ई-कॉमर्स लेखांकन: ऑनलाइन स्टोर के लिए गाइड

ई-कॉमर्स लेखांकन किसी ऑनलाइन स्टोर के वित्त को दर्ज करने, व्यवस्थित करने और उसकी रिपोर्ट बनाने का काम है, ताकि बहीखाते बैंक से मेल खाएँ और वास्तविक लाभ दिखाएँ। इसमें वह सब शामिल है जो किसी भी व्यवसाय के लेखांकन में होता है, साथ ही वे हिस्से भी जो ऑनलाइन बिक्री को अलग बनाते हैं: भुगतान प्रोसेसर के ज़रिए शुद्ध पेआउट के रूप में आने वाली बिक्री, इन्वेंट्री जिसकी लागत तय करनी होती है, कई जगहों का बिक्री कर, रिफंड, और कई बिक्री चैनल जिनका डेटा एक ही बहीखाते में आता है।

ई-कॉमर्स लेखांकन को क्या अलग बनाता है

एक भौतिक दुकान कार्ड से भुगतान लेती है और पैसा आते हुए देखती है। ऑनलाइन स्टोर का पैसा लंबा रास्ता तय करता है:

• पेआउट शुद्ध राशि में होते हैं। Shopify Payments, Stripe, PayPal और मार्केटप्लेस जमा करने से पहले शुल्क, रिफंड और कभी-कभी कर काट लेते हैं। एक जमा राशि में सैकड़ों ऑर्डर हो सकते हैं।
• समय आगे-पीछे हो जाता है। 30 जून को दिए गए ऑर्डर का पेआउट जुलाई में आ सकता है और उसकी डिलीवरी उससे भी बाद में हो सकती है।
• इन्वेंट्री सबसे बड़ी परिसंपत्ति है। महीनों पहले खरीदा गया स्टॉक बिकने पर ही बेचे गए माल की लागत बनता है, और उसकी वास्तविक लागत में माल ढुलाई और आयात शुल्क शामिल होते हैं।
• बिक्री कर इस पर निर्भर करता है कि ग्राहक कहाँ रहते हैं। अलग-अलग राज्यों या देशों में बेचने पर हर उस जगह दायित्व बनते हैं जहाँ आप उसके नियमों की शर्तें पूरी करते हैं।
• कई चैनल एक ही लेजर में दर्ज होते हैं। आपका अपना स्टोर, Amazon, eBay, थोक और पॉप-अप बिक्री, सब अलग-अलग तरीके से रिपोर्ट करते हैं।

अच्छा ई-कॉमर्स लेखांकन इन सबको तीन भरोसेमंद रिपोर्टों में बदल देता है: लाभ और हानि विवरण, बैलेंस शीट और नकदी प्रवाह विवरण।

ऑनलाइन स्टोर को किन खातों की ज़रूरत होती है

आपका खातों का चार्ट उन श्रेणियों की सूची है जिनमें हर लेन-देन को बाँटा जाता है। ऑनलाइन उत्पाद बेचने वाले स्टोर को आमतौर पर कम से कम इनकी ज़रूरत होती है:

नकद या उपार्जन लेखांकन

नकद आधारित लेखांकन बिक्री को तब दर्ज करता है जब पैसा आता है और खर्च को तब जब आप उसका भुगतान करते हैं। उपार्जन लेखांकन उन्हें तब दर्ज करता है जब वे अर्जित या वहन किए जाते हैं, चाहे पैसा कभी भी आए या जाए।

ऑनलाइन बिक्री कब राजस्व मानी जाती है

उपार्जन लेखांकन में, राजस्व आमतौर पर तब मान्य होता है जब ग्राहक को वह चीज़ मिल जाती है जिसके लिए उसने भुगतान किया। अधिकांश स्टोर के लिए इसका मतलब है जब ऑर्डर शिप होता है या डिलीवर होता है, जो आपके लेखाकार द्वारा तय नीति पर निर्भर करता है। इन बिक्रियों को अलग तरीके से दर्ज करना होता है:

