Shopify लेखांकन सॉफ़्टवेयर और बहीखाता गाइड
Shopify लेखांकन कैसे काम करता है: पेआउट, शुल्क, रिफंड, कर और स्टॉक को सटीक बहीखातों में बदलें, सॉफ़्टवेयर सेटअप की तुलना करें और मासिक दिनचर्या अपनाएँ।
Shopify आपके ऑर्डर दर्ज करता है और आपकी बिक्री का पेआउट करता है, लेकिन आपके बहीखाते नहीं रखता। Shopify लेखांकन का मतलब है ऑर्डर, पेआउट, शुल्क, रिफंड, बिक्री कर और स्टॉक को एक ऐसे लेजर में बदलना जो आपके बैंक खाते से मेल खाए। इसके लिए आपको तीन चीज़ें चाहिए: लेखांकन सॉफ़्टवेयर, उसमें Shopify पेआउट लाने का एक भरोसेमंद तरीका, और एक मासिक दिनचर्या जो जाँचे कि दोनों मेल खाते हैं।
क्या Shopify लेखांकन करता है?
नहीं। Shopify की वित्तीय रिपोर्टें सकल बिक्री, छूट, वापसी, कर और पेआउट दिखाती हैं, जो उपयोगी स्रोत डेटा है। लेकिन वे जनरल लेजर नहीं हैं। Shopify आपके बैंक खाते का मिलान नहीं करता, आपूर्तिकर्ता के बिल दर्ज नहीं करता, यह ट्रैक नहीं करता कि आप पर क्या बकाया है, और बैलेंस शीट नहीं बनाता। आपके Shopify प्लान का शुल्क, ऐप सब्सक्रिप्शन, विज्ञापन खर्च और स्टॉक की खरीद भी उसकी बिक्री रिपोर्टों से बाहर रहते हैं।
इसीलिए हर Shopify स्टोर आखिरकार एक लेखांकन सिस्टम जोड़ता है। फ़ैसला यह करना होता है कि कौन-सा सिस्टम, और पेआउट डेटा उस तक कैसे पहुँचे।
Shopify पेआउट लेखांकन प्रविष्टियों में कैसे बदलता है
Shopify Payments की जमा राशि एक शुद्ध आंकड़ा है। इसमें कई तरह का पैसा मिला होता है, और हर एक अलग खाते में जाता है। जमा राशि को बिक्री के रूप में दर्ज करने से राजस्व बढ़ा-चढ़ाकर दिखता है और आपके शुल्क छिप जाते हैं।
यहाँ एक स्टोर की Shopify Payments गतिविधि का एक सप्ताह है:
| पेआउट पंक्ति | मात्रा | यह कहाँ दर्ज होता है |
|---|---|---|
| सकल उत्पाद बिक्री | $8,400 | उत्पाद बिक्री (आय) |
| छूट | -$400 | छूट (आय घटाती है) |
| ग्राहकों से लिया गया शिपिंग शुल्क | $600 | शिपिंग से आय |
| वसूला गया बिक्री कर | $540 | देय बिक्री कर (एक देनदारी, आय नहीं) |
| रिफंड | -$300 | रिफंड और वापसी (आय घटाते हैं) |
| Shopify Payments शुल्क | -$283 | मर्चेंट शुल्क (व्यय) |
| आपके बैंक में जमा | $8,557 | बैंक, Shopify Payments क्लियरिंग खाते के ज़रिए क्लियर |
क्लियरिंग खाता ही इसे व्यवस्थित रखता है। हर पेआउट को उसमें पंक्ति-दर-पंक्ति दर्ज किया जाता है, और बैंक जमा उसे क्लियर कर देता है। जब किसी पेआउट के बाद क्लियरिंग खाता शून्य पर होता है, तो उस जमा के हर हिस्से का हिसाब मिल चुका होता है। बची हुई शेष राशि किसी छूटे हुए रिफंड, शुल्क, चार्जबैक या जमा की ओर इशारा करती है।
एक पेआउट में अक्सर पिछले कुछ दिनों के ऑर्डर शामिल होते हैं, इसलिए 2 नवंबर को आने वाले पेआउट में अक्टूबर की बिक्री हो सकती है। पेआउट को ऑर्डर की तारीख के अनुसार बाँटने से हर महीने का राजस्व सही महीने में रहता है।
पेआउट के अलावा Shopify स्टोर क्या दर्ज करता है
पेआउट में Shopify Payments के ज़रिए हुई कार्ड बिक्री शामिल होती है। बहीखातों में बाकी हर वह चीज़ भी दर्ज होनी चाहिए जिससे पैसा आता या जाता है:
