Contabilità ecommerce: guida per negozi online

La contabilità ecommerce consiste nel registrare, organizzare e rendicontare le finanze di un negozio online, in modo che i conti corrispondano alla banca e mostrino il profitto reale. Copre gli stessi ambiti della contabilità di qualsiasi attività, più gli aspetti che rendono diversa la vendita online: vendite che arrivano dai processori di pagamento come accrediti netti, scorte di cui va calcolato il costo, imposta sulle vendite in molte giurisdizioni, rimborsi e diversi canali di vendita che confluiscono in un'unica contabilità.

Cosa rende diversa la contabilità ecommerce

Un negozio fisico riceve un pagamento con carta e vede arrivare il denaro. Il denaro di un negozio online fa un percorso più lungo:

• Gli accrediti sono netti. Shopify Payments, Stripe, PayPal e i marketplace trattengono commissioni, rimborsi e talvolta imposte prima di versare il denaro. Un solo versamento può contenere centinaia di ordini.
• Le tempistiche si spostano. Un ordine effettuato il 30 giugno può essere accreditato a luglio e consegnato ancora più tardi.
• Il magazzino è l'attività più grande. Le scorte acquistate mesi prima diventano costo del venduto solo quando vengono vendute, e il loro costo reale include trasporto e dazi.
• L'imposta sulle vendite dipende da dove vivono i clienti. Vendere in più stati o paesi crea obblighi in ogni luogo in cui rientri nei requisiti previsti.
• Diversi canali alimentano un unico libro mastro. Il tuo negozio, Amazon, eBay, le vendite all'ingrosso e quelle nei pop-up store riportano i dati ciascuno in modo diverso.

Una buona contabilità ecommerce trasforma tutto questo in tre report affidabili: conto economico, stato patrimoniale e rendiconto finanziario.

I conti di cui ha bisogno un negozio online

Il piano dei conti è l'elenco delle categorie in cui viene classificata ogni transazione. Un negozio che vende prodotti online di solito ha bisogno almeno di questi:

Contabilità per cassa o per competenza

La contabilità per cassa registra una vendita quando arriva il denaro e una spesa quando la paghi. La contabilità per competenza le registra quando vengono maturate o sostenute, indipendentemente da quando si muove il denaro.

Quando una vendita online diventa ricavo

Con la contabilità per competenza, il ricavo viene generalmente riconosciuto quando il cliente riceve ciò che ha pagato. Per la maggior parte dei negozi significa quando l'ordine viene spedito o consegnato, in base al criterio stabilito dal tuo commercialista. Queste vendite richiedono un trattamento diverso:

• Preordini e ordini in arretrato. Un pagamento ricevuto prima che il prodotto esista è denaro che devi al cliente fino alla consegna.
• Carte regalo. La vendita crea una passività. Il ricavo arriva quando la carta viene utilizzata.
• Abbonamenti pagati in anticipo. Un piano di dodici mesi pagato in anticipo matura mese per mese.
• Resi. I rimborsi riducono i ricavi nel mese in cui avvengono. Se i resi sono frequenti, alcuni negozi registrano anche una stima dei resi previsti.
• Vendite sui marketplace. Amazon e gli altri marketplace riportano vendite lorde, commissioni e rimborsi nei loro report di liquidazione. Registra le singole componenti, non il pagamento netto.

Magazzino e costo del venduto

Le scorte nascono come attività quando le acquisti e diventano costo del venduto quando vengono vendute. Due decisioni determinano i numeri:

1. Cosa entra nel costo di un'unità. Il prezzo del fornitore più trasporto in entrata, dazi e ogni altro costo necessario per rendere le scorte pronte alla vendita. Questo è il costo di arrivo, e se lo trascuri il tuo margine risulta sopravvalutato. La nostra guida al costo di arrivo spiega come ripartirlo.
2. Quali unità si considerano vendute per prime. Il metodo FIFO (primo entrato, primo uscito) e il costo medio ponderato sono i metodi più comuni per i negozi online. Scegline uno con il tuo commercialista e applicalo in modo coerente.

Imposta sulle vendite, IVA e GST

L'imposta sulle vendite riscossa dai clienti non è un ricavo. È denaro che detieni per conto dell'autorità fiscale, registrato come passività finché non presenti la dichiarazione e la versi. Le regole che stabiliscono dove la devi cambiano da paese a paese e, negli Stati Uniti, da stato a stato.

