Comptabilité des stocks du commerce électronique
Suivez le cycle de gestion des stocks, de l'achat à la vente et au retour. Apprenez à vérifier la valeur des stocks, le coût des marchandises vendues, l'inventaire en place de marché et la compatibilité avec votre logiciel comptable.
Une boutique en ligne peut connaître précisément le nombre d'unités disponibles et pourtant déclarer un bénéfice erroné. La gestion des stocks permet de savoir où se trouvent les unités . La comptabilité des stocks, quant à elle, détermine la valeur des invendus et à quel moment leur coût devient le coût des marchandises vendues (CMV) . Ces données doivent concorder, notamment lorsque les ventes, les retours et les mouvements de stock s'effectuent via plusieurs canaux.
Ce guide permet aux commerçants de contrôler ces flux. Votre comptable doit approuver la méthode d'évaluation et le traitement des frais de transport, des droits de douane, des amortissements et des taxes, conformément à la réglementation applicable à votre entreprise.
Suivre une unité de produit dans la comptabilité
- Achat : Consignez la facture du fournisseur et la quantité reçue. Un acompte ou un paiement ne constitue pas, à lui seul, une preuve de la réception de toutes les unités.
- Réception : Vérifiez la référence, la quantité, l’emplacement et le coût unitaire. Comptabilisez les coûts approuvés qui doivent être inclus dans la valeur des stocks conformément à votre politique comptable.
- Vente : Réduisez les unités disponibles. Transférez le coût unitaire correspondant des stocks au coût des marchandises vendues (CMV) lors de la comptabilisation de la vente conformément à votre politique.
- Retours : Vérifiez si l'article a été retourné, s'il peut être revendu et si les écritures de vente et de coût des marchandises vendues doivent être annulées ou ajustées.
- Ajustement : Consigner les écarts de stock (endommagés, perdus ou comptabilisés) avec une justification et des pièces justificatives.
Prenons un exemple simple : un magasin achète 100 unités à 20 $ l’unité. Avant toute vente, le coût de 2 000 $ est imputé aux invendus. Si 10 unités sont vendues à ce prix unitaire, 200 $ sont ajoutés au coût des marchandises vendues (CMV) et 1 800 $ restent liés aux 90 unités invendues, avant toute autre dépense approuvée ou ajustement. L’achat peut générer une dette avant même que les fonds ne soient débités du compte bancaire ; le coût est comptabilisé dans le compte de résultat au fur et à mesure des ventes.
Où les données du commerce électronique divergent
Stocker la quantité par rapport à la valeur comptable. Shopify ou une place de marché peut suivre les unités disponibles, tandis que votre système comptable suit leur coût. Une synchronisation des stocks qui ne transmet que les quantités ne permet pas d'établir un coût des marchandises vendues (CMV) précis si les prix fournisseurs, les frais de transport et les retours sont manquants.
Plusieurs emplacements. Les unités peuvent se trouver chez un fournisseur, dans votre entrepôt, chez un prestataire logistique (3PL) ou dans un centre de distribution Amazon. Le déplacement d'unités entre ces emplacements ne doit pas automatiquement entraîner une vente ou un second achat. Vérifiez la quantité en stock à la clôture de chaque emplacement et la valeur totale enregistrée dans votre comptabilité.
Retours et échanges. Un remboursement est une opération monétaire ; un article retourné est une opération de stock. Si l’article est invendable, sa remise en stock entraîne une surévaluation de ce dernier. S’il est revendable, l’absence d’enregistrement de son retour peut surévaluer le coût des marchandises vendues (CMV). Vérifiez la situation physique de l’article.
Modification des coûts unitaires. Un nouveau prix fournisseur ne doit pas modifier automatiquement le coût imputé aux ventes précédentes. La méthode d'évaluation et les paramètres du système déterminent le flux des coûts. Demandez à votre comptable de confirmer la méthode avant de migrer les stocks historiques.
Choisir un logiciel de comptabilité des stocks
N’achetez pas en vous basant uniquement sur une liste de caractéristiques. Effectuez ce test avec vos propres enregistrements :
| Test | Ce que vous devriez pouvoir montrer |
|---|---|
| Réceptionner les articles commandés | Les unités et le coût approuvé apparaissent une seule fois, au bon endroit. |
| Vendre par deux canaux | Les deux canaux réduisent le SKU correct sans comptage double. |
| Rapprocher un paiement | Les ventes, les frais, les taxes et les dépôts bancaires sont calculés indépendamment du coût des stocks. |
| Retournez un article vendable et un article endommagé. | Les résultats relatifs aux remboursements et aux stocks sont enregistrés séparément. |
| Clôturer le mois | La valorisation des stocks concorde avec le solde comptable après explication des ajustements |
Si vous gérez de nombreuses références, emplacements, lots ou partenaires logistiques, un système de gestion des stocks dédié peut s'avérer pertinent. Il est toutefois impératif que sa valeur corresponde à la comptabilité générale ; un tableau de bord des stocks et un compte de résultat présentant des divergences ne seront pas résolus par l'ajout d'une application supplémentaire.
Un contrôle d'inventaire mensuel
- Exportez les quantités par UGS et par emplacement depuis le système opérationnel.
- Expliquez les encaissements, les ventes, les retours, les transferts et les ajustements effectués depuis la dernière clôture.
- Comparez le rapport d'évaluation des stocks avec le compte de stocks du bilan.
- Comparez les unités vendues et les coûts affectés avec le coût des marchandises vendues (CMV) dans le compte de résultat.
- Examinez les stocks négatifs, les coûts manquants, les références en double et les radiations inexpliquées.
- Enregistrez les rapports et les ajustements afin que le réviseur du mois prochain puisse suivre les modifications.
Nummbas vous permet d'analyser les résultats financiers et les données des magasins connectés, une fois les sources complètes. Il ne gère pas la comptabilité des stocks. L'exactitude des résultats (produits et bénéfices) dépend toujours de données de coûts fiables et d'une comptabilité rigoureusement vérifiée.