Contabilidad de inventario de comercio electrónico
Realice el seguimiento del inventario desde la compra hasta la venta y la devolución. Aprenda a verificar el valor del stock, el costo de los bienes vendidos, el inventario del mercado y la idoneidad del software de contabilidad.
Una tienda online puede saber con exactitud cuántas unidades tiene disponibles y aun así declarar un margen de beneficio incorrecto. La gestión de inventario determina la cantidad de unidades disponibles y su ubicación . La contabilidad de inventario determina el valor del stock no vendido y cuándo su coste se convierte en coste de los bienes vendidos (COGS) . Estos registros deben coincidir, especialmente cuando las ventas, las devoluciones y los movimientos de stock se producen a través de varios canales.
Esta guía ofrece a los dueños de tiendas una forma de inspeccionar ese flujo. Su contador debe aprobar el método de valoración y el tratamiento de los fletes, aranceles, deducciones y impuestos según las normas aplicables a su negocio.
Sigue una unidad de producto a través de los registros contables
- Compra: Registre la factura del proveedor y la cantidad recibida. Un depósito o pago no constituye, por sí solo, prueba de que todas las unidades hayan llegado.
- Recepción: Confirme el SKU, la cantidad, la ubicación y el costo unitario. Registre los costos aprobados que correspondan al valor del inventario según su política contable.
- Venta: Reduzca las unidades disponibles. Transfiera el costo unitario correspondiente del inventario al costo de los bienes vendidos cuando se reconozca la venta según su política.
- Devolución: Compruebe si el artículo fue devuelto, si se puede volver a vender y si es necesario revertir o ajustar los asientos de venta y de costo de los bienes vendidos.
- Ajuste: Registre las diferencias en el inventario (daños, pérdidas o recuentos incorrectos) con una explicación y la evidencia que las respalde.
En un ejemplo sencillo, una tienda compra 100 unidades a $20 cada una. Antes de cualquier venta, el costo de $2,000 se asocia con el inventario no vendido. Si se venden 10 unidades a ese precio unitario, $200 se registran en el costo de los bienes vendidos (COGS) y $1,800 permanecen asociados con las 90 unidades no vendidas, antes de otros costos o ajustes aprobados. La compra puede generar una cuenta por pagar antes de que el efectivo salga del banco; el costo se refleja en el estado de resultados a medida que se venden las unidades.
Dónde divergen los registros de ecommerce
Almacena la cantidad frente al valor contable. Shopify o un marketplace pueden hacer un seguimiento de las unidades disponibles, mientras que tu sistema contable registra su coste. Una sincronización de inventario que solo envía cantidades no puede calcular el coste de los bienes vendidos con precisión si faltan los precios de los proveedores, el flete y las devoluciones.
Varias ubicaciones. Las unidades pueden estar en las instalaciones de un proveedor, en su almacén, en las de un operador logístico externo (3PL) o en un centro de distribución de Amazon. El traslado de unidades entre ubicaciones no debería generar automáticamente una venta ni una segunda compra. Verifique la cantidad final de cada ubicación y el valor total registrado en la contabilidad.
Devoluciones y reemplazos. Un reembolso es un evento monetario; un artículo devuelto es un evento de inventario. Si el artículo no se puede vender, reintegrarlo al inventario disponible genera un sobrevaloramiento del mismo. Si se puede revender, no registrar su devolución puede sobrevalorar el costo de los bienes vendidos. Verifique la disposición física del artículo.
Cambio de costes unitarios. Un nuevo precio de proveedor no debería modificar automáticamente el coste asignado a todas las ventas anteriores. El método de valoración y la configuración del sistema determinan el flujo de costes. Consulte con su contable para confirmar el procedimiento antes de migrar el inventario histórico.
Cómo elegir un software de contabilidad de inventario
No compres basándote únicamente en una lista de características. Realiza esta prueba con tus propios registros:
| Prueba | Lo que deberías poder demostrar |
|---|---|
| Recibir las existencias pedidas | Las unidades y el costo aprobado aparecen una sola vez, en la ubicación correcta. |
| Vender a través de dos canales | Ambos canales reducen el SKU correcto sin doble conteo. |
| Conciliar un pago | Las ventas, las comisiones, los impuestos y los depósitos bancarios coinciden independientemente del costo del inventario. |
| Devuelva un artículo vendible y uno dañado. | Los resultados de reembolsos y existencias se registran por separado. |
| Cierre del mes | La valoración del inventario coincide con el saldo contable tras explicar los ajustes |
Si manejas muchos SKU, ubicaciones, paquetes o socios de distribución, un sistema de inventario dedicado podría ser la solución adecuada. Su valor aún debe coincidir con el libro mayor; una discrepancia entre el panel de control de inventario y el estado de resultados no se soluciona simplemente agregando otra aplicación.
Un control de inventario mensual
- Exporta las cantidades por SKU y ubicación desde el sistema operativo.
- Explique los ingresos, las ventas, las devoluciones, las transferencias y los ajustes desde el último cierre.
- Compare el informe de valoración de inventario con la cuenta de inventario del balance general.
- Compare las unidades vendidas y los costos asignados con el costo de los bienes vendidos en el estado de resultados.
- Investigar los inventarios negativos, los costos faltantes, los SKU duplicados y las cancelaciones de deuda inexplicables.
- Guarde los informes y los ajustes para que el revisor del próximo mes pueda hacer un seguimiento de los cambios.
Nummbas puede ayudarte a interpretar los resultados financieros junto con los datos de las tiendas conectadas cuando las fuentes estén completas. No mantiene registros contables de inventario. La precisión de las ganancias de productos y negocios sigue dependiendo de datos de costos confiables y una contabilidad revisada.