Comptabilité e-commerce : guide pour les boutiques en ligne

La comptabilité e-commerce consiste à enregistrer, organiser et présenter les finances d'une boutique en ligne pour que les comptes concordent avec la banque et reflètent le bénéfice réel. Elle couvre le même champ que la comptabilité de toute entreprise, avec en plus ce qui distingue la vente en ligne : des ventes qui arrivent par les processeurs de paiement sous forme de versements nets, des stocks à valoriser, la taxe de vente dans de nombreux territoires, les remboursements et plusieurs canaux de vente qui alimentent une seule comptabilité.

Ce qui distingue la comptabilité e-commerce

Une boutique physique encaisse un paiement par carte et voit l'argent arriver. L'argent d'une boutique en ligne suit un chemin plus long :

• Les versements sont nets. Shopify Payments, Stripe, PayPal et les places de marché déduisent les frais, les remboursements et parfois les taxes avant de verser les fonds. Un seul dépôt peut regrouper des centaines de commandes.
• Les dates se décalent. Une commande passée le 30 juin peut être versée en juillet et livrée plus tard encore.
• Le stock est le principal actif. Un stock acheté il y a plusieurs mois ne devient du coût des marchandises vendues qu'au moment de sa vente, et son coût réel inclut le fret et les droits de douane.
• La taxe de vente dépend du lieu de résidence des clients. Vendre dans plusieurs États ou pays crée des obligations dans chaque territoire dont vous remplissez les critères.
• Plusieurs canaux alimentent un seul grand livre. Votre propre boutique, Amazon, eBay, la vente en gros et les ventes éphémères produisent chacun des rapports différents.

Une bonne comptabilité e-commerce transforme tout cela en trois rapports fiables : un compte de résultat, un bilan et un tableau des flux de trésorerie.

Les comptes dont une boutique en ligne a besoin

Votre plan comptable est la liste des catégories dans lesquelles chaque transaction est classée. Une boutique qui vend des produits en ligne a généralement besoin au minimum de celles-ci :

Comptabilité de trésorerie ou d'exercice

La comptabilité de trésorerie enregistre une vente lorsque l'argent arrive et une charge lorsque vous la payez. La comptabilité d'exercice les enregistre lorsqu'elles sont acquises ou engagées, quel que soit le moment où l'argent circule.

Quand une vente en ligne devient du chiffre d'affaires

En comptabilité d'exercice, le chiffre d'affaires est généralement constaté lorsque le client reçoit ce qu'il a payé. Pour la plupart des boutiques, cela correspond à l'expédition ou à la livraison de la commande, selon la règle fixée par votre comptable. Ces ventes nécessitent un traitement différent :

• Précommandes et commandes en attente de stock. Un paiement encaissé avant que le produit n'existe est une somme que vous devez au client jusqu'à la livraison.
• Cartes-cadeaux. La vente crée un passif. Le chiffre d'affaires est constaté lorsque la carte est utilisée.
• Abonnements payés d'avance. Un abonnement de douze mois payé d'avance est acquis mois par mois.
• Retours. Les remboursements réduisent le chiffre d'affaires du mois où ils ont lieu. Si les retours sont fréquents, certaines boutiques enregistrent aussi une estimation des retours attendus.
• Ventes sur les places de marché. Amazon et les autres places de marché indiquent les ventes brutes, les frais et les remboursements dans leurs rapports de règlement. Enregistrez chaque composante, pas le paiement net.

Stocks et coût des marchandises vendues

Le stock est un actif au moment de l'achat et devient du coût des marchandises vendues lorsqu'il est vendu. Deux décisions déterminent les chiffres :

1. Ce qui entre dans le coût d'une unité. Le prix fournisseur, plus le fret entrant, les droits de douane et tout autre coût nécessaire pour rendre le stock vendable. C'est le coût rendu, et l'omettre surestime votre marge. Notre guide des coûts rendus explique comment le répartir.
2. Quelles unités sont considérées comme vendues en premier. Le premier entré, premier sorti (FIFO) et le coût moyen pondéré sont les méthodes courantes pour les boutiques en ligne. Choisissez-en une avec votre comptable et appliquez-la de manière constante.

Taxe de vente, TVA et GST

La taxe de vente collectée auprès des clients n'est pas un revenu. C'est de l'argent que vous détenez pour l'administration fiscale, enregistré comme un passif jusqu'à ce que vous la déclariez et la payiez. Les règles qui déterminent où vous la devez varient selon les pays et, aux États-Unis, selon les États.

