E-Commerce-Bestandsbuchhaltung
Verfolgen Sie Ihren Warenbestand vom Einkauf über den Verkauf bis zur Rückgabe. Erfahren Sie, wie Sie den Lagerwert, die Kosten der verkauften Waren, den Marktplatzbestand und die Eignung Ihrer Buchhaltungssoftware prüfen.
Ein Online-Shop kann zwar die genaue Anzahl der verfügbaren Einheiten kennen, aber dennoch einen falschen Gewinn ausweisen. Die Bestandsverwaltung beantwortet die Frage, wo sich die Einheiten befinden . Die Lagerbuchhaltung klärt den Wert der unverkauften Ware und wann deren Kosten zu den Wareneinsatz (COGS) werden . Diese Aufzeichnungen müssen übereinstimmen, insbesondere wenn Verkäufe, Retouren und Lagerbewegungen über verschiedene Kanäle erfolgen.
Dieser Leitfaden bietet Ladenbesitzern die Möglichkeit, diese Abläufe zu überprüfen. Ihr Steuerberater sollte die Bewertungsmethode und die Behandlung von Frachtkosten, Zöllen, Abschreibungen und Steuern gemäß den für Ihr Unternehmen geltenden Vorschriften genehmigen.
Den Weg einer Produkteinheit durch die Buchhaltung verfolgen
- Einkauf: Erfassen Sie die Lieferantenrechnung und die erhaltene Menge. Eine Anzahlung oder Zahlung allein ist kein Beweis dafür, dass alle Einheiten eingetroffen sind.
- Wareneingang: Bitte prüfen Sie Artikelnummer, Menge, Lagerort und Stückpreis. Berücksichtigen Sie genehmigte Kosten, die gemäß Ihrer Rechnungslegungsgrundsätze zum Lagerwert gehören.
- Verkauf: Reduzieren Sie die verfügbaren Einheiten. Übertragen Sie die entsprechenden Stückkosten vom Lagerbestand in die Umsatzkosten, sobald der Verkauf gemäß Ihrer Richtlinie erfasst wird.
- Rückgabe: Prüfen Sie, ob der Artikel zurückgekommen ist, ob er wieder verkauft werden kann und ob die Verkaufs- und Kostenbuchungen storniert oder angepasst werden müssen.
- Korrektur: Beschädigte, verlorene oder gezählte Bestandsdifferenzen mit Begründung und entsprechenden Belegen dokumentieren.
In einem einfachen Beispiel kauft ein Geschäft 100 Einheiten zu je 20 US-Dollar. Vor dem Verkauf werden die Kosten von 2.000 US-Dollar dem unverkauften Lagerbestand zugeordnet. Werden 10 Einheiten zu diesem Stückpreis verkauft, fließen 200 US-Dollar in die Wareneinsatz (COGS) und 1.800 US-Dollar verbleiben vor Abzug anderer genehmigter Kosten oder Anpassungen bei den 90 unverkauften Einheiten. Der Kauf kann eine Verbindlichkeit auslösen, bevor das Geld die Bank verlässt; die Kosten fließen erst mit dem Verkauf der Einheiten in die Gewinn- und Verlustrechnung ein.
Wo E-Commerce-Datensätze voneinander abweichen
Lagerbestand versus Buchwert. Shopify oder ein Marktplatz erfassen möglicherweise die verfügbaren Einheiten, während Ihr Buchhaltungssystem deren Kosten erfasst. Eine Bestandssynchronisierung, die nur Mengen übermittelt, kann die genauen Wareneinsatz nicht ermitteln, wenn Lieferantenpreise, Frachtkosten und Retouren fehlen.
Mehrere Standorte. Die Artikel können bei einem Lieferanten, in Ihrem Lager, bei einem Logistikdienstleister oder in einem Amazon-Logistikzentrum gelagert werden. Das Verschieben von Artikeln zwischen Standorten sollte nicht automatisch einen Verkauf oder einen Zweitkauf auslösen. Überprüfen Sie den Endbestand jedes Standorts und den in der Buchhaltung erfassten Gesamtwert.
Rückgabe und Umtausch. Eine Rückerstattung ist ein Geldvorgang; eine Rücksendung hingegen ein Lagervorgang. Ist der Artikel unverkäuflich, führt die Wiedereinlagerung in den verfügbaren Bestand zu einer Überbewertung des Lagerbestands. Ist er wiederverkaufsfähig, kann die Nichterfassung der Rücksendung zu einer Überbewertung der Wareneinsatz führen. Prüfen Sie den tatsächlichen Verbleib des Artikels.
Ändern sich die Stückkosten. Ein neuer Lieferantenpreis sollte die Kosten aller bisherigen Verkäufe nicht stillschweigend ändern. Die Bewertungsmethode und die Systemeinstellungen bestimmen den Kostenfluss. Lassen Sie sich die Vorgehensweise von Ihrem Buchhalter bestätigen, bevor Sie den Bestand aus der Vergangenheit migrieren.
Auswahl einer Software für die Lagerbuchhaltung
Kaufen Sie nicht allein anhand einer Funktionsliste. Führen Sie diesen Test mit Ihren eigenen Aufzeichnungen durch:
| Prüfen | Was Sie zeigen können sollten |
|---|---|
| Bestellte Ware erhalten | Einheiten und genehmigte Kosten werden einmalig am richtigen Ort angezeigt. |
| Vertrieb über zwei Kanäle | Beide Kanäle reduzieren die korrekte SKU ohne Doppelzählung. |
| eine Auszahlung abgleichen | Umsatz, Gebühren, Steuern und Bankeinzahlungen stimmen unabhängig von den Lagerkosten überein. |
| Senden Sie einen verkaufsfähigen und einen beschädigten Artikel zurück. | Rückerstattungen und Lagerbestände werden separat erfasst. |
| Monatsabschluss | Der Lagerbestandswert stimmt nach erläuterten Anpassungen mit dem Buchsaldo überein |
Bei einer großen Anzahl an Artikeln, Standorten, Produktbündeln oder Fulfillment-Partnern kann ein dediziertes Warenwirtschaftssystem sinnvoll sein. Dessen Wert muss jedoch weiterhin mit der Buchhaltung übereinstimmen; ein abweichendes Bestands-Dashboard und eine abweichende Gewinn- und Verlustrechnung lassen sich nicht durch eine zusätzliche App beheben.
Eine monatliche Bestandsprüfung
- Exportieren Sie die Bestandsmengen nach SKU und Standort aus dem operativen System.
- Erläutern Sie die Einnahmen, Verkäufe, Retouren, Überweisungen und Korrekturen seit dem letzten Abschluss.
- Vergleichen Sie den Bericht zur Lagerbewertung mit dem Lagerbestandskonto in der Bilanz.
- Vergleichen Sie die verkauften Einheiten und die zugeordneten Kosten mit den Wareneinsatz in der Gewinn- und Verlustrechnung.
- Untersuchen Sie negative Lagerbestände, fehlende Kosten, doppelte Artikelnummern und ungeklärte Abschreibungen.
- Speichern Sie die Berichte und Anpassungen, damit der Prüfer im nächsten Monat die Änderungen nachvollziehen kann.
Nummbas unterstützt Sie bei der Auswertung von Finanzergebnissen und den zugehörigen Filialdaten, sobald die Datenquellen vollständig sind. Es führt keine Bestandsbuchhaltung. Für eine genaue Ermittlung des Produkt- und Unternehmensgewinns sind weiterhin verlässliche Kostendaten und eine geprüfte Buchhaltung erforderlich.