Contabilidade de e-commerce: guia para lojas online

A contabilidade de e-commerce é o trabalho de registrar, organizar e reportar as finanças de uma loja online para que os livros batam com o banco e mostrem o lucro real. Ela abrange o mesmo terreno da contabilidade de qualquer empresa, mais o que torna a venda online diferente: vendas que chegam pelos processadores de pagamento como repasses líquidos, estoque que precisa ser custeado, imposto sobre vendas em vários lugares, reembolsos e vários canais de venda alimentando uma única contabilidade.

O que torna a contabilidade de e-commerce diferente

Uma loja física recebe um pagamento com cartão e vê o dinheiro entrar. O dinheiro de uma loja online faz um caminho mais longo:

• Os repasses são líquidos. Shopify Payments, Stripe, PayPal e marketplaces descontam taxas, reembolsos e às vezes impostos antes de depositar. Um único depósito pode conter centenas de pedidos.
• As datas não coincidem. Um pedido feito em 30 de junho pode ser repassado em julho e entregue ainda mais tarde.
• O estoque é o maior ativo. O estoque comprado meses atrás só vira custo dos produtos vendidos quando é vendido, e seu custo real inclui frete e impostos de importação.
• O imposto sobre vendas depende de onde os clientes moram. Vender em vários estados ou países cria obrigações em cada lugar cujas regras você atende.
• Vários canais alimentam um único razão. Sua própria loja, Amazon, eBay, atacado e vendas em pop-ups reportam cada um de um jeito.

Uma boa contabilidade de e-commerce transforma tudo isso em três relatórios confiáveis: a demonstração de resultados, o balanço patrimonial e a demonstração do fluxo de caixa.

As contas de que uma loja online precisa

Seu plano de contas é a lista de categorias em que cada transação é classificada. Uma loja que vende produtos online normalmente precisa de pelo menos estas:

Regime de caixa ou de competência

O regime de caixa registra uma venda quando o dinheiro entra e uma despesa quando você a paga. O regime de competência as registra quando são ganhas ou incorridas, independentemente de quando o dinheiro se move.

Quando uma venda online conta como receita

No regime de competência, a receita geralmente é reconhecida quando o cliente recebe aquilo pelo que pagou. Para a maioria das lojas, isso significa quando o pedido é enviado ou entregue, conforme a política definida pelo seu contador. Estas vendas precisam de um tratamento diferente:

• Pré-vendas e pedidos sem estoque. O pagamento recebido antes de o produto existir é dinheiro que você deve ao cliente até fazer a entrega.
• Cartões-presente. A venda cria um passivo. A receita vem quando o cartão é resgatado.
• Assinaturas pagas antecipadamente. Um plano de doze meses pago adiantado é reconhecido como receita mês a mês.
• Devoluções. Os reembolsos reduzem a receita no mês em que ocorrem. Se as devoluções forem frequentes, algumas lojas também registram uma estimativa das devoluções esperadas.
• Vendas em marketplaces. A Amazon e outros marketplaces informam vendas brutas, taxas e reembolsos em seus relatórios de liquidação. Registre as partes, não o pagamento líquido.

Estoque e custo dos produtos vendidos

O estoque começa como ativo quando você o compra e vira custo dos produtos vendidos quando é vendido. Duas decisões moldam os números:

1. O que entra no custo de uma unidade. O preço do fornecedor mais o frete de entrada, os impostos de importação e qualquer outro custo para deixar o estoque pronto para venda. Esse é o custo de aquisição, e deixá-lo de fora superestima sua margem. Nosso guia de custo de aquisição explica como alocá-lo.
2. Quais unidades você considera vendidas primeiro. Primeiro a entrar, primeiro a sair (FIFO) e custo médio ponderado são os métodos mais comuns para lojas online. Escolha um com seu contador e use-o de forma consistente.

Imposto sobre vendas, IVA e GST

O imposto sobre vendas cobrado dos clientes não é receita. É dinheiro que você guarda para a autoridade fiscal, registrado como passivo até você declarar e pagar. As regras que definem onde você deve o imposto variam por país e, nos Estados Unidos, por estado.

