Integrationen für die Buchhaltung im E-Commerce: Von der Bestellung bis zur Bankeinzahlung
So verbinden Sie Daten aus Shop, Marktplatz, Zahlung und Buchhaltung ohne doppelte Umsätze und folgen Auszahlungen über Gebühren, Erstattungen und Steuern.
Die Anbindung eines Onlineshops an eine Buchhaltungssoftware lässt sich leicht beschreiben, aber schwer überprüfen. Eine App kann behaupten Shopify oder Amazon zu synchronisieren, während Ihre Buchhaltung weiterhin unerklärliche Einzahlungen, fehlende Gebühren oder doppelte Verkäufe ausweist. Die entscheidende Frage lautet: Lässt sich eine Bestellung über den Zahlungsdienstleister bis hin zur entsprechenden Bankeinzahlung nachverfolgen?
Die vier Datensätze zu einem Verkauf
- Geschäft oder Marktplatz: Bestellung, Rabatt, dem Kunden in Rechnung gestellte Versandkosten, Steuern, Rückerstattung und verkauftes Produkt.
- Zahlungsabwicklung oder Marktplatzabrechnung: Gebühren, Einbehalte, Anpassungen und der zur Auszahlung vorgesehene Betrag.
- Buchhaltungssystem: Einnahmen, Steuerschulden, Gebühren, Rückerstattungen, Lagerbestand bzw. Kosten der verkauften Waren und ein Verrechnungskonto für noch nicht eingezahltes Geld.
- Bank: die tatsächliche Einzahlung und deren Datum.
Diese Beträge stimmen selten Zeile für Zeile überein. Ein Geschäft meldet den Verkauf möglicherweise am Montag, der Zahlungsdienstleister zieht seine Gebühr am Dienstag ein, und die Auszahlung erreicht die Bank erst am Donnerstag. Eine Rückerstattung oder Reservierung kann sich auf eine spätere Auszahlung auswirken. Ihre Aufgabe ist es, die Unterschiede zu erklären, nicht sicherzustellen, dass auf allen vier Bildschirmen derselbe Betrag angezeigt wird.
Eine Auszahlung, die beispielsweise 100 US-Dollar Umsatz, 20 US-Dollar Rückerstattung und 3 US-Dollar Bearbeitungsgebühren enthält, ergibt vor Steuern, Rücklagen und sonstigen Anpassungen 77 US-Dollar. Würde man nur die 77 US-Dollar Bankeinzahlung als Umsatz verbuchen, gingen die Bruttoumsätze, Rückerstattungen und Gebühren verloren. Fügt man hingegen den Umsatz des Geschäfts in Höhe von 100 US-Dollar hinzu und behandelt die 77 US-Dollar Einzahlung als neuen Umsatz, würde der Gewinn doppelt gezählt.
Legen Sie fest, welche Verbindung für welchen Job zuständig ist.
| Verbindung | Es sollte liefern | Was zu bestätigen ist |
|---|---|---|
| Verbindung zwischen Geschäft oder Marktplatz und Auszahlung | Verkaufs- und Abrechnungskomponenten | Werden Rabatte, Rückerstattungen, Geschenkgutscheine, Steuern, Versandkosten und Gebühren separat erfasst? |
| Konnektor zu QuickBooks oder Xero | Buchungen in den richtigen Konten und Zeiträumen | Werden Duplikate neben einer bestehenden nativen App oder durch einen manuellen Import erstellt? |
| Bankdaten an die Buchhaltung | Ein- und Auszahlungen | Entsprechen die Einlagen einem Verrechnungssaldo, anstatt neue Umsätze zu generieren? |
| Bestandssystem zur Buchhaltung | Wert des Lagerbestands und Kosten der verkauften Einheiten | Welches System verwaltet Mengen, Stückkosten und Anpassungen? |
| Quellen aus dem Rechnungswesen und dem operativen Geschäft bis hin zur Analytik | Berichte für Entscheidungen | Sind die Quellen für den verglichenen Zeitraum vollständig? |
Eine Auszahlung einrichten und prüfen
1. Den aktuellen Zustand erfassen
Listen Sie den Shop, jeden Marktplatz, die Zahlungsdienstleister, die Bankkonten für Einzahlungen, Ihr Buchhaltungssystem und alle Apps auf, die bereits Transaktionen erfassen. Vermerken Sie, ob Shopify Payments, PayPal oder ein anderer Zahlungsdienstleister die jeweilige Bestellart abwickelt. Ein Diagramm auf einer Seite genügt. Dieser Schritt deckt doppelte Verbindungen auf, bevor Sie eine weitere Synchronisierung aktivieren.
