ईकॉमर्स अकाउंटिंग इंटीग्रेशन: ऑर्डर से लेकर बैंक डिपॉजिट तक
बिना किसी दोहराव के स्टोर, मार्केटप्लेस, भुगतान और लेखा डेटा को आपस में जोड़ने का तरीका जानें। शुल्क, रिफंड, कर और मिलान के माध्यम से भुगतान प्रक्रिया पर नज़र रखें।
किसी स्टोर को अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर से जोड़ना वर्णन करने में आसान है, लेकिन इसकी पुष्टि करना कठिन है। कोई ऐप कह सकता है कि वह Shopify या Amazon के साथ सिंक करता है, जबकि आपके खातों में अभी भी अस्पष्ट जमा, छूटी हुई फीस या एक ही बिक्री दो बार दिखाई दे सकती है। महत्वपूर्ण प्रश्न यह है: क्या आप भुगतान प्रोसेसर के माध्यम से किसी एक ऑर्डर को ट्रैक कर सकते हैं और उसे बैंक में जमा किए गए मिलान से जोड़ सकते हैं?
बिक्री से जुड़े चार रिकॉर्ड
- स्टोर या बाज़ार: ऑर्डर, छूट, ग्राहक से लिया गया शिपिंग शुल्क, कर, धनवापसी और बेचा गया उत्पाद।
- भुगतान प्रोसेसर या मार्केटप्लेस सेटलमेंट: शुल्क, रोक, समायोजन और भुगतान के लिए निर्धारित राशि।
- लेखा प्रणाली: राजस्व, कर देयता, शुल्क, धनवापसी, इन्वेंट्री या COGS, और अभी तक जमा नहीं किए गए धन के लिए एक समाशोधन खाता।
- बैंक: वास्तविक जमा राशि और उसकी तिथि।
ये राशियाँ शायद ही कभी एक जैसी होती हैं। कोई स्टोर सोमवार को बिक्री की रिपोर्ट कर सकता है, प्रोसेसर मंगलवार को अपना शुल्क ले सकता है, और भुगतान गुरुवार को बैंक तक पहुँच सकता है। रिफंड या रिज़र्व बाद के भुगतान को प्रभावित कर सकता है। आपका लक्ष्य इन अंतरों को समझाना है, न कि चारों स्क्रीन पर एक ही संख्या प्रदर्शित करने के लिए बाध्य करना।
उदाहरण के लिए, 100 डॉलर की बिक्री, 20 डॉलर की वापसी राशि और 3 डॉलर के भुगतान शुल्क को कर, आरक्षित निधि या अन्य समायोजन से पहले 77 डॉलर माना जाएगा। केवल 77 डॉलर की बैंक जमा राशि को राजस्व के रूप में दर्ज करने से कुल बिक्री, वापसी राशि और शुल्क का विवरण छूट जाता है। स्टोर की 100 डॉलर की बिक्री राशि को जोड़कर और 77 डॉलर की जमा राशि को नए राजस्व के रूप में मानने से आय की गणना दो बार हो जाती है।
यह तय करें कि प्रत्येक कार्य का स्वामित्व किस कनेक्शन के पास है।
| संबंध | इसे आपूर्ति करनी चाहिए | क्या पुष्टि करनी है |
|---|---|---|
| स्टोर या मार्केटप्लेस से भुगतान कनेक्टर | बिक्री और निपटान घटक | क्या छूट, धनवापसी, उपहार कार्ड, कर, शिपिंग आय और शुल्क को अलग-अलग दर्शाया जाता है? |
| QuickBooks या Xero के लिए कनेक्टर | सही खातों और अवधियों में प्रविष्टियाँ | क्या यह किसी मौजूदा नेटिव ऐप या मैन्युअल आयात के साथ-साथ डुप्लिकेट बनाता है? |
| बैंक लेनदेन का डेटा लेखा प्रणाली में | जमा और निकासी | क्या जमा राशि से क्लियरिंग बैलेंस बनता है, न कि नई बिक्री होती है? |
| लेखांकन के लिए इन्वेंट्री प्रणाली | स्टॉक का मूल्य और बेची गई इकाइयों की लागत | मात्रा, इकाई लागत और समायोजन का स्वामित्व किस प्रणाली के पास है? |
| विश्लेषण के लिए लेखांकन और संचालन स्रोत | निर्णयों के लिए रिपोर्ट | क्या तुलना की जा रही तिथियों के लिए स्रोत पूर्ण हैं? |
एक सेटलमेंट भुगतान सेट अप करें और जाँचें
1. वर्तमान स्थिति को रिकॉर्ड करें
