Contabilidad de ecommerce: guía para tiendas online

La contabilidad de comercio electrónico es el trabajo de registrar, organizar y presentar las finanzas de una tienda online para que la contabilidad coincida con el banco y muestre el beneficio real. Abarca lo mismo que la contabilidad de cualquier negocio, más lo que hace diferente vender online: ventas que llegan a través de procesadores de pago como liquidaciones netas, inventario que hay que valorar, impuesto sobre las ventas en muchos lugares, reembolsos y varios canales de venta que alimentan una misma contabilidad.

Qué hace diferente la contabilidad de comercio electrónico

Una tienda física cobra con tarjeta y ve llegar el dinero. El dinero de una tienda online recorre un camino más largo:

• Las liquidaciones son netas. Shopify Payments, Stripe, PayPal y los marketplaces descuentan comisiones, reembolsos y a veces impuestos antes de depositar. Un solo depósito puede contener cientos de pedidos.
• Los plazos se desplazan. Un pedido realizado el 30 de junio puede liquidarse en julio y entregarse aún más tarde.
• El inventario es el mayor activo. El stock comprado hace meses solo se convierte en costo de los bienes vendidos cuando se vende, y su costo real incluye el flete y los aranceles.
• El impuesto sobre las ventas depende de dónde viven los clientes. Vender en varios estados o países genera obligaciones en cada lugar cuyos criterios cumplas.
• Varios canales alimentan un mismo libro mayor. Tu propia tienda, Amazon, eBay, la venta al por mayor y las tiendas temporales informan cada uno de forma distinta.

Una buena contabilidad de comercio electrónico convierte todo esto en tres informes fiables: un estado de resultados, un balance general y un estado de flujo de efectivo.

Las cuentas que necesita una tienda online

Tu plan de cuentas es la lista de categorías en las que se clasifica cada transacción. Una tienda que vende productos online suele necesitar al menos estas:

Contabilidad de caja o de devengo

La contabilidad de caja registra una venta cuando llega el dinero y un gasto cuando lo pagas. La contabilidad de devengo los registra cuando se ganan o se incurren, independientemente de cuándo se mueva el dinero.

Cuándo una venta online cuenta como ingreso

Con la contabilidad de devengo, el ingreso se reconoce por lo general cuando el cliente recibe lo que pagó. Para la mayoría de las tiendas, eso significa cuando el pedido se envía o se entrega, según la política que fije tu contable. Estas ventas necesitan un tratamiento distinto:

• Preventas y pedidos pendientes. Un pago cobrado antes de que exista el producto es dinero que le debes al cliente hasta que se lo entregues.
• Tarjetas de regalo. La venta crea un pasivo. El ingreso llega cuando se canjea la tarjeta.
• Suscripciones pagadas por adelantado. Un plan de doce meses pagado por adelantado se gana mes a mes.
• Devoluciones. Los reembolsos reducen los ingresos en el mes en que se producen. Si las devoluciones son frecuentes, algunas tiendas también registran una estimación de las devoluciones previstas.
• Ventas en marketplaces. Amazon y otros marketplaces informan de las ventas brutas, las comisiones y los reembolsos en sus informes de liquidación. Registra las partes, no el pago neto.

Inventario y costo de los bienes vendidos

El inventario empieza siendo un activo cuando lo compras y se convierte en costo de los bienes vendidos cuando se vende. Dos decisiones determinan las cifras:

1. Qué entra en el costo de una unidad. El precio del proveedor más el flete de entrada, los aranceles y cualquier otro costo de dejar el stock listo para la venta. Esto es el costo de adquisición, y omitirlo infla tu margen. Nuestra guía del costo de adquisición explica cómo asignarlo.
2. Qué unidades supones que se vendieron primero. Primero en entrar, primero en salir (FIFO) y el costo promedio ponderado son los métodos habituales en las tiendas online. Elige uno con tu contable y aplícalo de forma coherente.

Impuesto sobre las ventas, IVA y GST

El impuesto sobre las ventas que cobras a los clientes no es un ingreso. Es dinero que guardas para la autoridad fiscal, y se registra como pasivo hasta que lo declaras y lo pagas. Las reglas que deciden dónde lo debes varían según el país y, en Estados Unidos, según el estado.

