E-commerceboekhouding: een gids voor webwinkels

E-commerceboekhouding is het vastleggen, ordenen en rapporteren van de financiën van een webwinkel, zodat de boekhouding aansluit op de bank en de werkelijke winst laat zien. Het omvat hetzelfde als boekhouding voor elk ander bedrijf, plus de onderdelen die online verkopen anders maken: verkopen die via betaalverwerkers als netto-uitbetalingen binnenkomen, voorraad waarvan de kostprijs moet worden bepaald, omzetbelasting op veel verschillende plaatsen, terugbetalingen, en meerdere verkoopkanalen die in één boekhouding samenkomen.

Wat e-commerceboekhouding anders maakt

Een fysieke winkel ontvangt een kaartbetaling en ziet het geld binnenkomen. Het geld van een webwinkel legt een langere weg af:

• Uitbetalingen zijn netto. Shopify Payments, Stripe, PayPal en marktplaatsen houden kosten, terugbetalingen en soms belasting in voordat ze uitbetalen. Eén storting kan honderden bestellingen bevatten.
• De timing verschuift. Een bestelling die op 30 juni is geplaatst, kan in juli worden uitbetaald en nog later worden geleverd.
• Voorraad is het grootste actief. Voorraad die maanden geleden is ingekocht, wordt pas kostprijs van de verkochte goederen wanneer die wordt verkocht, en de werkelijke kostprijs omvat vracht en invoerrechten.
• Omzetbelasting hangt af van waar klanten wonen. Als u in meerdere staten of landen verkoopt, krijgt u verplichtingen op elke plaats waar u onder de regels van die plaats valt.
• Meerdere kanalen voeden één grootboek. Uw eigen winkel, Amazon, eBay, groothandel en pop-upverkopen rapporteren elk op hun eigen manier.

Goede e-commerceboekhouding maakt van dit alles drie betrouwbare rapporten: een winst-en-verliesrekening, een balans en een kasstroomoverzicht.

De rekeningen die een webwinkel nodig heeft

Uw rekeningschema is de lijst met categorieën waarin elke transactie wordt ingedeeld. Een winkel die online producten verkoopt, heeft meestal minimaal deze nodig:

Kasboekhouding of accrualboekhouding

Kasboekhouding legt een verkoop vast wanneer het geld binnenkomt en een uitgave wanneer u die betaalt. Accrualboekhouding legt ze vast wanneer ze zijn verdiend of gemaakt, ongeacht wanneer het geld wordt overgemaakt.

Wanneer een online verkoop als omzet telt

Bij accrualboekhouding wordt omzet doorgaans verantwoord wanneer de klant ontvangt waarvoor die heeft betaald. Voor de meeste winkels betekent dat wanneer de bestelling wordt verzonden of geleverd, afhankelijk van het beleid dat uw accountant vaststelt. Deze verkopen vragen een andere behandeling:

• Voorbestellingen en naleveringen. Een betaling die u ontvangt voordat het product bestaat, is geld dat u de klant verschuldigd bent totdat u levert.
• Cadeaukaarten. De verkoop creëert een verplichting. De omzet volgt wanneer de kaart wordt ingewisseld.
• Vooruitbetaalde abonnementen. Een vooraf betaald abonnement van twaalf maanden wordt maand voor maand verdiend.
• Retouren. Terugbetalingen verlagen de omzet in de maand waarin ze plaatsvinden. Bij veel retouren boeken sommige winkels ook een schatting voor verwachte retouren.
• Marktplaatsverkopen. Amazon en andere marktplaatsen rapporteren brutoverkopen, kosten en terugbetalingen in hun afrekeningsrapporten. Boek de afzonderlijke onderdelen, niet de nettobetaling.

Voorraad en kostprijs van de verkochte goederen

Voorraad begint als actief wanneer u die inkoopt en wordt kostprijs van de verkochte goederen wanneer die wordt verkocht. Twee beslissingen bepalen de cijfers:

1. Wat er in de kostprijs van een eenheid zit. De leveranciersprijs plus inkomende vracht, invoerrechten en alle andere kosten om voorraad verkoopklaar te maken. Dit is de landed cost, en als u die weglaat, overschat u uw marge. Onze gids voor landed cost legt uit hoe u die toerekent.
2. Welke eenheden u als eerste verkocht beschouwt. First in, first out (FIFO) en gewogen gemiddelde kostprijs zijn de gangbare methoden voor webwinkels. Kies er samen met uw accountant één en pas die consequent toe.