स्टोर, प्रत्येक मार्केटप्लेस, भुगतान प्राप्त करने वाले प्रोसेसर, जमा प्राप्त करने वाले बैंक खाते, आपका लेखा प्रणाली और पहले से ही लेनदेन दर्ज करने वाले सभी ऐप्स की सूची बनाएं। ध्यान दें कि प्रत्येक ऑर्डर प्रकार को Shopify Payments, PayPal या किसी अन्य प्रोसेसर द्वारा संभाला जाता है या नहीं। एक पृष्ठ पर एक आरेख पर्याप्त है। यह चरण किसी अन्य सिंक को चालू करने से पहले डुप्लिकेट कनेक्टर्स को उजागर करता है।
2. खाता मैपिंग पर सहमति बनाएं
अपने अकाउंटेंट से पूछें कि कनेक्टर को उत्पाद बिक्री, छूट, शिपिंग आय, बिक्री कर, प्रोसेसर शुल्क, रिफंड, गिफ्ट कार्ड और निपटान क्लियरिंग बैलेंस को कैसे वर्गीकृत करना चाहिए। इन्वेंट्री खरीद और COGS के लिए अलग नीति की आवश्यकता होती है। सही तरीका आपके देश और लेखांकन पद्धति पर निर्भर कर सकता है, इसलिए खातों के लिए जिम्मेदार व्यक्ति से मैपिंग को मंजूरी लें।
3. पूरी हो चुकी एक प्रतिनिधि सेटलमेंट राशि से शुरुआत करें
ऐसा समझौता चुनें जिसमें कम से कम एक रिफंड या शुल्क शामिल हो, न कि सबसे साफ-सुथरा सौदा। मूल निपटान रिपोर्ट की तुलना अपने बहीखाते में दर्ज प्रविष्टियों से करें। राशि, मुद्रा, तिथियां, कर प्रबंधन और अंततः बैंक में जमा करने के लिए उपयोग किए गए खाते की जांच करें। मूल रिपोर्ट को प्रमाण के रूप में सुरक्षित रखें।
4. बैंक जमा का मिलान करें
जमा राशि से ट्रांजिट में रखी गई राशि का भुगतान हो जाना चाहिए। किसी भी अंतर के लिए स्पष्टीकरण आवश्यक है: आरक्षित निधि, विलंबित धनवापसी, प्रोसेसर समायोजन, रूपांतरण शुल्क, विभाजित भुगतान या मैपिंग त्रुटि। बैंक स्क्रीन को हरा दिखाने के लिए किसी भी अंतर को अस्पष्ट जर्नल प्रविष्टि से भरने का प्रयास न करें।
5. अगले महीने की जाँच करें
एक भुगतान प्रक्रिया के लिए सही ढंग से काम करने वाला एकीकरण भी बिक्री को गलत अवधि में डाल सकता है या बाद में होने वाले रिफंड को रोक सकता है। भुगतान क्लियरिंग खाते, चैनल के अनुसार बिक्री, कर देयता और माह के अंत में COGS की समीक्षा करें। योजना में बदलाव, नए भुगतान तरीकों या नए मार्केटप्लेस कनेक्शन के बाद दोबारा जांच करें।
संख्याओं के बेमेल होने के सामान्य कारण
- शुद्ध भुगतान को बिक्री के रूप में दर्ज किया गया। शुल्क और रिफंड लाभ-हानि विवरण से हटा दिए गए। निपटान घटकों की तुलना लेखांकन प्रविष्टि से करें।
- दो कनेक्टर्स ने एक ही ऑर्डर पोस्ट किए। डुप्लिकेट पाथ को तभी डिसेबल करें जब आप यह पुष्टि कर लें कि प्रत्येक ऐप ने कौन सी प्रविष्टियाँ बनाई हैं और अपने अकाउंटेंट से सफाई के बारे में सहमति बना लें।
- स्टोर और प्रोसेसर अलग-अलग तिथियों या मुद्राओं का उपयोग करते हैं। केवल कैलेंडर दिन के आधार पर मिलान करने के बजाय ऑर्डर, निपटान और भुगतान पहचानकर्ताओं के आधार पर मिलान करें।
- इन्वेंट्री की लागत बेचे गए माल की लागत (COGS) में दर्ज नहीं हुई। बिक्री का मिलान हो सकता है, जबकि रिपोर्ट किया गया सकल लाभ फिर भी गलत रहे।
- रिपोर्ट अधूरी है। चैनलों की कमी या पुराना सिंक्रोनाइज़ेशन डैशबोर्ड को सटीक दिखा सकता है, जबकि उसमें लागतें शामिल नहीं होतीं। स्रोत की स्थिति और दिखाई गई अवधि की जाँच करें।
जहां Nummbas फिट बैठता है
सबसे पहले लेखांकन प्रक्रिया को व्यवस्थित करें। एक बार जब आप भुगतान की व्याख्या कर सकें और खातों पर भरोसा कर सकें, तो विश्लेषण आपको यह तय करने में मदद कर सकता है कि किन उत्पादों, चैनलों और लागतों पर ध्यान देने की आवश्यकता है।