Integrazioni contabili per l'e-commerce: dall'ordine al deposito bancario
Scopri come collegare i dati di negozio, marketplace, pagamento e contabilità senza duplicare le entrate. Segui un pagamento attraverso commissioni, rimborsi, tasse e riconciliazione.
Collegare un negozio online a un software di contabilità è facile a dirsi, ma più difficile a farsi. Un'app può affermare di sincronizzarsi con Shopify o Amazon, mentre la contabilità continua a mostrare accrediti inspiegabili, commissioni mancanti o la stessa vendita registrata due volte. La domanda fondamentale è: è possibile tracciare un ordine attraverso il sistema di pagamento fino al relativo accredito bancario?
I quattro documenti relativi a una vendita
- Negozio o marketplace: l'ordine, lo sconto, le spese di spedizione addebitate al cliente, le tasse, il rimborso e il prodotto venduto.
- Liquidazione tramite processore di pagamento o piattaforma di e-commerce: commissioni, blocchi, rettifiche e importo previsto per il pagamento.
- Sistema contabile: ricavi, obblighi fiscali, commissioni, rimborsi, inventario o costo del venduto e un conto di compensazione per il denaro non ancora depositato.
- Banca: l'importo effettivo del versamento e la relativa data.
Questi importi raramente corrispondono riga per riga. Un negozio potrebbe registrare la vendita il lunedì, il gestore dei pagamenti potrebbe prelevare la sua commissione il martedì e il pagamento potrebbe arrivare in banca il giovedì. Un rimborso o una riserva potrebbero influire su un pagamento successivo. Il tuo obiettivo è spiegare le differenze, non forzare tutti e quattro gli schermi a visualizzare lo stesso numero.
Ad esempio, un pagamento contenente 100 dollari di vendite, 20 dollari di rimborsi e 3 dollari di commissioni di pagamento ammonterebbe a 77 dollari prima delle imposte, delle riserve o di altre rettifiche. Registrando solo il deposito bancario di 77 dollari come ricavo, si perdono i dettagli relativi alle vendite lorde, ai rimborsi e alle commissioni. Aggiungendo i 100 dollari di vendite del negozio e trattando il deposito di 77 dollari come nuovo ricavo, si conteggiano due volte i ricavi.
Decidi quale connessione è responsabile di ciascun lavoro
| Connessione | Dovrebbe fornire | Cosa confermare |
|---|---|---|
| Connettore per il pagamento da negozio o marketplace | Componenti di vendita e regolamento | Sconti, rimborsi, buoni regalo, tasse, ricavi da spedizione e commissioni sono contabilizzati separatamente? |
| Connettore per QuickBooks o Xero | Registrazioni nei conti e nei periodi corretti | Crea duplicati accanto a un'app nativa esistente o tramite importazione manuale? |
| Flusso di dati bancari alla contabilità | Depositi e prelievi | I depositi corrispondono a un saldo di compensazione o generano nuove vendite? |
| Sistema di inventario per la contabilità | Valore delle scorte e costo delle unità vendute | Quale sistema gestisce quantità, costi unitari e rettifiche? |
| Fonti contabili e operative per l'analisi | Relazioni per le decisioni | Le fonti sono complete per le date confrontate? |
Configura e verifica un versamento
1. Registrare lo stato attuale
Elenca il negozio, ogni marketplace, i processori che gestiscono i pagamenti, i conti bancari che ricevono i depositi, il tuo sistema contabile e ogni app che già registra le transazioni. Indica se Shopify Payments, PayPal o un altro processore gestisce ciascun tipo di ordine. È sufficiente un diagramma su una pagina. Questo passaggio permette di individuare i connettori duplicati prima di attivare un'altra sincronizzazione.
2. Concordare la mappatura degli account
Chiedete al vostro contabile come il connettore dovrebbe classificare le vendite di prodotti, gli sconti, i ricavi da spedizione, l'IVA, le commissioni di elaborazione, i rimborsi, le carte regalo e i saldi di compensazione dei pagamenti. Gli acquisti di magazzino e il costo del venduto (COGS) richiedono una politica specifica. Il trattamento corretto può dipendere dal Paese e dal metodo contabile adottato, quindi è necessario che la persona responsabile della contabilità approvi la mappatura.
3. Inizia con un versamento completato e rappresentativo
Scegliete un accordo che includa almeno un rimborso o una commissione, non la vendita più semplice possibile. Confrontate il report di liquidazione originale con le registrazioni inviate al vostro libro mastro. Verificate importi, valuta, date, gestione fiscale e il conto utilizzato per l'eventuale deposito bancario. Conservate il report originale come prova.
4. Riconciliare il deposito bancario
Il deposito deve compensare l'importo trattenuto in transito. Una differenza richiede una spiegazione: riserva, rimborso ritardato, rettifica del sistema di elaborazione, commissione di conversione, pagamento frazionato o errore di mappatura. Non coprire la differenza con una registrazione contabile non giustificata solo per far apparire verde la schermata della banca.
5. Controlla il mese prossimo
Un'integrazione che funziona per un singolo pagamento potrebbe comunque inserire le vendite nel periodo sbagliato o non rilevare un rimborso successivo. A fine mese, è necessario verificare il conto di compensazione dei pagamenti, le vendite per canale, l'imposta dovuta e il costo del venduto. Ricontrollare dopo eventuali modifiche al piano, nuovi metodi di pagamento o una nuova connessione al marketplace.
Cause comuni dei dati che non tornano
- Un pagamento netto è stato contabilizzato come ricavo da vendite. Commissioni e rimborsi scompaiono dal conto economico. Confronta le componenti del pagamento con la registrazione contabile.
- Due connettori hanno registrato gli stessi ordini. Disabilita il percorso duplicato solo dopo aver verificato quali voci ha creato ciascuna app e aver concordato la pulizia con il tuo contabile.
- Il negozio e il sistema di elaborazione utilizzano date o valute diverse. La corrispondenza deve essere effettuata tramite identificativi di ordine, regolamento e pagamento, anziché solo in base al giorno di calendario.
- Il costo delle scorte non è confluito nel costo del venduto. Le vendite possono tornare, mentre l'utile lordo dichiarato resta errato.
- Il report è incompleto. Canali mancanti o una sincronizzazione obsoleta possono far sembrare una dashboard precisa pur omettendo i costi. Verifica lo stato della fonte e il periodo visualizzato.
Dove si colloca Nummbas
Innanzitutto, è fondamentale creare una traccia contabile. Una volta che si è in grado di spiegare un pagamento e di avere fiducia nei registri contabili, l'analisi dei dati può aiutare a decidere quali prodotti, canali e costi necessitano di attenzione.