Shopify और QuickBooks : आपके आंकड़े कभी मेल क्यों नहीं खाते (और इसे कैसे ठीक करें)

आप QuickBooks खोलते हैं और आपको एक संख्या दिखती है। आप Shopify खोलते हैं और आपको दूसरी संख्या दिखती है। आपके बैंक स्टेटमेंट में तीसरी संख्या दिखती है। हर महीने आप उनका मिलान करने की कोशिश करते हैं, और हर महीने कुछ न कुछ गड़बड़ रह ही जाती है।

यह सीधे ग्राहकों को सामान बेचने वाले स्टोर मालिकों के लिए सबसे आम समस्याओं में से एक है। और यह न तो QuickBooks समस्या है और न ही Shopify । यह इन दोनों प्रणालियों द्वारा पैसे दर्ज करने के तरीके और समय में संरचनात्मक अंतर है।

यह गाइड विसंगति के पांच मूल कारणों और प्रत्येक के समाधान के लिए किए जाने वाले उपायों के बारे में विस्तार से बताती है।

सुलह असंभव क्यों लगती है?

मिलान का अर्थ है यह सत्यापित करना कि दो रिकॉर्ड सेट एक ही लेनदेन पर सहमत हैं। सैद्धांतिक रूप से, Shopify एक बिक्री दर्ज करता है, पैसा आपके बैंक में आता है, और QuickBooks उस जमा को लॉग करता है। तीन रिकॉर्ड, एक ही संख्या।

व्यवहार में, वही $1,000 की बिक्री Shopify में $1,000, आपके बैंक खाते में $966 और QuickBooks में $1,000 या $0 के रूप में दिखाई दे सकती है, यह इस बात पर निर्भर करता है कि सिंक कब होता है। इनमें से कोई भी संख्या गलत नहीं है। वे बस अलग-अलग समय पर अलग-अलग चीजों को माप रहे हैं।

इसका समाधान किसी एक सिस्टम पर भरोसा करके बाकी को नज़रअंदाज़ करना नहीं है। इसका समाधान यह समझना है कि प्रत्येक सिस्टम वास्तव में क्या माप रहा है ताकि आप उन्हें एकमत कर सकें।

मूल कारण 1: Shopify Payouts कई प्रकार के लेन-देन को एक ही जमा राशि में शामिल कर देता है।

यह भ्रम का सबसे बड़ा स्रोत है, और यह लगभग हर उस दुकानदार को परेशान करता है जो पहली बार सामंजस्य स्थापित करने की कोशिश करता है।

क्या होता है

जब Shopify ऑर्डर प्रोसेस करता है, तो वह आपको हर बिक्री के लिए अलग से भुगतान नहीं भेजता है। इसके बजाय, Shopify कई दिनों में हुई सभी बिक्री को एक साथ मिलाकर भुगतान करता है। Shopify किए गए सामान्य भुगतान में कई ऑर्डरों की बिक्री शामिल होती है, जिसमें से आपके द्वारा जारी किए गए रिफंड, Shopify की प्रोसेसिंग फीस और कभी-कभी चार्जबैक या समायोजन की राशि घटा दी जाती है।

मान लीजिए कि आपकी बिक्री $5,000 थी, आपने $200 का रिफंड दिया और Shopify फीस के तौर पर $150 का भुगतान किया, तो आपके बैंक खाते में जमा राशि $4,650 होगी। आपका बैंक $4,650 का एक ही लेनदेन दिखाता है। लेकिन आपके Shopify डैशबोर्ड पर राजस्व $5,000 दिखाया गया है। यदि QuickBooks ने बैंक जमा राशि को रिकॉर्ड किया है, तो उसमें भी $4,650 दिखाई देंगे। और यदि QuickBooks Shopify $5,000 राजस्व को भी अलग से रिकॉर्ड किया है, तो अब आपके खाते में $9,650 की ऐसी आय दिखाई देगी जो वास्तव में मौजूद नहीं है।

इसे कैसे ठीक करें

आपको Shopify प्राप्त भुगतान को QuickBooks में एक ही लेनदेन के रूप में तीन भागों में दर्ज करना होगा: सकल बिक्री को आय के रूप में, धनवापसी को कटौती के रूप में और Shopify शुल्क को व्यय के रूप में। सकल बिक्री को अलग से दर्ज न करें और न ही बैंक जमा को। एक ही तरीका चुनें और उसी पर कायम रहें।