- अन्य भुगतान तरीके। PayPal, Amazon Pay और अन्य गेटवे अलग से पेआउट करते हैं। हर एक को उसके अपने स्टेटमेंट से, उसके अपने क्लियरिंग खाते के ज़रिए दर्ज करें।
- Shopify बिल। आपका प्लान, ऐप शुल्क और Shopify Shipping लेबल एक अलग Shopify बिल में आते हैं। इन्हें शुल्क लगने पर व्यय के रूप में दर्ज करें।
- बेचे गए माल की लागत। बिकी हर इकाई की लागत, जिसमें उसे आप तक पहुँचाने की माल ढुलाई और आयात शुल्क शामिल हैं। हमारी इन्वेंट्री लेखांकन गाइड और लैंडेड कॉस्ट गाइड देखें।
- स्टॉक की खरीद। स्टॉक के लिए आपूर्तिकर्ता के इनवॉइस, इकाइयाँ बिकने तक, इन्वेंट्री यानी एक परिसंपत्ति में जुड़ते हैं।
- गिफ्ट कार्ड। गिफ्ट कार्ड की बिक्री वह पैसा है जो आप पर ग्राहक के लिए उत्पादों के रूप में बकाया है। कार्ड रिडीम होने पर यह राजस्व बनता है।
- चार्जबैक। विवादित ऑर्डर और उसका शुल्क बाद के किसी पेआउट से कटता है। दोनों दर्ज करें, और अगर आप विवाद जीतते हैं तो रिवर्सल भी।
- विज्ञापन खर्च और अन्य परिचालन लागतें। Meta, Google और TikTok के शुल्क, कॉन्ट्रैक्टर, सॉफ़्टवेयर और वेयरहाउस की लागतें।
Shopify लेखांकन सॉफ़्टवेयर: मुख्य सेटअप
Shopify स्टोर के लिए लेखांकन सेट अप करने के तीन आम तरीके हैं। हर एक में जनरल लेजर की ज़रूरत होती है। इनमें अंतर यह है कि पेआउट डेटा उस तक कैसे पहुँचता है और मासिक काम कौन करता है।
पेआउट कनेक्टर के साथ QuickBooks या Xero
QuickBooks Online और Xero सामान्य लेखांकन प्रोडक्ट हैं, जिन्हें पहले से जानने वाले लेखाकारों के बड़े नेटवर्क मौजूद हैं। इनमें से कोई भी अपने आप Shopify पेआउट को उसके हिस्सों में नहीं बाँटता, इसलिए अधिकांश स्टोर एक कनेक्टर जोड़ते हैं। A2X, Link My Books और Synder Shopify सेटलमेंट पढ़ते हैं और QuickBooks या Xero में सारांश प्रविष्टियाँ दर्ज करते हैं।
यह सेटअप उस स्टोर के लिए उपयुक्त है जिसका लेखाकार पहले से QuickBooks या Xero में काम करता है। बदले में आपको दो सब्सक्रिप्शन, उनके बीच एक मैपिंग जिसे बनाए रखना होता है, और ऐसी कनेक्टर कीमत संभालनी होती है जो आमतौर पर ऑर्डर की संख्या बढ़ने के साथ बढ़ती है।
ई-कॉमर्स बहीखाता सेवा
Finaloop जैसी सेवाएँ ई-कॉमर्स लेखांकन सॉफ़्टवेयर को आपके लिए किए जाने वाले बहीखाता काम के साथ जोड़ती हैं। ये उन मालिकों के लिए उपयुक्त हैं जो मासिक काम किसी और को सौंपना चाहते हैं। ज़्यादा मासिक लागत की उम्मीद रखें, और जाँचें कि राजस्व बढ़ने पर कीमत कैसे बदलती है और हर स्तर पर क्या शामिल है।
अंतर्निहित पेआउट मिलान वाला ई-कॉमर्स लेजर
Nummbas-FO आपकी तय सीमाओं के भीतर नियमित लेन-देन दर्ज कर सकता है और आपकी समीक्षा के लिए महीने के अंत की तैयारी कर सकता है। आप बहीखाता खुद कर सकते हैं या अपने लेखाकार को उन्हीं बहीखातों में काम करने के लिए आमंत्रित कर सकते हैं। अगर आपका लेखाकार QuickBooks Online या Xero पसंद करता है, तो Nummbas इसके बजाय हर पेआउट को सारांश के रूप में उनमें भेज सकता है।
हर सेटअप की लागत
| उत्पाद | अमेरिका में मासिक कीमत | कीमत किससे बढ़ती है |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | $38 से। इन्वेंट्री ट्रैकिंग $140 वाले Plus प्लान से शुरू होती है। | उपयोगकर्ता और फ़ीचर |
