Voorraadadministratie voor e-commerce
Volg de inventaris van aankoop tot verkoop en retour. Leer hoe u de voorraadwaarde, de kostprijs van verkochte goederen, de marktplaatsvoorraad en de geschiktheid van uw boekhoudsoftware kunt controleren.
Een webwinkel kan precies weten hoeveel artikelen er beschikbaar zijn en toch een verkeerde winst rapporteren. Voorraadbeheer geeft antwoord op de vraag hoeveel artikelen zich waar bevinden . Voorraadadministratie geeft antwoord op de vraag wat de onverkochte voorraad waard is en wanneer de kostprijs ervan wordt omgezet in de kostprijs van de verkochte goederen (COGS) . Deze gegevens moeten overeenkomen, vooral wanneer verkopen, retouren en voorraadbewegingen via verschillende kanalen plaatsvinden.
Deze handleiding biedt winkeliers een manier om die geldstroom te controleren. Uw accountant moet de waarderingsmethode en de verwerking van vrachtkosten, invoerrechten, afschrijvingen en belastingen goedkeuren volgens de regels die van toepassing zijn op uw bedrijf.
Volg één producteenheid door de boekhouding
- Inkoop: Registreer de factuur van de leverancier en de ontvangen hoeveelheid. Een aanbetaling of betaling is op zich geen bewijs dat alle eenheden zijn aangekomen.
- Ontvangstbewijs: Bevestig het artikelnummer (SKU), de hoeveelheid, de locatie en de kostprijs per eenheid. Verantwoord de goedgekeurde kosten die volgens uw boekhoudbeleid tot de voorraadwaarde behoren.
- Verkoop: Verminder het aantal beschikbare eenheden. Boek de betreffende eenheidskosten van de voorraad naar de kostprijs van de verkochte goederen (COGS) wanneer de verkoop volgens uw beleid wordt verwerkt.
- Retourneren: Controleer of het artikel is geretourneerd, of het opnieuw kan worden verkocht en of de verkoop- en kostprijsboekingen moeten worden teruggedraaid of aangepast.
- Aanpassing: Registreer beschadigde, verloren of getelde voorraadverschillen met een reden en bewijsmateriaal.
Een eenvoudig voorbeeld: een winkel koopt 100 eenheden voor $20 per stuk. Voordat er iets verkocht wordt, zijn de kosten van $2.000 verbonden aan de onverkochte voorraad. Als er 10 eenheden tegen die kostprijs worden verkocht, gaat $200 naar de kostprijs van de verkochte goederen (COGS) en blijft er $1.800 over voor de 90 onverkochte eenheden, vóór aftrek van andere goedgekeurde kosten of correcties. De aankoop kan een schuld creëren voordat het geld de bank verlaat; de kosten worden in de winst- en verliesrekening opgenomen zodra de eenheden worden verkocht.
Waar e-commercegegevens uiteenlopen
Voorraad versus boekhoudkundige waarde. Shopify of een marktplaats houdt mogelijk de beschikbare eenheden bij, terwijl uw boekhoudsysteem de kosten registreert. Een voorraadsynchronisatie die alleen de aantallen verzendt, kan geen nauwkeurige kostprijs van de verkochte goederen (COGS) vaststellen als leveranciersprijzen, vrachtkosten en retouren ontbreken.
Meerdere locaties. De producten kunnen zich bij een leverancier bevinden, in uw magazijn, bij een 3PL-partij of in een Amazon-distributiecentrum. Het verplaatsen van producten tussen locaties mag niet automatisch leiden tot een verkoop of een tweede aankoop. Controleer de eindvoorraad van elke locatie en de totale waarde die in de boekhouding is vastgelegd.
Retourneren en vervangen. Een terugbetaling is een financiële transactie; een geretourneerd artikel is een voorraadtransactie. Als het artikel onverkoopbaar is, leidt het terugplaatsen ervan in de beschikbare voorraad tot een overschatting van de voorraadwaarde. Als het artikel wel verkoopbaar is, kan het niet registreren van de retourzending leiden tot een overschatting van de kostprijs van de verkochte goederen (COGS). Controleer de fysieke status van het artikel.
Wijzigende eenheidskosten. Een nieuwe leveranciersprijs mag de kosten die aan alle eerdere verkopen zijn toegewezen niet ongemerkt overschrijven. De waarderingsmethode en systeeminstellingen bepalen hoe kosten stromen. Vraag uw accountant om de aanpak te bevestigen voordat u historische voorraadgegevens migreert.
Voorraadadministratiesoftware kiezen
Koop niet alleen op basis van een checklist met specificaties. Voer deze test uit met je eigen gegevens:
| Test | Wat je moet kunnen laten zien |
|---|---|
| Bestelde voorraad ontvangen | De eenheden en de goedgekeurde kosten worden eenmaal weergegeven, op de juiste locatie. |
| Verkoop via twee kanalen | Beide kanalen verminderen het juiste SKU-nummer zonder dubbeltelling. |
| Een uitbetaling verrekenen | Verkoopopbrengsten, kosten, belastingen en bankstortingen komen overeen, onafhankelijk van de voorraadkosten. |
| Retourneer één verkoopbaar en één beschadigd artikel. | Terugbetalingen en voorraadresultaten worden apart geregistreerd. |
| Sluit de maand af | De voorraadwaardering komt na toegelichte correcties overeen met het boekhoudkundige saldo |
Als u veel SKU's, locaties, productbundels of fulfilmentpartners hebt, kan een speciaal voorraadbeheersysteem geschikt zijn. De waarde ervan moet echter nog steeds overeenkomen met de boekhouding; een tegenstrijdig voorraadoverzicht en een winst- en verliesrekening worden niet opgelost door een extra app toe te voegen.
Een maandelijkse inventariscontrole
- Exporteer de hoeveelheden per SKU en locatie vanuit het operationele systeem.
- Geef een toelichting op de ontvangsten, verkopen, retouren, overboekingen en correcties sinds de laatste afsluiting.
- Vergelijk het inventariswaarderingsrapport met de inventarisrekening op de balans.
- Vergelijk de verkochte eenheden en toegewezen kosten met de kostprijs van de verkochte goederen op de winst- en verliesrekening.
- Onderzoek negatieve voorraad, ontbrekende kosten, dubbele SKU's en onverklaarde afschrijvingen.
- Bewaar de rapporten en aanpassingen zodat de beoordelaar van volgende maand de wijzigingen kan traceren.
Nummbas kan u helpen financiële resultaten te lezen in combinatie met gekoppelde winkelgegevens, mits de bronnen compleet zijn. Het systeem houdt geen voorraadadministratie bij. Nauwkeurige product- en bedrijfswinsten blijven afhankelijk van betrouwbare kostengegevens en een gecontroleerde boekhouding.