सबसे आसान तरीका Shopify की भुगतान विवरण रिपोर्ट का उपयोग करके मिलान करना है, जिसमें प्रत्येक जमा राशि में शामिल सभी मदों की सटीक जानकारी होती है। उस विवरण का मिलान QuickBooks द्वारा दर्ज किए गए विवरण से करें। यदि कोई अंतर है, तो वह या तो समय संबंधी समस्या (जिस पर आगे चर्चा की जाएगी) या वर्गीकरण त्रुटि है।

मूल कारण 2: Shopify और आपके बैंक के बीच समय का अंतर

क्या होता है

समय में अंतर इसलिए होता है क्योंकि Shopify ग्राहक द्वारा भुगतान करते ही बिक्री दर्ज कर लेता है, लेकिन आपका बैंक उस राशि को तब तक नहीं देख पाता जब तक Shopify भुगतान को प्रोसेस करके भेज नहीं देता, जिसमें आमतौर पर आपके Shopify प्लान और देश के आधार पर 1 से 3 कार्यदिवस लगते हैं।

इसका मतलब है कि महीने के आखिरी दिन हुई $500 की बिक्री आपके Shopify दिसंबर के राजस्व में तो दिखती है, लेकिन जनवरी तक आपके बैंक खाते में जमा नहीं होती। अगर QuickBooks आपके बैंक खाते से डेटा ले रहा है, तो वह $500 को जनवरी में दर्ज करता है। अब QuickBooks में दिसंबर की कमाई कम गिनी जाती है, जबकि Shopify में ज़्यादा।

नवंबर या दिसंबर जैसे व्यस्त महीनों के दौरान, यह अंतर हजारों डॉलर तक पहुंच सकता है और आपके साल के अंत के आंकड़ों को काफी हद तक गलत साबित कर सकता है।

इसे कैसे ठीक करें

मिलान करते समय, हमेशा एक ही भुगतान अवधि की तुलना करें, न कि अलग-अलग कैलेंडर अवधियों की। किसी विशिष्ट भुगतान के लिए Shopify की भुगतान रिपोर्ट डाउनलोड करें, उसी भुगतान के लिए अपने बैंक स्टेटमेंट में जमा राशि ढूंढें और उनका मिलान करें। दिसंबर की Shopify बिक्री का दिसंबर के बैंक जमा से मिलान करने का प्रयास न करें। वे कभी मेल नहीं खाएंगे क्योंकि वे अलग-अलग समयावधियों को मापते हैं।

QuickBooks में, आय को ऑर्डर की तारीख के बजाय भुगतान की तारीख के आधार पर दर्ज करें, जब तक कि आपके अकाउंटेंट ने आपको विशेष रूप से उपार्जन लेखांकन का उपयोग करने के लिए न कहा हो। नकद-आधारित लेखांकन का उपयोग करने वाले अधिकांश छोटे प्रत्यक्ष-उपभोक्ता व्यवसायों के लिए, भुगतान की तारीख ही सही आधार बिंदु है।

मूल कारण 3: बाज़ार सुविधाकर्ता कर से काल्पनिक विसंगतियाँ उत्पन्न होती हैं

क्या होता है

अमेरिका के कई राज्यों और अनेक देशों में, बाज़ार सुविधाकर्ता कानूनों के तहत Shopify उन स्थानों पर भेजे गए ऑर्डरों के लिए आपकी ओर से बिक्री कर एकत्र करके जमा करना अनिवार्य है। Shopify ग्राहक के भुगतान से वह कर काट लेता है, उसे सीधे संबंधित कर प्राधिकरण को भेज देता है, और उसे कभी भी आपके भुगतान में शामिल नहीं करता है।

इसका नतीजा यह होता है कि आपके Shopify ऑर्डर में ग्राहक द्वारा किया गया पूरा भुगतान, जिसमें टैक्स भी शामिल होता है, दिखाई देता है, लेकिन टैक्स काटे जाने के कारण आपको कम राशि मिलती है। Shopify टैक्स वसूली की सुविधा उपलब्ध कराने वाले किसी राज्य में $100 के ऑर्डर पर Shopify $8.40 टैक्स काटे जाने के बाद आपको $91.60 का भुगतान मिल सकता है।