En muchos lugares, el marketplace cobra y paga el impuesto por ti como facilitador de mercado. Shopify lo hace, por ejemplo, con los pedidos del canal Shop en Estados Unidos. Ese impuesto nunca llega a tu cuenta, así que no debe aparecer en tus ingresos ni en tus pasivos. Lleva un registro de qué canal gestionó el impuesto de cada venta para que tus declaraciones cuadren.

El cierre mensual de una tienda online

Cerrar el mes significa comprobar que la contabilidad está completa y es correcta, y después bloquearla. Un cierre práctico para una tienda online:

1. Concilia cada cuenta bancaria, tarjeta de crédito y procesador de pagos con su extracto.
2. Confirma que cada cuenta de compensación de procesadores y marketplaces ha vuelto a cero o tiene explicación.
3. Registra el costo de los bienes vendidos y comprueba el valor del inventario frente a tus registros de stock.
4. Registra las facturas que llegaron tarde y los gastos que pagaste de tu bolsillo y que el negocio te debe.
5. Comprueba el impuesto sobre las ventas por pagar frente a lo que cobraste y lo que pagaron los marketplaces.
6. Revisa el estado de resultados y el balance general en busca de cualquier cosa inusual.
7. Bloquea el mes para que las cifras anteriores no puedan cambiar sin que nadie se dé cuenta.

Informes que debes revisar cada mes

• Estado de resultados. Ingresos, costo de los bienes vendidos, margen bruto y gastos operativos. Léelo por canal si vendes en más de un lugar. Nuestra guía para leer un estado de resultados de comercio electrónico explica cada línea.
• Balance general. Lo que el negocio posee y debe al cierre del mes, incluidos el inventario, el impuesto sobre las ventas por pagar y las tarjetas de regalo pendientes.
• Estado de flujo de efectivo. Por qué cambió tu saldo bancario, algo importante cuando el beneficio y el saldo bancario no coinciden.

¿Necesitas un contable de comercio electrónico?

Un auxiliar contable registra las transacciones y concilia las cuentas cada mes. Un contable o CPA asesora sobre impuestos, prepara los estados financieros de cierre de ejercicio y las declaraciones, y ayuda con la estructura y la planificación. Un director financiero externo se centra en las previsiones y la financiación a medida que crece la marca.

Software de contabilidad para comercio electrónico

Preguntas frecuentes sobre contabilidad de comercio electrónico

¿Qué es la contabilidad de comercio electrónico?

La contabilidad de comercio electrónico consiste en registrar y presentar las finanzas de una tienda online: las ventas de cada canal, las comisiones de los procesadores de pago, los reembolsos, el inventario y el costo de los bienes vendidos, el impuesto sobre las ventas y los gastos operativos. Su objetivo es una contabilidad que coincida con el banco y una cifra de beneficio en la que puedas confiar.

¿En qué se diferencia la contabilidad de comercio electrónico de la contabilidad convencional?

Los principios son los mismos, pero las tiendas online reciben el dinero como liquidaciones netas de procesadores y marketplaces, mantienen inventario, cobran impuesto sobre las ventas para muchos lugares y a menudo venden por varios canales. Cada uno de estos aspectos necesita sus propias cuentas y pasos de conciliación.

¿Un negocio de comercio electrónico debe usar la contabilidad de caja o la de devengo?

La contabilidad de devengo ofrece una imagen mensual más fiel en una tienda que mantiene inventario, porque asigna los costos de los productos al mes en que se vendieron. Tu contable te confirmará qué método debes usar a efectos fiscales.

¿Qué hace un contable de comercio electrónico?

Un contable de comercio electrónico asesora sobre impuestos, obligaciones del impuesto sobre las ventas y valoración de inventario, prepara los estados financieros de cierre de ejercicio y las declaraciones, y revisa la contabilidad mensual. Muchos también configuran el plan de cuentas y la conciliación de liquidaciones de una tienda nueva.

¿Qué software de contabilidad usan las tiendas online?

QuickBooks Online y Xero son los productos generales más habituales, normalmente con un conector de liquidaciones como A2X. Un software de contabilidad para comercio electrónico como Nummbas Books incluye la conciliación de liquidaciones, la contabilidad y la valoración de inventario en un solo producto.