• प्रीऑर्डर और बैकऑर्डर। उत्पाद तैयार होने से पहले लिया गया भुगतान वह पैसा है जो डिलीवरी होने तक आप पर ग्राहक का बकाया है।
• गिफ्ट कार्ड। बिक्री से एक देनदारी बनती है। राजस्व तब आता है जब कार्ड रिडीम किया जाता है।
• पहले से भुगतान की गई सदस्यताएँ। अग्रिम भुगतान वाला बारह महीने का प्लान महीने-दर-महीने अर्जित होता है।
• वापसी। रिफंड उसी महीने में राजस्व घटाते हैं जिसमें वे होते हैं। अगर वापसी अक्सर होती है, तो कुछ स्टोर संभावित वापसी का अनुमान भी दर्ज करते हैं।
• मार्केटप्लेस बिक्री। Amazon और अन्य मार्केटप्लेस अपनी सेटलमेंट रिपोर्ट में सकल बिक्री, शुल्क और रिफंड दिखाते हैं। शुद्ध भुगतान नहीं, बल्कि उसके हिस्से दर्ज करें।

इन्वेंट्री और बेचे गए माल की लागत

इन्वेंट्री खरीदते समय परिसंपत्ति होती है और बिकने पर बेचे गए माल की लागत बन जाती है। दो निर्णय आंकड़ों को तय करते हैं:

1. एक इकाई की लागत में क्या शामिल होता है। आपूर्तिकर्ता की कीमत, साथ में इनबाउंड माल ढुलाई, आयात शुल्क और स्टॉक को बिक्री के लिए तैयार करने की कोई भी अन्य लागत। इसे लैंडेड कॉस्ट कहते हैं, और इसे छोड़ देने से आपका मार्जिन बढ़ा-चढ़ाकर दिखता है। हमारी लैंडेड कॉस्ट गाइड बताती है कि इसे कैसे आवंटित करें।
2. आप किन इकाइयों को पहले बिका हुआ मानते हैं। पहले आया, पहले गया (FIFO) और भारित औसत लागत ऑनलाइन स्टोर के लिए आम पद्धतियाँ हैं। अपने लेखाकार के साथ एक पद्धति चुनें और उसे लगातार अपनाएँ।

बिक्री कर, VAT और GST

ग्राहकों से वसूला गया बिक्री कर आय नहीं है। यह वह पैसा है जो आप कर प्राधिकरण के लिए रखते हैं, और रिटर्न फ़ाइल करने और भुगतान करने तक इसे देनदारी के रूप में दर्ज किया जाता है। आप पर कर कहाँ बनता है, यह तय करने वाले नियम हर देश में और अमेरिका में हर राज्य में अलग होते हैं।

कई जगहों पर मार्केटप्लेस, मार्केटप्लेस फ़ैसिलिटेटर के रूप में, आपकी ओर से कर वसूलता और जमा करता है। उदाहरण के लिए, Shopify अमेरिका में Shop चैनल के ऑर्डर के लिए ऐसा करता है। वह कर कभी आपके खाते में नहीं पहुँचता, इसलिए उसे आपकी आय या देनदारियों में नहीं दिखना चाहिए। हर बिक्री पर किस चैनल ने कर संभाला, इसका रिकॉर्ड रखें ताकि आपके रिटर्न मेल खाएँ।

ऑनलाइन स्टोर के लिए मासिक क्लोजिंग

महीने को क्लोज करने का मतलब है यह जाँचना कि बहीखाते पूरे और सही हैं, और फिर उन्हें लॉक करना। ऑनलाइन स्टोर के लिए एक व्यावहारिक क्लोजिंग:

1. हर बैंक खाते, क्रेडिट कार्ड और भुगतान प्रोसेसर का उसके स्टेटमेंट से मिलान करें।
2. पुष्टि करें कि हर प्रोसेसर और मार्केटप्लेस का क्लियरिंग खाता शून्य पर लौट आया है या उसकी शेष राशि का कारण स्पष्ट है।
3. बेचे गए माल की लागत दर्ज करें और इन्वेंट्री मूल्य की अपने स्टॉक रिकॉर्ड से जाँच करें।
4. देर से आए बिल और ऐसे खर्च दर्ज करें जो आपने निजी तौर पर चुकाए और जिनकी भरपाई व्यवसाय को करनी है।
5. देय बिक्री कर की तुलना उससे करें जो आपने वसूला और जो मार्केटप्लेस ने जमा किया।
6. लाभ और हानि विवरण और बैलेंस शीट में कुछ भी असामान्य हो तो उसकी समीक्षा करें।
7. महीने को लॉक करें ताकि पिछले आंकड़े किसी के ध्यान में आए बिना बदल न सकें।