In molti luoghi è il marketplace a riscuotere e versare l'imposta per te, in qualità di marketplace facilitator. Shopify, per esempio, lo fa per gli ordini del canale Shop negli Stati Uniti. Quell'imposta non arriva mai sul tuo conto, quindi non deve comparire né tra i tuoi ricavi né tra le passività. Tieni traccia di quale canale ha gestito l'imposta su ogni vendita, così le tue dichiarazioni corrispondono.

La chiusura mensile per un negozio online

Chiudere il mese significa verificare che la contabilità sia completa e corretta, e poi bloccarla. Una chiusura pratica per un negozio online:

1. Riconcilia ogni conto bancario, carta di credito e processore di pagamento con il relativo estratto conto.
2. Verifica che ogni conto di compensazione di processori e marketplace sia tornato a zero o abbia una spiegazione.
3. Registra il costo del venduto e confronta il valore del magazzino con i tuoi registri delle scorte.
4. Registra le fatture arrivate in ritardo e le spese pagate di tasca tua che l'attività deve rimborsarti.
5. Confronta l'imposta sulle vendite da versare con quanto hai riscosso e quanto hanno versato i marketplace.
6. Esamina il conto economico e lo stato patrimoniale alla ricerca di anomalie.
7. Blocca il mese in modo che i dati precedenti non possano cambiare senza che nessuno se ne accorga.

I report da esaminare ogni mese

• Conto economico. Ricavi, costo del venduto, margine lordo e spese operative. Leggilo per canale se vendi in più posti. La nostra guida alla lettura del conto economico di un ecommerce spiega ogni voce.
• Stato patrimoniale. Ciò che l'attività possiede e deve a fine mese, inclusi magazzino, imposta sulle vendite da versare e carte regalo in circolazione.
• Rendiconto finanziario. Perché il saldo bancario è cambiato, un aspetto importante quando profitto e saldo bancario non coincidono.

Ti serve un commercialista per l'ecommerce?

Un contabile registra le transazioni e riconcilia i conti ogni mese. Un commercialista o CPA ti consiglia sulle imposte, prepara il bilancio e le dichiarazioni di fine anno e ti aiuta con la struttura e la pianificazione. Un CFO a tempo parziale si concentra su previsioni e finanziamenti man mano che il brand cresce.

Software di contabilità ecommerce

Domande frequenti sulla contabilità ecommerce

Che cos'è la contabilità ecommerce?

La contabilità ecommerce consiste nel registrare e rendicontare le finanze di un negozio online: vendite da ogni canale, commissioni dei processori di pagamento, rimborsi, magazzino e costo del venduto, imposta sulle vendite e spese operative. Il suo obiettivo è una contabilità che corrisponda alla banca e un profitto su cui puoi contare.

In cosa la contabilità ecommerce è diversa dalla contabilità tradizionale?

I principi sono gli stessi, ma i negozi online ricevono il denaro come accrediti netti da processori e marketplace, gestiscono un magazzino, riscuotono l'imposta sulle vendite per molte giurisdizioni e spesso vendono attraverso diversi canali. Ognuno di questi aspetti richiede conti e passaggi di riconciliazione specifici.

Un'attività ecommerce dovrebbe usare la contabilità per cassa o per competenza?

La contabilità per competenza offre un quadro mensile più fedele per un negozio con un magazzino, perché attribuisce i costi dei prodotti al mese in cui i prodotti sono stati venduti. Il tuo commercialista ti confermerà quale metodo devi usare ai fini fiscali.

Cosa fa un commercialista per l'ecommerce?

Un commercialista per l'ecommerce ti consiglia su imposte, obblighi relativi all'imposta sulle vendite e valutazione delle giacenze, prepara il bilancio e le dichiarazioni di fine anno e rivede la contabilità mensile. Molti impostano anche il piano dei conti e la riconciliazione degli accrediti per un nuovo negozio.

Quale software di contabilità usano i negozi online?

QuickBooks Online e Xero sono i prodotti generici più diffusi, di solito con un connettore per gli accrediti come A2X. Un software di contabilità ecommerce come Nummbas Books include riconciliazione degli accrediti, contabilità e valutazione delle giacenze in un unico prodotto.