Integraciones de contabilidad para comercio electrónico: del pedido al depósito bancario.
Aprende a conectar los datos de la tienda, el mercado, los pagos y la contabilidad sin duplicar los ingresos. Realiza el seguimiento de un pago a través de comisiones, reembolsos, impuestos y conciliación.
Conectar una tienda con un software de contabilidad es fácil de describir, pero difícil de verificar. Una aplicación puede afirmar que sincroniza Shopify o Amazon, mientras que tus registros contables siguen mostrando depósitos inexplicables, comisiones faltantes o la misma venta duplicada. La pregunta clave es: ¿Puedes rastrear un pedido a través del procesador de pagos hasta su conciliación bancaria?
Los cuatro registros de una venta
- Tienda o mercado: el pedido, el descuento, los gastos de envío cobrados al cliente, los impuestos, los reembolsos y el producto vendido.
- Procesador de pagos o liquidación de la plataforma: comisiones, retenciones, ajustes y el importe programado para el pago.
- Sistema contable: ingresos, obligaciones tributarias, tasas, reembolsos, inventario o costo de los bienes vendidos y una cuenta de compensación para el dinero aún no depositado.
- Banco: el depósito real y su fecha.
Estas cantidades rara vez coinciden exactamente. Una tienda puede registrar la venta el lunes, el procesador puede cobrar su comisión el martes y el pago puede llegar al banco el jueves. Un reembolso o una reserva pueden afectar un pago posterior. Su objetivo es explicar las diferencias, no obligar a que las cuatro pantallas muestren la misma cifra.
Por ejemplo, un pago que incluya $100 en ventas, $20 en reembolsos y $3 en comisiones sería de $77 antes de impuestos, reservas u otros ajustes. Registrar solo el depósito bancario de $77 como ingreso implica perder el detalle de las ventas brutas, los reembolsos y las comisiones. Agregar el registro de ventas de $100 de la tienda y tratar el depósito de $77 como un nuevo ingreso resulta en un doble conteo de ingresos.
Decide qué conexión es propietaria de cada trabajo.
| Conexión | Debería suministrar | Qué confirmar |
|---|---|---|
| Conector para tiendas o mercados en línea | Componentes de ventas y liquidación | ¿Se contabilizan por separado los descuentos, los reembolsos, las tarjetas de regalo, los impuestos, los ingresos por envíos y las tarifas? |
| Conector para QuickBooks o Xero | Asientos en las cuentas y períodos correctos | ¿Crea duplicados junto con una aplicación nativa existente o mediante una importación manual? |
| Datos bancarios a la contabilidad | Depósitos y retiros | ¿Los depósitos se corresponden con un saldo de compensación en lugar de generar nuevas ventas? |
| Sistema de inventario para contabilidad | Valor de las existencias y costo de las unidades vendidas | ¿Qué sistema controla las cantidades, el costo unitario y los ajustes? |
| Fuentes de contabilidad y operaciones para análisis | Informes para la toma de decisiones | ¿Están completas las fuentes para las fechas que se comparan? |
Configura y comprueba una liquidación
1. Registrar el estado actual
Enumera la tienda, cada mercado, los procesadores de pago, las cuentas bancarias que reciben depósitos, tu sistema contable y todas las aplicaciones que ya registran transacciones. Indica si Shopify Payments, PayPal u otro procesador gestiona cada tipo de pedido. Un diagrama en una página es suficiente. Este paso detecta conectores duplicados antes de activar otra sincronización.
2. Acordar la asignación de cuentas.
Consulte con su contable cómo debe clasificar el sistema las ventas de productos, los descuentos, los ingresos por envíos, el impuesto sobre las ventas, las comisiones de procesamiento, las devoluciones, las tarjetas regalo y los saldos de liquidación. Las compras de inventario y el costo de los bienes vendidos (COGS) requieren una política específica. El tratamiento contable adecuado puede variar según el país y el método contable, por lo que es importante que la persona responsable de la contabilidad apruebe la asignación.
3. Empieza con una liquidación completada y representativa
Elija una liquidación que incluya al menos un reembolso o comisión, no la venta más sencilla posible. Compare el informe de liquidación original con los asientos contables. Verifique los importes, la moneda, las fechas, el tratamiento fiscal y la cuenta bancaria utilizada para el depósito. Conserve el informe original como comprobante.
4. Conciliar el depósito bancario
El depósito debe cubrir el importe retenido en tránsito. Cualquier diferencia requiere una explicación: una reserva, un reembolso demorado, un ajuste del procesador, una comisión por conversión, un pago dividido o un error de asignación. No subsane la diferencia con un asiento contable sin explicación solo para que la pantalla del banco se ponga en verde.
5. Revisa el mes siguiente
Una integración que funciona para un pago puede, sin embargo, asignar las ventas al período incorrecto o no generar un reembolso posterior. Revise la cuenta de compensación de pagos, las ventas por canal, la obligación tributaria y el costo de los bienes vendidos al final del mes. Vuelva a verificar después de cambios en el plan, nuevos métodos de pago o una nueva conexión con un mercado.
Causas habituales de cifras que no cuadran
- Se registró un pago neto como ventas. Las comisiones y los reembolsos desaparecen del estado de resultados. Compare los componentes de la liquidación con el asiento contable.
- Dos conectores registraron los mismos pedidos. Desactive la ruta duplicada solo después de confirmar qué entradas creó cada aplicación y acordar la limpieza con su contable.
- La tienda y el procesador utilizan fechas o monedas diferentes. Realice la comparación por identificadores de pedido, liquidación y pago, en lugar de solo por día calendario.
- El coste del inventario no llegó al coste de los bienes vendidos. Las ventas pueden cuadrar, pero el beneficio bruto declarado puede seguir siendo incorrecto.
- El informe está incompleto. La falta de canales o una sincronización desactualizada pueden hacer que el panel parezca preciso, pero omitiendo costos. Verifique el estado de la fuente y el período mostrado.
Dónde encaja Nummbas
Primero, crea el registro contable. Una vez que puedas explicar un pago y confíes en los libros, el análisis de datos te ayudará a decidir qué productos, canales y costos requieren atención.