यदि आपको इसकी जानकारी नहीं है, तो आप Shopify में $100 देखते हैं, आपके बैंक खाते में $91.60 आते हैं, और आप $8.40 के इस अंतर का कारण नहीं बता पाते। सैकड़ों या हजारों ऑर्डरों पर इसे लागू करें तो यह अंतर काफी बड़ा हो जाता है।

इसे कैसे ठीक करें

Shopify Payments की भुगतान रिपोर्ट में, "Marketplace Facilitator Tax" या इसी तरह के कॉलम को ढूंढें। इसमें प्रत्येक भुगतान अवधि में रोकी गई सटीक राशि दिखाई देती है। QuickBooks में, इस राशि को आपकी आय के रूप में दर्ज नहीं किया जाना चाहिए क्योंकि यह आपको कभी प्राप्त नहीं हुई और यह आपका राजस्व नहीं है। यह सीधे ग्राहक से कर प्राधिकरण को हस्तांतरित हो जाती है।

जब आप Shopify और QuickBooks के बीच सिंक सेट अप करते हैं (चाहे नेटिव इंटीग्रेशन के माध्यम से या किसी थर्ड-पार्टी कनेक्टर के ज़रिए), तो यह सुनिश्चित करें कि आपकी आय की गणना में मार्केटप्लेस फैसिलिटेटर टैक्स शामिल न हो। यदि आपका सिंक ऐप फैसिलिटेटर टैक्स को हटाए बिना कुल ऑर्डर राशि निकाल रहा है, तो QuickBooks में आपकी आय अधिक दिखाई देगी।

मूल कारण 4: डेटा-सिंक्रनाइज़िंग ऐप्स से डुप्लिकेट लेनदेन का जोखिम

क्या होता है

सबसे आम स्थिति यह है: आप Shopify से बिक्री रिपोर्ट निर्यात करते हैं और उसे QuickBooks में मैन्युअल रूप से आयात करते हैं। फिर एक सिंक्रोनाइज़र ऐप भी बैकग्राउंड में चलता है और वही डेटा खींच लेता है। अब उस अवधि के सभी लेन-देन QuickBooks में दो बार दर्ज हो जाते हैं। आपकी आय दोगुनी हो जाती है। आपके खर्चे भी दोगुने हो सकते हैं। आपका देय खाता पूरी तरह गड़बड़ हो जाता है।

इसका एक सूक्ष्म उदाहरण तब सामने आता है जब कोई सिंक्रोनाइज़ेशन ऐप एक ही कॉन्फ़िगरेशन में ऑर्डर तिथि और भुगतान तिथि दोनों का उपयोग करता है। यह ऑर्डर तिथि पर बिक्री दर्ज करता है और फिर भुगतान प्राप्त होने पर जमा राशि को दोबारा दर्ज करता है। एक बिक्री, QuickBooks दो प्रविष्टियाँ।

इसे कैसे ठीक करें

Shopify डेटा को QuickBooks में लाने के लिए केवल एक ही तरीका चुनें और बाकी सभी तरीके बंद कर दें। यदि आप A2X का उपयोग कर रहे हैं, तो Shopify सभी सिंक्रोनाइज़ेशन को बंद कर दें। यदि आप मैन्युअल आयात का उपयोग कर रहे हैं, तो सभी स्वचालित कनेक्शन बंद कर दें। दोनों सिस्टम के बीच एक स्पष्ट और सीधा कनेक्शन होना चाहिए, जिसमें कोई अनावश्यक मार्ग न हो।

अपनी सिंक कॉन्फ़िगरेशन में किसी भी बदलाव के बाद, QuickBooks में पिछले 30 दिनों के डेटा की जाँच करें और एक ही तारीख पर दोहराए गए अमाउंट की खोज करें। यदि आपको दोहराए गए अमाउंट मिलते हैं, तो उस तरीके से बनाए गए अमाउंट को हटा दें जिसे आप बंद कर रहे हैं और अपने चुने हुए स्थायी तरीके से बनाए गए अमाउंट को रहने दें।

