Integraties met e-commerce boekhoudsystemen: van bestelling tot bankstorting
Leer hoe u winkel-, marktplaats-, betalings- en boekhoudgegevens kunt koppelen zonder dubbele inkomsten. Volg een uitbetaling van begin tot eind, van kosten en terugbetalingen tot belastingen en afstemming.
Het koppelen van een webwinkel aan boekhoudsoftware is makkelijk te beschrijven, maar lastiger te controleren. Een app kan beweren dat hij synchroniseert Shopify of Amazon, terwijl je boekhouding nog steeds onverklaarbare stortingen, ontbrekende kosten of dezelfde verkoop twee keer laat zien. De nuttige vraag is: kun je één bestelling traceren via de betalingsverwerker tot aan een afgestemde bankstorting?
De vier gegevensbronnen achter een verkoop
- Winkel of marktplaats: de bestelling, korting, verzendkosten die aan de klant in rekening worden gebracht, belasting, terugbetaling en verkocht product.
- Betalingsverwerker of afwikkeling via marktplaats: kosten, reserveringen, correcties en het geplande uitbetalingsbedrag.
- Het boekhoudsysteem omvat: inkomsten, belastingverplichtingen, kosten, terugbetalingen, voorraad of kostprijs van verkochte goederen, en een verrekeningsrekening voor nog niet gestort geld.
- Bank: de daadwerkelijke storting en de datum ervan.
Deze bedragen komen zelden exact overeen. Een winkel kan de verkoop op maandag registreren, de betaalverwerker kan zijn kosten op dinsdag in rekening brengen en de uitbetaling kan op donderdag bij de bank binnenkomen. Een terugbetaling of reservering kan van invloed zijn op een latere uitbetaling. Het is uw doel om de verschillen uit te leggen, niet om ervoor te zorgen dat alle vier de schermen hetzelfde bedrag weergeven.
Een uitbetaling met bijvoorbeeld $100 aan verkopen, $20 aan terugbetalingen en $3 aan transactiekosten zou $77 bedragen vóór belasting, reserves of andere correcties. Door alleen de bankstorting van $77 als inkomsten te registreren, gaan de details van de bruto-omzet, terugbetalingen en kosten verloren. Het toevoegen van de verkoop van $100 en het behandelen van de storting van $77 als nieuwe inkomsten leidt tot dubbele inkomsten.
Bepaal welke verbinding verantwoordelijk is voor elke taak.
| Verbinding | Het moet voorzien in | Wat te bevestigen |
|---|---|---|
| Connector voor uitbetaling van winkel of marktplaats | Verkoop- en afwikkelingscomponenten | Worden kortingen, terugbetalingen, cadeaubonnen, belastingen, verzendkosten en andere kosten afzonderlijk in kaart gebracht? |
| Koppeling met QuickBooks of Xero | Boekingen in de juiste rekeningen en perioden | Worden er duplicaten aangemaakt naast een bestaande native app of bij handmatige import? |
| Banktransacties naar de boekhouding | Stortingen en opnames | Worden stortingen afgestemd op het verrekeningssaldo in plaats van dat ze nieuwe verkopen genereren? |
| Voorraadsysteem naar boekhouding | Voorraadwaarde en kostprijs van verkochte eenheden | Welk systeem beheert hoeveelheden, eenheidskosten en correcties? |
| Van boekhouding en bedrijfsvoering tot analyses. | Rapporten voor besluitvorming | Zijn de bronnen compleet voor de data die worden vergeleken? |
Stel één uitbetaling in en controleer deze
1. Noteer de huidige toestand
Maak een lijst van de winkel, elke marktplaats, de betaalverwerkers, de bankrekeningen waarop stortingen worden ontvangen, uw boekhoudsysteem en elke app die al transacties verwerkt. Geef aan of Shopify Payments, PayPal of een andere betaalverwerker elk ordertype afhandelt. Een diagram op één pagina is voldoende. Deze stap brengt dubbele connectoren aan het licht voordat u een andere synchronisatie inschakelt.
2. Overeenstemming bereiken over de accounttoewijzing
Vraag uw boekhouder hoe de connector productverkopen, kortingen, verzendkosten, omzetbelasting, verwerkingskosten, terugbetalingen, cadeaubonnen en verrekeningssaldi moet classificeren. Inkoop van voorraad en kostprijs van verkochte goederen (COGS) vereisen een eigen beleid. De juiste behandeling kan afhangen van uw land en boekhoudmethode, dus laat de persoon die verantwoordelijk is voor de boekhouding de mapping goedkeuren.
3. Begin met een afgeronde, representatieve uitbetaling
Kies een afwikkeling waarbij ten minste één terugbetaling of vergoeding is opgenomen, niet de meest vlekkeloze verkoop. Vergelijk het bronrapport met de boekingen in uw grootboek. Controleer de bedragen, valuta, datums, belastingafhandeling en de rekening die is gebruikt voor de uiteindelijke bankstorting. Bewaar het bronrapport als bewijs.
4. Controleer de bankstorting
De storting moet het bedrag dat in transit is, dekken. Een verschil vereist een verklaring: een reservering, een vertraagde terugbetaling, een aanpassing door de verwerker, conversiekosten, een gesplitste uitbetaling of een invoerfout. Vul een verschil niet in met een onverklaarde journaalpost, alleen maar om het bankscherm groen te laten lijken.
5. Controleer de volgende maand.
Een integratie die voor één uitbetaling werkt, kan er nog steeds voor zorgen dat verkopen in de verkeerde periode terechtkomen of dat een latere terugbetaling wordt gemist. Controleer aan het einde van de maand de rekening voor de verrekening van uitbetalingen, de verkopen per kanaal, de belastingverplichting en de kostprijs van de verkochte goederen. Doe dit opnieuw na wijzigingen in het abonnement, nieuwe betaalmethoden of een nieuwe koppeling met een marktplaats.
Veelvoorkomende oorzaken van cijfers die niet overeenkomen
- Een netto-uitbetaling werd als omzet geboekt. Kosten en terugbetalingen verdwijnen uit de winst-en-verliesrekening. Vergelijk de verrekeningscomponenten met de boekhoudkundige boeking.
- Twee connectoren hebben dezelfde orders geplaatst. Schakel het dubbele pad pas uit nadat u hebt bevestigd welke vermeldingen elke app heeft aangemaakt en u met uw boekhouder overeenstemming hebt bereikt over de opruimprocedure.
- De winkel en de betaalverwerker gebruiken verschillende datums of valuta. Koppel op basis van order-, afwikkelings- en uitbetalingsgegevens in plaats van alleen op kalenderdag.
- De voorraadkosten zijn niet in de kostprijs van de verkochte goederen opgenomen. De verkopen kunnen kloppen, terwijl de gerapporteerde brutowinst nog steeds onjuist is.
- Een rapport is onvolledig. Ontbrekende kanalen of een verouderde synchronisatie kunnen ervoor zorgen dat een dashboard er nauwkeurig uitziet, terwijl de kosten niet correct worden weergegeven. Controleer de status van de bron en de weergegeven periode.
Waar Nummbas past
Zorg eerst voor een goede boekhouding. Zodra je een uitbetaling kunt verklaren en de boekhouding betrouwbaar is, kunnen analyses je helpen bepalen welke producten, kanalen en kosten aandacht nodig hebben.