overzicht. De CFO voert de maandelijkse strategische besprekingen en neemt de belangrijke beslissingen.

Wat kost een deeltijd-CFO?

De meeste parttime CFO's die werken voor direct-to-consumer merken met een omzet tussen de $500.000 en $5 miljoen, rekenen tussen de $2.000 en $5.000 per maand. De opdrachten omvatten doorgaans een vast aantal uren of een afgebakende reeks resultaten: een maandelijkse financiële evaluatie, een update van het cashflowmodel en beschikbaarheid voor vragen.

Sommige bedrijven rekenen per uur (150 tot 300 dollar is gebruikelijk voor ervaren operators), wat geschikt kan zijn voor een bedrijf dat af en toe projectmatige hulp nodig heeft in plaats van doorlopende ondersteuning.

Bij een bedrag van $2.000 tot $5.000 per maand is de investering alleen rendabel als het advies van de CFO leidt tot betere beslissingen die daadwerkelijk resultaat opleveren. Als u $3.000 per maand betaalt voor iemand die cijfers analyseert die u zelf ook kunt lezen, betaalt u voor geruststelling, niet voor advies.

Vijf vragen die u moet stellen voordat u iemand in dienst neemt

Voordat u een contract tekent met een parttime CFO, beantwoord dan deze vijf vragen eerlijk. Ze zullen u vertellen of u daadwerkelijk een mens nodig hebt of dat betere tools de echte oplossing zijn.

Niet uw brutomargepercentage. Uw werkelijke marge op elk product na aftrek van verzendkosten, retouren, platformkosten en advertentiebudget dat aan dat product is toegewezen. Als u deze vraag niet kunt beantwoorden, heeft u nog geen CFO-probleem. U heeft een probleem met de zichtbaarheid van uw gegevens.

Zonder dit heeft een gesprek met de CFO geen basis. Als u geen actueel kaspositiebeeld en een ruwe prognose voor de toekomst hebt, zal een CFO de eerste twee maanden besteden aan het opbouwen van iets wat software eigenlijk al had moeten bieden.

Als u uw reclamebudgetten nog steeds baseert op hoe het vorige week aanvoelde in plaats van op de cijfers, dan zal het aanstellen van een CFO dat probleem niet oplossen. Het is essentieel om de data eerst te controleren.

Een fondsenwerving, een overnamegesprek, een internationale expansie. Dit zijn duidelijke en specifieke use cases voor een CFO. "Ik wil dat iemand naar mijn cijfers kijkt" is dat niet. Als u de beslissing niet kunt benoemen, hebt u waarschijnlijk betere software nodig, geen persoon.

Een parttime CFO die binnenkomt en onsamenhangende spreadsheets, niet-afgestemde rekeningen en een gebrek aan consistente categorisatie aantreft, zal weken bezig zijn om uw gegevens op orde te brengen voordat hij of zij u echt advies kan geven. Die tijd kost u geld. Zorg er daarom eerst voor dat uw financiële gegevens georganiseerd zijn.

Geef uzelf en uw adviseur dezelfde boekhoud- en operationele gegevens

Nummbas combineert e-commerceboekhouding, voorraadinkoop en bedrijfsanalyse. Beheer verkoopfacturen, inkoopfacturen en bankreconciliatie in Nummbas Books, waarbij Nummbas-FO routinetransacties binnen uw ingestelde limieten vastlegt en de maandafsluiting voorbereidt voor controle.

Voor een eigenaar betekent dit dat de boekhoudkundige winst, uitgaven bij leveranciers, productmarges en advertentieprestaties in één product beschikbaar zijn. U kunt Nummbas-FO vragen stellen over een verandering en met Kasprognose inschatten hoe een nieuwe uitgave uw banksaldo kan beïnvloeden.

De kern van de zaak

Een parttime CFO is een waardevolle en nuttige hulpbron voor oprichters van direct-to-consumer bedrijven, maar de timing is cruciaal. Het inhuren van een CFO voordat u over betrouwbare data beschikt, is duur en inefficiënt. Het inhuren van een CFO in plaats van eerst betrouwbare data te verzamelen, is de meest gemaakte fout.

Zorg eerst voor een helder financieel overzicht. Ken uw marges, uw liquiditeitsreserves en uw rendement per verkoopkanaal. Wanneer u uw bedrijf helder voor ogen hebt en er nog steeds beslissingen zijn waarvoor een senior financieel expert nodig is, dan verdient een parttime CFO zijn of haar kosten ruimschoots terug.

Als u niet zeker weet waar u aan toe bent, begin dan met de vijf vragen hierboven. De antwoorden zullen u vertellen of u een hulpmiddel, een persoon of beide nodig hebt.