Contabilidade de estoque no e-commerce
Acompanhe o estoque da compra à venda e à devolução. Veja como conferir o valor do estoque, o CMV, o estoque em marketplaces e qual software contábil serve.
Uma loja online pode saber exatamente quantas unidades estão disponíveis e ainda assim registrar um lucro incorreto. A gestão de estoque responde quantas unidades estão em cada local. A contabilidade de inventário responde quanto vale o estoque não vendido e quando seu custo se torna custo dos produtos vendidos (CPV). Esses registros precisam estar em consonância, especialmente quando vendas, devoluções e movimentações de estoque ocorrem em diversos canais.
Este guia oferece aos lojistas uma maneira de inspecionar esse fluxo. Seu contador deve aprovar o método de avaliação e o tratamento de frete, taxas alfandegárias, baixas contábeis e impostos de acordo com as normas aplicáveis ao seu negócio.
Acompanhe uma unidade de produto nos registros contábeis
- Compra: Registre a fatura do fornecedor e a quantidade recebida. Um depósito ou pagamento, por si só, não comprova que todas as unidades foram entregues.
- Recebimento: Confirme o SKU, a quantidade, a localização e o custo unitário. Registre os custos aprovados que pertencem ao valor do estoque de acordo com sua política contábil.
- Venda: Reduza as unidades disponíveis. Transfira o custo unitário correspondente do estoque para o Custo dos Produtos Vendidos (CPV) quando a venda for reconhecida de acordo com sua política.
- Devolução: Verifique se o item foi devolvido, se pode ser vendido novamente e se os lançamentos de venda e de custo dos produtos vendidos (CPV) precisam ser revertidos ou ajustados.
- Ajuste: Registre as diferenças de estoque danificadas, perdidas ou contadas, apresentando uma justificativa e as evidências comprobatórias.
Em um exemplo simples, uma loja compra 100 unidades a US$ 20 cada. Antes de qualquer venda, o custo de US$ 2.000 está associado ao estoque não vendido. Se 10 unidades forem vendidas a esse custo unitário, US$ 200 passam para o Custo dos Produtos Vendidos (CPV) e US$ 1.800 permanecem associados às 90 unidades não vendidas, antes de outros custos ou ajustes aprovados. A compra pode gerar um valor a pagar antes mesmo do dinheiro sair do banco; o custo entra na demonstração de resultados à medida que as unidades são vendidas.
Onde os registros de e-commerce divergem
Quantidade em estoque versus valor contábil. Shopify ou um marketplace podem rastrear as unidades disponíveis, enquanto seu sistema contábil rastreia o custo delas. Uma sincronização de estoque que envia apenas as quantidades não consegue estabelecer o CMV (Custo das Mercadorias Vendidas) com precisão se os preços dos fornecedores, o frete e as devoluções estiverem faltando.
Diversas localizações. As unidades podem estar armazenadas com um fornecedor, em seu depósito, com um operador logístico terceirizado (3PL) ou em um centro de distribuição da Amazon. A movimentação de unidades entre locais não deve gerar automaticamente uma venda ou uma segunda compra. Verifique a quantidade final em cada local e o valor total registrado nos livros contábeis.
Devoluções e substituições. Um reembolso é um evento monetário; um item devolvido é um evento de estoque. Se o item não for vendável, reintegrá-lo ao estoque disponível superestima o estoque. Se for revendável, não registrar sua devolução pode superestimar o Custo dos Produtos Vendidos (CPV). Verifique a destinação física do item.
Alteração de custos unitários. Um novo preço de fornecedor não deve reescrever automaticamente o custo atribuído a todas as vendas anteriores. O método de avaliação e as configurações do sistema determinam como os custos são distribuídos. Consulte seu contador para confirmar a abordagem antes de migrar o estoque histórico.
Escolhendo um software de controle de estoque
Não compre baseando-se apenas em uma lista de funcionalidades. Faça este teste com seus próprios registros:
| Teste | O que você deve ser capaz de demonstrar |
|---|---|
| Receber o estoque encomendado | As unidades e o custo aprovado aparecem uma única vez, no local correto. |
| Venda através de dois canais | Ambos os canais reduzem o SKU correto sem contagem dupla. |
| Conciliar um pagamento | Vendas, taxas, impostos e depósitos bancários coincidem independentemente do custo do estoque. |
| Devolva um item em condições de venda e um item danificado. | Os resultados do reembolso e do estoque são registrados separadamente. |
| Encerre o mês | O valor do estoque coincide com o saldo contábil após os ajustes explicados |
Se você tiver muitos SKUs, locais, pacotes ou parceiros de logística, um sistema de inventário dedicado pode ser apropriado. No entanto, o valor desse sistema ainda precisa ser conciliado com o livro-razão; um painel de controle de estoque e um demonstrativo de resultados que não apresentem resultados consistentes não serão resolvidos com a simples adição de outro aplicativo.
Uma verificação mensal de estoque
- Exporte as quantidades por SKU e local a partir do sistema operacional.
- Explique os recebimentos, vendas, devoluções, transferências e ajustes desde o último fechamento.
- Compare o relatório de avaliação de estoque com a conta de estoque do balanço patrimonial.
- Compare as unidades vendidas e os custos atribuídos com o Custo dos Produtos Vendidos (CPV) na Demonstração de Resultados.
- Investigar estoque negativo, custos não contabilizados, SKUs duplicados e baixas contábeis inexplicáveis.
- Salve os relatórios e ajustes para que o revisor do próximo mês possa rastrear as alterações.