Integrações de contabilidade para e-commerce: do pedido ao depósito bancário
Aprenda a conectar dados de loja, marketplace, pagamento e contabilidade sem gerar receita duplicada. Acompanhe um pagamento, incluindo taxas, reembolsos, impostos e conciliação.
Conectar uma loja a um software de contabilidade é fácil de descrever, mas difícil de verificar. Um aplicativo pode dizer que sincroniza com Shopify ou a Amazon, enquanto seus registros ainda mostram depósitos inexplicáveis, taxas não cobradas ou a mesma venda duplicada. A pergunta importante é: você consegue rastrear um pedido pelo processador de pagamentos até o depósito bancário conciliado?
Os quatro registros de uma venda
- Loja ou marketplace: o pedido, o desconto, o frete cobrado ao cliente, o imposto, o reembolso e o produto vendido.
- Processador de pagamentos ou liquidação do mercado: taxas, retenções, ajustes e o valor programado para pagamento.
- Sistema contábil: receita, obrigações tributárias, taxas, reembolsos, estoque ou custo dos produtos vendidos (CPV) e uma conta de compensação para valores ainda não depositados.
- Banco: o depósito efetivo e a data do mesmo.
Esses valores raramente coincidem linha por linha. Uma loja pode registrar a venda na segunda-feira, a processadora de pagamentos pode cobrar sua taxa na terça-feira e o pagamento pode chegar ao banco na quinta-feira. Um reembolso ou uma reserva podem afetar um pagamento posterior. Seu objetivo é explicar as diferenças, não forçar que todas as quatro telas exibam o mesmo número.
Por exemplo, um pagamento contendo US$ 100 em vendas, US$ 20 em reembolsos e US$ 3 em taxas de pagamento seria de US$ 77 antes de impostos, reservas ou outros ajustes. Registrar apenas o depósito bancário de US$ 77 como receita elimina o detalhamento das vendas brutas, reembolsos e taxas. Adicionar o registro de vendas de US$ 100 da loja e tratar o depósito de US$ 77 como nova receita contabiliza a receita duas vezes.
Decida qual conexão é responsável por cada tarefa.
| Conexão | Deveria fornecer | O que confirmar |
|---|---|---|
| Conector de pagamento para loja ou marketplace | Componentes de vendas e liquidação | Descontos, reembolsos, vales-presente, impostos, receitas de frete e taxas são contabilizados separadamente? |
| Conector para QuickBooks ou Xero | Lançamentos nas contas e períodos corretos | Isso cria duplicatas ao lado de um aplicativo nativo existente ou de uma importação manual? |
| Dados bancários para a contabilidade | Depósitos e levantamentos | Os depósitos correspondem a um saldo de compensação em vez de gerar novas vendas? |
| Sistema de inventário para contabilidade | Valor do estoque e custo das unidades vendidas | Qual sistema detém o controle de quantidades, custo unitário e ajustes? |
| Fontes de contabilidade e operações para análises | Relatórios para tomada de decisões | As fontes estão completas para as datas que estão sendo comparadas? |
Configure e confira um repasse
1. Registre o estado atual.
Liste a loja, cada marketplace, os processadores que coletam pagamentos, as contas bancárias que recebem depósitos, seu sistema de contabilidade e todos os aplicativos que já registram transações. Observe se Shopify Payments, PayPal ou outro processador lida com cada tipo de pedido. Um diagrama em uma página é suficiente. Esta etapa expõe conectores duplicados antes de você ativar outra sincronização.
2. Concordar com o mapeamento de contas.
Pergunte ao seu contador como o sistema de classificação deve classificar vendas de produtos, descontos, receita de frete, imposto sobre vendas, taxas de processamento, reembolsos, vales-presente e saldos de liquidação. Compras de estoque e custo dos produtos vendidos (CPV) exigem uma política específica. O tratamento correto pode variar de acordo com o país e o método contábil utilizado, portanto, peça à pessoa responsável pela contabilidade que aprove o mapeamento.
3. Comece por um repasse concluído e representativo
Escolha um acordo que inclua pelo menos um reembolso ou taxa, e não a venda mais simples possível. Compare o relatório de acordo original com os lançamentos enviados ao seu livro-razão. Verifique os valores, a moeda, as datas, o tratamento tributário e a conta utilizada para o depósito bancário final. Guarde o relatório original como comprovante.
4. Conciliar o depósito bancário
O depósito deve liquidar o valor retido em trânsito. Qualquer diferença requer uma explicação: reserva, reembolso atrasado, ajuste do processador, taxa de conversão, pagamento dividido ou erro de mapeamento. Não justifique uma diferença com um lançamento contábil sem explicação apenas para que o extrato bancário fique verde.
5. Verifique o próximo mês
Uma integração que funciona para um pagamento específico ainda pode colocar as vendas no período errado ou impedir um reembolso posterior. Analise a conta de compensação de pagamentos, as vendas por canal, a obrigação tributária e o custo dos produtos vendidos (CPV) no final do mês. Verifique novamente após alterações no plano, novos métodos de pagamento ou uma nova conexão com um marketplace.
Causas comuns de números que não batem
- Um pagamento líquido foi contabilizado como venda. Taxas e reembolsos desaparecem da Demonstração de Resultados. Compare os componentes da liquidação com o lançamento contábil.
- Dois conectores registraram os mesmos pedidos. Desative o caminho duplicado somente após confirmar quais entradas cada aplicativo criou e concordar com a limpeza junto ao seu contador.
- A loja e o processador usam datas ou moedas diferentes. A correspondência deve ser feita por meio de identificadores de pedido, liquidação e pagamento, e não apenas por dia do calendário.
- O custo do estoque não foi lançado no custo dos produtos vendidos (CPV). As vendas podem conciliar, enquanto o lucro bruto informado continua incorreto.
- O relatório está incompleto. Canais ausentes ou uma sincronização desatualizada podem fazer com que um painel pareça preciso, mas omita custos. Verifique o status da fonte e o período exibido.
Onde Nummbas se encaixa
Primeiro, construa o histórico contábil. Depois de conseguir explicar um pagamento e confiar nos registros contábeis, a análise de dados pode ajudar a decidir quais produtos, canais e custos precisam de atenção.