Dans de nombreux territoires, la place de marché collecte et reverse la taxe pour vous en tant que facilitateur de place de marché. Shopify le fait par exemple pour les commandes du canal Shop aux États-Unis. Cette taxe n'arrive jamais sur votre compte : elle ne doit donc figurer ni dans vos revenus ni dans vos passifs. Notez quel canal a géré la taxe de chaque vente afin que vos déclarations concordent.

La clôture mensuelle d'une boutique en ligne

Clôturer le mois consiste à vérifier que la comptabilité est complète et exacte, puis à la verrouiller. Une clôture pratique pour une boutique en ligne :

1. Rapprochez chaque compte bancaire, carte de crédit et processeur de paiement de son relevé.
2. Vérifiez que chaque compte de compensation de processeur et de place de marché est revenu à zéro ou que son solde est expliqué.
3. Enregistrez le coût des marchandises vendues et comparez la valeur du stock à vos registres de stock.
4. Enregistrez les factures arrivées en retard et les dépenses payées à titre personnel que l'entreprise doit rembourser.
5. Comparez la taxe de vente à payer avec ce que vous avez collecté et ce que les places de marché ont reversé.
6. Examinez le compte de résultat et le bilan pour repérer toute anomalie.
7. Verrouillez le mois pour que les chiffres antérieurs ne puissent pas changer sans que personne ne le remarque.

Les rapports à examiner chaque mois

• Compte de résultat. Chiffre d'affaires, coût des marchandises vendues, marge brute et charges d'exploitation. Lisez-le par canal si vous vendez à plusieurs endroits. Notre guide pour lire un compte de résultat e-commerce explique chaque ligne.
• Bilan. Ce que l'entreprise possède et doit en fin de mois, y compris les stocks, la taxe de vente à payer et les cartes-cadeaux en circulation.
• Tableau des flux de trésorerie. Pourquoi votre solde bancaire a changé, ce qui compte lorsque le bénéfice et le solde bancaire ne concordent pas.

Avez-vous besoin d'un expert-comptable e-commerce ?

Un aide-comptable enregistre les transactions et rapproche les comptes chaque mois. Un expert-comptable ou un CPA conseille sur la fiscalité, prépare les états financiers et les déclarations de fin d'exercice, et aide à la structuration et à la planification. Un directeur financier à temps partiel se concentre sur les prévisions et le financement à mesure qu'une marque se développe.

Logiciels de comptabilité e-commerce

FAQ sur la comptabilité e-commerce

Qu'est-ce que la comptabilité e-commerce ?

La comptabilité e-commerce consiste à enregistrer et présenter les finances d'une boutique en ligne : ventes de chaque canal, frais des processeurs de paiement, remboursements, stocks et coût des marchandises vendues, taxe de vente et charges d'exploitation. Son objectif : une comptabilité qui concorde avec la banque et un bénéfice sur lequel vous pouvez compter.

En quoi la comptabilité e-commerce diffère-t-elle de la comptabilité classique ?

Les principes sont les mêmes, mais les boutiques en ligne reçoivent leur argent sous forme de versements nets des processeurs de paiement et des places de marché, détiennent des stocks, collectent la taxe de vente pour de nombreux territoires et vendent souvent sur plusieurs canaux. Chacun de ces éléments nécessite ses propres comptes et étapes de rapprochement.

Une entreprise e-commerce doit-elle utiliser la comptabilité de trésorerie ou d'exercice ?

La comptabilité d'exercice donne une image mensuelle plus fidèle pour une boutique qui détient des stocks, car elle rattache le coût des produits au mois de leur vente. Votre comptable vous confirmera quelle méthode vous devez utiliser pour la fiscalité.

Que fait un expert-comptable e-commerce ?

Un expert-comptable e-commerce conseille sur la fiscalité, les obligations en matière de taxe de vente et la valorisation des stocks, prépare les états financiers et les déclarations de fin d'exercice, et examine la comptabilité mensuelle. Beaucoup mettent aussi en place le plan comptable et le rapprochement des versements pour une nouvelle boutique.

Quels logiciels de comptabilité les boutiques en ligne utilisent-elles ?

QuickBooks Online et Xero sont les produits généralistes les plus courants, généralement associés à un connecteur de versements comme A2X. Les logiciels de comptabilité e-commerce comme Nummbas Books réunissent le rapprochement des versements, la tenue de comptabilité et la valorisation des stocks dans un seul produit.