Contabilità delle scorte per l'e-commerce
Segui il ciclo di vita delle scorte, dall'acquisto alla vendita e al reso. Impara a verificare il valore delle scorte, il costo del venduto, l'inventario del marketplace e l'adeguatezza del software di contabilità.
Un negozio online può sapere esattamente quante unità sono disponibili e comunque dichiarare un profitto errato. La gestione delle scorte risponde alla domanda: quante unità si trovano dove ? La contabilità di magazzino risponde alla domanda: quanto vale la merce invenduta e quando il suo costo diventa costo del venduto (COGS) . È fondamentale che queste registrazioni coincidano, soprattutto quando vendite, resi e movimenti di magazzino avvengono su più canali.
Questa guida offre ai proprietari dei negozi un modo per verificare tale flusso. Il metodo di valutazione e il trattamento di trasporto, dazi, ammortamenti e imposte devono essere approvati dal vostro commercialista secondo le normative applicabili alla vostra attività.
Segui una unità di prodotto nella contabilità
- Acquisto: Registrare la fattura del fornitore e la quantità ricevuta. Un acconto o un pagamento non costituiscono, di per sé, prova dell'avvenuta consegna di tutte le unità.
- Ricevuta: Confermare il codice SKU, la quantità, l'ubicazione e il costo unitario. Contabilizzare i costi approvati che rientrano nel valore di magazzino in base alla propria politica contabile.
- Vendita: Riduci le unità disponibili. Trasferisci il relativo costo unitario dall'inventario al costo del venduto quando la vendita viene contabilizzata secondo la tua politica.
- Resi: Verificare se l'articolo è stato restituito, se può essere rivenduto e se le registrazioni di vendita e del costo del venduto necessitano di essere stornate o rettificate.
- Rettifica: Registrare le differenze di magazzino dovute a danni, smarrimenti o conteggi errati, indicando il motivo e fornendo la relativa documentazione di supporto.
Per fare un semplice esempio, un negozio acquista 100 unità a 20 dollari ciascuna. Prima di qualsiasi vendita, il costo di 2.000 dollari è associato alle scorte invendute. Se vengono vendute 10 unità a quel costo unitario, 200 dollari vengono imputati al costo del venduto (COGS) e 1.800 dollari rimangono associati alle 90 unità invendute, prima di altri costi o rettifiche approvati. L'acquisto può generare un debito prima che il denaro esca dalla banca; il costo viene contabilizzato nel conto economico man mano che le unità vengono vendute.
Dove i dati dell’e-commerce divergono
Distinguere la quantità dal valore contabile. Shopify o un marketplace possono tenere traccia delle unità disponibili, mentre il sistema contabile ne traccia il costo. Una sincronizzazione delle scorte che invia solo le quantità non può determinare un costo del venduto (COGS) accurato se mancano i prezzi dei fornitori, le spese di spedizione e i resi.
Diverse ubicazioni. Le unità possono trovarsi presso un fornitore, nel vostro magazzino, presso un operatore logistico di terze parti (3PL) o in un centro di distribuzione Amazon. Lo spostamento delle unità tra le diverse ubicazioni non dovrebbe generare automaticamente una vendita o un secondo acquisto. Verificate la quantità finale di ciascuna ubicazione e il valore totale registrato nei libri contabili.
Resi e sostituzioni. Un rimborso è un evento monetario; un articolo restituito è un evento di magazzino. Se l'articolo non è vendibile, il suo reintegro nell'inventario disponibile sovrastima le scorte. Se è rivendibile, la mancata registrazione del reso può sovrastimare il costo del venduto. Verificare la destinazione fisica dell'articolo.
Modifiche ai costi unitari. Un nuovo prezzo del fornitore non dovrebbe automaticamente riscrivere il costo assegnato a tutte le vendite precedenti. Il metodo di valutazione e le impostazioni del sistema determinano il flusso dei costi. Chiedete al vostro commercialista di confermare l'approccio prima di migrare le scorte storiche.
Scelta del software di contabilità di magazzino
Non acquistare basandoti solo su una lista di caratteristiche. Esegui questo test con i tuoi dati:
| Test | Cosa dovresti essere in grado di dimostrare |
|---|---|
| Ricevere le scorte ordinate | Le unità e il costo approvato vengono visualizzati una sola volta, nella posizione corretta. |
| Vendita tramite due canali | Entrambi i canali riducono il codice SKU corretto senza doppio conteggio |
| Riconciliare un pagamento | Vendite, commissioni, imposte e depositi bancari corrispondono indipendentemente dal costo delle scorte. |
| Restituisci un articolo vendibile e uno danneggiato. | I risultati relativi ai rimborsi e alle scorte vengono registrati separatamente. |
| Chiusura del mese | La valutazione delle scorte corrisponde al saldo contabile dopo aver spiegato le rettifiche |
Se gestisci un gran numero di SKU, sedi, pacchetti o partner logistici, un sistema di inventario dedicato potrebbe essere la soluzione ideale. Il valore dell'inventario deve comunque corrispondere a quello contabile; una dashboard di magazzino e un conto economico che non coincidono non si risolvono aggiungendo un'altra applicazione.
Un controllo mensile dell'inventario
- Esporta le quantità per SKU e ubicazione dal sistema operativo.
- Descrivi incassi, vendite, resi, trasferimenti e rettifiche avvenuti dall'ultima chiusura contabile.
- Confrontare il report di valutazione delle scorte con il conto delle scorte nello stato patrimoniale.
- Confronta le unità vendute e i costi assegnati con il costo del venduto (COGS) nel conto economico.
- Indagare su giacenze negative, costi mancanti, codici SKU duplicati e svalutazioni inspiegabili.
- Salva i report e le modifiche in modo che chi effettua la revisione il mese prossimo possa individuare i cambiamenti.
Nummbas può aiutarti a leggere i risultati finanziari insieme ai dati dei negozi collegati, a condizione che le fonti siano complete. Non gestisce le registrazioni contabili di magazzino. La redditività dei prodotti e dell'attività dipende comunque da dati di costo affidabili e da una contabilità verificata.