मूल कारण 5: बहु-मुद्रा और बहु-स्टोर मिलान संबंधी समस्याएं

क्या होता है

यदि आप अंतरराष्ट्रीय स्तर पर बिक्री करते हैं या एक से अधिक Shopify स्टोर चलाते हैं, तो आपके लेन-देन मिलान की समस्या कई गुना बढ़ जाती है। बहु-मुद्रा ऑर्डर दो चर बनाते हैं: ग्राहक की मुद्रा में मूल लेन-देन और रूपांतरण के बाद आपकी घरेलू मुद्रा में निपटान की गई राशि। Shopify बिक्री को ग्राहक की मुद्रा में रिकॉर्ड करता है। आपका बैंक परिवर्तित राशि दिखाता है। QuickBooks दोनों में से कोई भी दिखा सकता है, यह इस बात पर निर्भर करता है कि आपका सिंक कैसे कॉन्फ़िगर किया गया है।

100 GBP की बिक्री भुगतान के समय विनिमय दर के आधार पर 126.42 USD में परिवर्तित हो सकती है। यदि Shopify 130 USD (ऑर्डर के समय की दर का उपयोग करके) दर्ज करता है और आपका बैंक 126.42 (वास्तविक भुगतान दर) दिखाता है, तो उस एक लेनदेन में 3.58 डॉलर का अंतर है। सैकड़ों अंतरराष्ट्रीय ऑर्डरों में, मुद्रा विनिमय में अंतर प्रति माह सैकड़ों या हजारों डॉलर तक बढ़ सकता है।

कई स्टोर वाले सेटअप के लिए जोखिम यह है कि QuickBooks में अलग-अलग स्टोर से होने वाली आय बिना स्पष्ट लेबल के आपस में मिल जाती है, जिससे यह जानना असंभव हो जाता है कि कौन सा स्टोर लाभदायक है और कौन सा नहीं।

इसे कैसे ठीक करें

बहु-मुद्रा भुगतान के लिए: अपने QuickBooks सिंक को इस तरह कॉन्फ़िगर करें कि यह ऑर्डर के समय अनुमानित परिवर्तित राशि के बजाय भुगतान रिपोर्ट से निर्धारित राशि का उपयोग करे। भुगतान रिपोर्ट में आपको प्राप्त हुई सटीक USD (या घरेलू मुद्रा) राशि दिखाई देती है, जिससे ऑर्डर के समय की दर और निपटान के समय की दर में अंतर समाप्त हो जाता है।

मल्टी-स्टोर के लिए: प्रत्येक Shopify स्टोर को उसका अपना QuickBooks क्लास या लोकेशन टैग दें। इससे अलग-अलग QuickBooks अकाउंट की आवश्यकता के बिना राजस्व और व्यय को स्टोर के अनुसार अलग-अलग रखा जा सकता है। आवश्यकता पड़ने पर आप समेकित योग देख सकते हैं, साथ ही किसी भी एक स्टोर के प्रदर्शन को अलग से देख सकते हैं।

एक ऐसा सुलह प्रक्रिया तंत्र जो वास्तव में काम करता है

एक बार जब आप पांच मूल कारणों को समझ लेते हैं, तो एक कारगर सुलह प्रक्रिया एक सुसंगत पैटर्न का अनुसरण करती है।

Shopify रेवेन्यू डैशबोर्ड के बजाय Shopify पेआउट रिपोर्ट से शुरुआत करें। पेआउट रिपोर्ट में दिखाया जाता है कि आपके बैंक खाते में कितनी राशि भेजी गई है और इसे अलग-अलग घटकों में विभाजित किया जाता है: कुल बिक्री, रिफंड, शुल्क और मार्केटप्लेस टैक्स। प्रत्येक जमा राशि के लिए यही आपका विश्वसनीय स्रोत है।

प्रत्येक भुगतान को राशि और तिथि के अनुसार संबंधित बैंक जमा से मिलाएँ। यदि वे पूरी तरह से मेल नहीं खाते हैं, तो अंतर लगभग हमेशा एक शुल्क होता है जो आपकी गणना में शामिल नहीं था या कर की राशि होती है जिसे रोक लिया गया था।