Em muitos lugares, o marketplace cobra e recolhe o imposto por você como facilitador de marketplace. O Shopify faz isso com pedidos do canal Shop nos Estados Unidos, por exemplo. Esse imposto nunca chega à sua conta, então não deve aparecer na sua receita nem nos seus passivos. Registre qual canal tratou o imposto de cada venda para que suas declarações batam.

O fechamento mensal de uma loja online

Fechar o mês significa verificar se a contabilidade está completa e correta e depois bloqueá-la. Um fechamento prático para uma loja online:

1. Concilie cada conta bancária, cartão de crédito e processador de pagamento com o respectivo extrato.
2. Confirme que cada conta de compensação de processador e marketplace voltou a zero ou tem o saldo explicado.
3. Registre o custo dos produtos vendidos e confira o valor do estoque com seus registros de estoque.
4. Registre as contas que chegaram atrasadas e as despesas pagas do seu bolso que a empresa precisa reembolsar.
5. Confira o imposto sobre vendas a pagar com o que você cobrou e o que os marketplaces recolheram.
6. Revise a demonstração de resultados e o balanço patrimonial em busca de algo incomum.
7. Bloqueie o mês para que valores anteriores não possam mudar sem que ninguém perceba.

Relatórios para revisar todo mês

• Demonstração de resultados. Receita, custo dos produtos vendidos, margem bruta e despesas operacionais. Analise por canal se você vende em mais de um lugar. Nosso guia sobre como ler o DRE de um e-commerce explica cada linha.
• Balanço patrimonial. O que a empresa possui e deve no fim do mês, incluindo estoque, imposto sobre vendas a pagar e cartões-presente em aberto.
• Demonstração do fluxo de caixa. Por que seu saldo bancário mudou, o que importa quando o lucro e o saldo bancário não batem.

Você precisa de um contador especializado em e-commerce?

Um assistente contábil registra as transações e concilia as contas todo mês. Um contador ou CPA orienta sobre impostos, prepara as demonstrações e declarações de fim de ano e ajuda com estrutura e planejamento. Um CFO em tempo parcial se concentra em projeções e captação de recursos à medida que a marca cresce.

Software de contabilidade para e-commerce

Perguntas frequentes sobre contabilidade de e-commerce

O que é contabilidade de e-commerce?

Contabilidade de e-commerce é registrar e reportar as finanças de uma loja online: vendas de cada canal, taxas de processadores de pagamento, reembolsos, estoque e custo dos produtos vendidos, imposto sobre vendas e despesas operacionais. O objetivo é ter uma contabilidade que bata com o banco e um lucro em que você possa confiar.

Em que a contabilidade de e-commerce difere da contabilidade comum?

Os princípios são os mesmos, mas as lojas online recebem dinheiro como repasses líquidos de processadores e marketplaces, mantêm estoque, cobram imposto sobre vendas para muitos lugares e muitas vezes vendem por vários canais. Cada um desses pontos exige contas e etapas de conciliação próprias.

Um negócio de e-commerce deve usar o regime de caixa ou de competência?

O regime de competência dá uma visão mensal mais fiel para uma loja que mantém estoque, porque associa os custos dos produtos ao mês em que foram vendidos. Seu contador confirmará qual método você deve usar para fins fiscais.

O que faz um contador de e-commerce?

Um contador de e-commerce orienta sobre impostos, obrigações de imposto sobre vendas e custeio de estoque, prepara as demonstrações e declarações de fim de ano e revisa a contabilidade mensal. Muitos também configuram o plano de contas e a conciliação de repasses de uma loja nova.

Que software de contabilidade as lojas online usam?

O QuickBooks Online e o Xero são os produtos gerais mais comuns, geralmente com um conector de repasses como o A2X. Softwares de contabilidade para e-commerce como o Nummbas Books incluem conciliação de repasses, escrituração contábil e custeio de estoque em um único produto.