Omzetbelasting, btw en GST

Omzetbelasting die u van klanten int, is geen opbrengst. Het is geld dat u voor de belastingdienst beheert, geboekt als verplichting totdat u aangifte doet en betaalt. De regels die bepalen waar u die verschuldigd bent, verschillen per land en in de Verenigde Staten per staat.

Op veel plaatsen int de marktplaats de belasting en draagt die voor u af als marktplaatsfacilitator. Shopify doet dit bijvoorbeeld voor bestellingen via het Shop-kanaal in de Verenigde Staten. Die belasting komt nooit op uw rekening, dus hoort die niet in uw opbrengsten of verplichtingen te staan. Houd per verkoop bij welk kanaal de belasting heeft afgehandeld, zodat uw aangiften kloppen.

De maandafsluiting voor een webwinkel

De maand afsluiten betekent controleren of de boekhouding volledig en juist is, en die daarna vergrendelen. Een praktische afsluiting voor een webwinkel:

1. Stem elke bankrekening, creditcard en betaalverwerker af op het bijbehorende afschrift.
2. Controleer of elke verrekeningsrekening van betaalverwerkers en marktplaatsen weer op nul staat of verklaard is.
3. Boek de kostprijs van de verkochte goederen en controleer de voorraadwaarde tegen uw voorraadadministratie.
4. Boek inkoopfacturen die laat binnenkwamen en privé betaalde uitgaven die het bedrijf moet terugbetalen.
5. Controleer de te betalen omzetbelasting tegen wat u hebt geïnd en wat marktplaatsen hebben afgedragen.
6. Controleer de winst-en-verliesrekening en de balans op ongebruikelijke posten.
7. Vergrendel de maand zodat eerdere cijfers niet ongemerkt kunnen veranderen.

Rapporten om elke maand te controleren

• Winst-en-verliesrekening. Omzet, kostprijs van de verkochte goederen, brutomarge en bedrijfskosten. Bekijk die per kanaal als u op meer dan één plek verkoopt. Onze gids over het lezen van een winst-en-verliesrekening voor e-commerce legt elke regel uit.
• Balans. Wat het bedrijf aan het einde van de maand bezit en verschuldigd is, inclusief voorraad, te betalen omzetbelasting en uitstaande cadeaukaarten.
• Kasstroomoverzicht. Waarom uw banksaldo is veranderd, wat belangrijk is wanneer winst en banksaldo niet met elkaar overeenkomen.

Hebt u een e-commerceaccountant nodig?

Een boekhouder boekt transacties en stemt elke maand de rekeningen af. Een accountant of CPA adviseert over belastingen, stelt de jaarrekening en aangiften op en helpt met structuur en planning. Een parttime CFO richt zich op prognoses en financiering naarmate een merk groeit.

Boekhoudsoftware voor e-commerce

Veelgestelde vragen over e-commerceboekhouding

Wat is e-commerceboekhouding?

E-commerceboekhouding is het vastleggen en rapporteren van de financiën van een webwinkel: verkopen per kanaal, kosten van betaalverwerkers, terugbetalingen, voorraad en kostprijs van de verkochte goederen, omzetbelasting en bedrijfskosten. Het doel is een boekhouding die aansluit op de bank en een winstcijfer waarop u kunt vertrouwen.

Hoe verschilt e-commerceboekhouding van gewone boekhouding?

De principes zijn hetzelfde, maar webwinkels ontvangen geld als netto-uitbetalingen van betaalverwerkers en marktplaatsen, houden voorraad aan, innen omzetbelasting voor veel plaatsen en verkopen vaak via meerdere kanalen. Elk daarvan vraagt om eigen rekeningen en afstemmingsstappen.

Moet een e-commercebedrijf kasboekhouding of accrualboekhouding gebruiken?

Accrualboekhouding geeft een getrouwer maandbeeld voor een winkel met voorraad, omdat die de productkosten koppelt aan de maand waarin de producten zijn verkocht. Uw accountant bevestigt welke methode u voor de belastingaangifte moet gebruiken.

Wat doet een e-commerceaccountant?

Een e-commerceaccountant adviseert over belastingen, verplichtingen voor omzetbelasting en voorraadwaardering, stelt de jaarrekening en aangiften op en controleert de maandelijkse boekhouding. Velen richten ook het rekeningschema en de afstemming van uitbetalingen in voor een nieuwe winkel.

Welke boekhoudsoftware gebruiken webwinkels?

QuickBooks Online en Xero zijn de meest gebruikte algemene producten, meestal met een uitbetalingsconnector zoals A2X. Boekhoudsoftware voor e-commerce zoals Nummbas Books combineert afstemming van uitbetalingen, boekhouding en voorraadwaardering in één product.