जांचें कि QuickBooks ने सभी घटकों को सही ढंग से दर्ज किया है। यदि QuickBooks बैंक जमा के बराबर एकमुश्त जमा राशि दिखाता है, लेकिन सकल बिक्री, धनवापसी और शुल्क का विवरण नहीं देता है, तो आपके आय, धनवापसी और व्यय खाते या तो कम दिखाए गए हैं या अधिक दिखाए गए हैं।

एक ही राशि और तारीख के लिए QuickBooks एक से अधिक बार दिखाई देने वाले किसी भी लेनदेन की जाँच करके डुप्लिकेट की पहचान करें। आगे बढ़ने से पहले डुप्लिकेट लेनदेन को हटा दें।

इसे तिमाही के बजाय मासिक रूप से दोहराएं। एक महीने के भीतर सिंक त्रुटि को पकड़ना 30 मिनट का काम है। छह महीने बाद इसे पकड़ने पर कई दिनों का समय लग जाता है।

Nummbas आपको एक सुसंगत दृश्य कैसे प्रदान करता है

तालमेल बिठाना इतना मुश्किल इसलिए है क्योंकि Shopify और QuickBooks अलग-अलग काम करने के लिए बनाए गए हैं। Shopify एक ऑर्डर मैनेजमेंट और पेमेंट प्लेटफॉर्म है, QuickBooks एक अकाउंटिंग सिस्टम है। इन दोनों को सुचारू रूप से जोड़ने के लिए लगातार कॉन्फ़िगरेशन और मॉनिटरिंग की आवश्यकता होती है, जिसके लिए अधिकांश स्टोर मालिकों के पास समय नहीं होता।

Nummbas Shopify और QuickBooks दोनों से सीधे जुड़ता है और स्रोत से ही प्रत्येक सिस्टम से डेटा प्राप्त करता है। डेटा को आपस में जोड़ने के लिए किसी सिंक्रोनाइज़ेशन ऐप पर निर्भर रहने के बजाय, Nummbas Shopify भुगतान रिपोर्ट को सीधे पढ़ता है (सही विभाजित आंकड़े प्राप्त करते हुए) और इस गाइड में वर्णित भुगतान-आधारित लॉजिक का उपयोग करके उन्हें आपके QuickBooks रिकॉर्ड के साथ मैप करता है।

इसका परिणाम यह है कि आपको अपने वित्तीय विवरणों का एक ही दृश्य मिलता है, जिसमें Shopify प्राप्त राजस्व, रिफंड, शुल्क और जमा राशि, QuickBooks द्वारा दिखाए गए आंकड़ों से मेल खाते हैं, और न ही बाज़ार सुविधाकर्ता कर या समय के अंतर के कारण कोई आंकड़ा बढ़ा-चढ़ाकर दिखाया गया है। जब कोई विसंगति दिखाई देती है, तो Nummbas उसे सारांश योग में छिपाने के बजाय स्पष्ट रूप से इंगित करता है।

कई मुद्राओं या कई स्टोरों का संचालन करने वाले स्टोर मालिकों के लिए, Nummbas डिफ़ॉल्ट रूप से प्रत्येक स्टोर के डेटा को अलग रखता है ताकि आप समेकित योग देख सकें या संख्याओं को मिलाए बिना किसी एक स्टोर की विस्तृत जानकारी प्राप्त कर सकें।

तल - रेखा

Shopify और QuickBooks के बीच विसंगति आकस्मिक नहीं है। इसके पाँच अनुमानित कारण हैं: एक साथ किए गए भुगतान, समय का अंतर, बाज़ार सुविधाकर्ता कर, डुप्लिकेट सिंक और बहु-मुद्रा या बहु-स्टोर की जटिलता।

हर समस्या को व्यवस्थित रूप से हल करें। भुगतान रिपोर्ट को आधार बनाएं। एक सिंक विधि चुनें और बाकी सभी को बंद कर दें। अपनी आय से सुगम कर को हटा दें। ऑर्डर की तारीख के बजाय भुगतान की तारीख से मिलान करें। और QuickBooks में स्टोर और मुद्राओं को अलग-अलग रखें।