| Xero | $27 से, 20 इनवॉइस और 5 बिल की सीमा के साथ। Growing $59 का है और कई मुद्राओं वाला Established $97 का। | आपके द्वारा चुना गया प्लान |
| A2X | 200 ऑर्डर तक के लिए $29 से। बेचे गए माल की लागत Basic प्लान से शुरू होती है। | प्रति माह ऑर्डर |
| Link My Books | एक बिक्री चैनल के लिए $20 से | ऑर्डर और चैनलों की संख्या |
| Synder | 500 सिंक किए गए लेन-देन के लिए $65 से। बेचे गए माल की लागत $129 से शुरू होती है। | सिंक किए गए लेन-देन |
| Finaloop | $1 मिलियन तक के वार्षिक राजस्व वाले ब्रांडों के लिए Starter $245 का है | राजस्व और सेवाएँ |
| Nummbas Books | हर Nummbas प्लान में शामिल: Starter $99, Growth $199, Scale $399। इन्वेंट्री लागत निर्धारण Growth और Scale पर उपलब्ध है। | आपके द्वारा चुना गया प्लान, ऑर्डर की संख्या नहीं |
कीमतें नवंबर 2026 तक की, मासिक बिलिंग वाली अमेरिकी सूची कीमतें हैं, शुरुआती छूट से पहले। कनेक्टर का भुगतान QuickBooks या Xero के ऊपर अलग से होता है, इसलिए 500 ऑर्डर पर QuickBooks Plus और बेचे गए माल की लागत वाले A2X प्लान का कुल खर्च लगभग $190 प्रति माह आता है।
Shopify के लिए मासिक बहीखाता दिनचर्या
तिमाही में एक बार पिछड़ा काम निपटाने की तुलना में, हर सप्ताह थोड़ी देर की आदत और महीने के अंत की क्लोजिंग से बहीखाता आसान रहता है।
हर सप्ताह- हर Shopify Payments पेआउट का उसकी बैंक जमा से मिलान करें और जाँचें कि क्लियरिंग खाता शून्य पर लौट आया है।
- आपूर्तिकर्ता बिल दर्ज करें और कार्ड से चुकाई गई हर चीज़ की रसीद संलग्न करें।
- कोई भी बैंक पंक्ति जो अभी तक वर्गीकृत नहीं हुई है, उसकी समीक्षा करें।
- हर बैंक खाते, कार्ड और भुगतान गेटवे का उसके स्टेटमेंट से मिलान करें।
- दो महीनों में फैले किसी भी पेआउट को बाँटें ताकि हर महीने में उसकी अपनी बिक्री रहे।
- बिकी इकाइयों के लिए बेचे गए माल की लागत दर्ज करें और अपनी इन्वेंट्री का मूल्य जाँचें।
- देय बिक्री कर की तुलना उससे करें जो आपने वसूला और जो Shopify ने आपकी ओर से जमा किया।
- लाभ और हानि विवरण में कुछ भी असामान्य हो, जैसे रिफंड में अचानक उछाल या कोई छूटा हुआ विज्ञापन बिल, तो उसकी समीक्षा करें।
- महीने को क्लोज करें ताकि पिछले आंकड़े किसी के ध्यान में आए बिना बदल न सकें।
Shopify के लिए बुककीपर या लेखाकार कब रखें
कई मालिक शुरुआती वर्षों में अपने बहीखाते खुद रखते हैं। इनमें से कोई बात सच हो तो मदद लें:
- आप अमेरिका के कई राज्यों या कई देशों में बेचते हैं और पक्का नहीं जानते कि आप पर कहाँ बिक्री कर, VAT या GST बनता है।
- आपके पास काफ़ी इन्वेंट्री है और आपको अपने टैक्स रिटर्न के लिए बेचे गए माल की सटीक लागत चाहिए।
- पेआउट अब जमा राशि से मेल नहीं खाते और आप कारण नहीं ढूँढ पा रहे।
- आप पूंजी जुटा रहे हैं, ऋण के लिए आवेदन कर रहे हैं या व्यवसाय बेचने की तैयारी कर रहे हैं।
- मासिक क्लोजिंग में आपको एक दिन से ज़्यादा लगता है।
Shopify लेखांकन से जुड़े अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या Shopify में अंतर्निहित लेखांकन सॉफ़्टवेयर है?