हर महीने देखी जाने वाली रिपोर्टें

• लाभ और हानि विवरण। राजस्व, बेचे गए माल की लागत, सकल मार्जिन और परिचालन व्यय। अगर आप एक से अधिक जगह बेचते हैं तो इसे चैनल के अनुसार पढ़ें। ई-कॉमर्स P&L पढ़ने पर हमारी गाइड हर पंक्ति समझाती है।
• बैलेंस शीट। महीने के अंत में व्यवसाय के पास क्या है और उस पर क्या बकाया है, जिसमें इन्वेंट्री, देय बिक्री कर और बकाया गिफ्ट कार्ड शामिल हैं।
• नकदी प्रवाह विवरण। आपका बैंक बैलेंस क्यों बदला, जो तब मायने रखता है जब लाभ और बैंक बैलेंस मेल नहीं खाते।

क्या आपको ई-कॉमर्स लेखाकार की ज़रूरत है?

बुककीपर हर महीने लेन-देन दर्ज करता है और खातों का मिलान करता है। लेखाकार या CPA कर पर सलाह देता है, वर्ष के अंत के वित्तीय विवरण और रिटर्न तैयार करता है, और व्यवसाय के ढाँचे व योजना में मदद करता है। ब्रांड बढ़ने पर अंशकालिक CFO पूर्वानुमान और फ़ंडिंग पर ध्यान देता है।

ई-कॉमर्स लेखांकन सॉफ़्टवेयर

ई-कॉमर्स लेखांकन से जुड़े अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

ई-कॉमर्स लेखांकन क्या है?

ई-कॉमर्स लेखांकन किसी ऑनलाइन स्टोर के वित्त को दर्ज करना और उसकी रिपोर्ट बनाना है: हर चैनल से बिक्री, भुगतान प्रोसेसर शुल्क, रिफंड, इन्वेंट्री और बेचे गए माल की लागत, बिक्री कर और परिचालन व्यय। इसका लक्ष्य ऐसे बहीखाते हैं जो बैंक से मेल खाएँ, और लाभ का ऐसा आंकड़ा जिस पर आप भरोसा कर सकें।

ई-कॉमर्स लेखांकन सामान्य लेखांकन से कैसे अलग है?

सिद्धांत वही हैं, लेकिन ऑनलाइन स्टोर प्रोसेसर और मार्केटप्लेस से शुद्ध पेआउट के रूप में पैसा पाते हैं, इन्वेंट्री रखते हैं, कई जगहों के लिए बिक्री कर वसूलते हैं और अक्सर कई चैनलों से बेचते हैं। इनमें से हर एक के लिए अलग खाते और मिलान के चरण चाहिए।

ई-कॉमर्स व्यवसाय को नकद या उपार्जन लेखांकन में से किसका उपयोग करना चाहिए?

इन्वेंट्री रखने वाले स्टोर के लिए उपार्जन लेखांकन हर महीने की ज़्यादा सही तस्वीर देता है, क्योंकि यह उत्पाद लागतों को उसी महीने से जोड़ता है जिसमें उत्पाद बिके। आपका लेखाकार पुष्टि करेगा कि कर के लिए आपको कौन-सी पद्धति अपनानी होगी।

ई-कॉमर्स लेखाकार क्या करता है?

ई-कॉमर्स लेखाकार कर, बिक्री कर दायित्वों और इन्वेंट्री लागत निर्धारण पर सलाह देता है, वर्ष के अंत के वित्तीय विवरण और रिटर्न तैयार करता है, और मासिक बहीखातों की समीक्षा करता है। कई लेखाकार नए स्टोर के लिए खातों का चार्ट और पेआउट मिलान भी सेट अप करते हैं।

ऑनलाइन स्टोर कौन-सा लेखांकन सॉफ़्टवेयर इस्तेमाल करते हैं?

QuickBooks Online और Xero सबसे आम सामान्य प्रोडक्ट हैं, जिनके साथ आमतौर पर A2X जैसा पेआउट कनेक्टर होता है। Nummbas Books जैसे ई-कॉमर्स लेखांकन सॉफ़्टवेयर में पेआउट मिलान, बहीखाता और इन्वेंट्री लागत निर्धारण एक ही प्रोडक्ट में शामिल हैं।