2. Die Kontenzuordnung vereinbaren.
Fragen Sie Ihren Buchhalter, wie der Konnektor Produktverkäufe, Rabatte, Versandkosten, Umsatzsteuer, Bearbeitungsgebühren, Rückerstattungen, Geschenkgutscheine und Verrechnungssalden klassifizieren soll. Für Warenkäufe und Wareneinsatz gelten gesonderte Richtlinien. Die korrekte Vorgehensweise kann von Ihrem Land und Ihrer Buchhaltungsmethode abhängen. Lassen Sie die Zuordnung daher von der für die Buchhaltung verantwortlichen Person genehmigen.
3. Mit einer abgeschlossenen, repräsentativen Auszahlung beginnen
Wählen Sie eine Abrechnung, die mindestens eine Rückerstattung oder Gebühr beinhaltet, nicht den saubersten Verkauf. Vergleichen Sie den Abrechnungsbericht mit den Buchungen in Ihrem Hauptbuch. Prüfen Sie Beträge, Währung, Daten, Steuerbehandlung und das Konto, das für die spätere Bankeinzahlung verwendet wurde. Bewahren Sie den Abrechnungsbericht als Nachweis auf.
4. Bankeinzahlung abgleichen
Die Einzahlung sollte den in Bearbeitung befindlichen Betrag ausgleichen. Eine Differenz bedarf einer Erklärung: eine Rückstellung, eine verzögerte Rückerstattung, eine Anpassung durch den Zahlungsdienstleister, eine Umrechnungsgebühr, eine geteilte Auszahlung oder ein Zuordnungsfehler. Ersetzen Sie eine Differenz nicht durch einen nicht erklärten Buchungssatz, nur um den Kontostand auf dem Bildschirm positiv darzustellen.
5. Überprüfen Sie den nächsten Monat
Eine Integration, die für eine Auszahlung funktioniert, kann dennoch dazu führen, dass Umsätze dem falschen Zeitraum zugeordnet werden oder eine spätere Rückerstattung übersehen wird. Überprüfen Sie am Monatsende das Auszahlungskonto, die Umsätze nach Vertriebskanal, die Steuerverbindlichkeiten und die Wareneinsatz. Führen Sie eine erneute Überprüfung nach Planänderungen, neuen Zahlungsmethoden oder einer neuen Marktplatzanbindung durch.
Häufige Ursachen für nicht übereinstimmende Zahlen
- Eine Nettoauszahlung wurde als Umsatz verbucht. Gebühren und Rückerstattungen verschwinden aus der Gewinn- und Verlustrechnung. Vergleichen Sie die Abrechnungsbestandteile mit dem Buchungssatz.
- Zwei Konnektoren haben dieselben Bestellungen aufgegeben. Deaktivieren Sie den doppelten Pfad erst, nachdem Sie bestätigt haben, welche Einträge jede App erstellt hat, und die Bereinigung mit Ihrem Buchhalter abgestimmt haben.
- Der Händler und der Zahlungsdienstleister verwenden unterschiedliche Datums- oder Währungsangaben. Der Abgleich sollte anhand von Auftrags-, Abrechnungs- und Auszahlungskennungen und nicht nur anhand des Kalendertages erfolgen.
- Die Lagerkosten wurden nicht als Wareneinsatz erfasst. Die Umsätze können abgestimmt sein, obwohl der ausgewiesene Bruttogewinn weiterhin falsch ist.
- Der Bericht ist unvollständig. Fehlende Kanäle oder eine veraltete Synchronisierung können ein Dashboard zwar präzise erscheinen lassen, aber Kosten auslassen. Überprüfen Sie den Quellstatus und den angezeigten Zeitraum.
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