नहीं। Shopify बिक्री, पेआउट और कर रिपोर्टें देता है, जो आपके बहीखातों के लिए स्रोत डेटा हैं। बैंक खातों का मिलान करने, बिल और इन्वेंट्री दर्ज करने, और लाभ और हानि विवरण व बैलेंस शीट बनाने के लिए आपको फिर भी लेखांकन सॉफ़्टवेयर चाहिए।
Shopify स्टोर के लिए सबसे अच्छा लेखांकन सॉफ़्टवेयर कौन-सा है?
यह इस पर निर्भर करता है कि आप कैसे काम करते हैं। A2X जैसे कनेक्टर के साथ QuickBooks Online या Xero उस स्टोर के लिए उपयुक्त है जिसका लेखाकार पहले से इनका उपयोग करता है। बहीखाता सेवा उन मालिकों के लिए उपयुक्त है जो चाहते हैं कि काम उनके लिए कोई और करे। Nummbas Books उन मालिकों के लिए उपयुक्त है जो पेआउट मिलान, बहीखाता और इन्वेंट्री लागत निर्धारण एक ही प्रोडक्ट में, ऐसी कीमत पर चाहते हैं जो ऑर्डर की संख्या के साथ नहीं बढ़ती।
मैं अपने बहीखातों में Shopify पेआउट कैसे दर्ज करूँ?
हर पेआउट को एक क्लियरिंग खाते के ज़रिए दर्ज करें। पेआउट रिपोर्ट से सकल बिक्री, छूट, शिपिंग से आय, बिक्री कर, रिफंड और शुल्क दर्ज करें, फिर अपने बैंक से शुद्ध जमा का मिलान करें। जमा का मिलान होते ही क्लियरिंग खाता शून्य पर लौट आना चाहिए।
क्या Shopify बिक्री कर को आय के रूप में दर्ज करना चाहिए?
नहीं। आप जो बिक्री कर वसूलते हैं, वह कर प्राधिकरण को चुकाया जाने वाला पैसा है, इसलिए चुकाने तक उसे देनदारी के रूप में दर्ज करें। जो कर Shopify आपकी ओर से वसूलता और जमा करता है, जैसे अमेरिका में Shop चैनल के ऑर्डर पर, वह कभी आपके खाते में नहीं पहुँचता और उसे आपकी आय या देनदारी के रूप में दर्ज नहीं करना चाहिए।
क्या मैं Shopify बहीखाता खुद कर सकता हूँ?
हाँ, अगर आप साप्ताहिक दिनचर्या बनाए रखते हैं और आपकी बिक्री एक या दो कर क्षेत्राधिकारों में है। पेआउट बाँटने वाला और श्रेणियाँ सुझाने वाला सॉफ़्टवेयर ज़्यादातर डेटा एंट्री का काम खत्म कर देता है। जैसे-जैसे आपकी इन्वेंट्री, बिक्री कर दायित्व या रिपोर्टिंग की ज़रूरतें बढ़ें, बुककीपर या लेखाकार की मदद लें।
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