Guía de contabilidad y software contable para Shopify

Shopify registra tus pedidos y te paga tus ventas, pero no lleva tu contabilidad. La contabilidad de Shopify consiste en convertir pedidos, liquidaciones, comisiones, reembolsos, impuesto sobre las ventas y stock en un libro mayor que coincida con tu cuenta bancaria. Para ello necesitas tres cosas: un software de contabilidad, una forma fiable de llevar a él las liquidaciones de Shopify y una rutina mensual que compruebe que ambos coinciden.

¿Shopify hace la contabilidad?

No. Los informes financieros de Shopify muestran ventas brutas, descuentos, devoluciones, impuestos y liquidaciones, que son datos de origen útiles. No son un libro mayor. Shopify no concilia tu cuenta bancaria, no registra facturas de proveedores, no controla lo que debes ni genera un balance general. La cuota de tu plan de Shopify, las suscripciones a aplicaciones, el gasto en publicidad y las compras de stock también quedan fuera de sus informes de ventas.

Por eso toda tienda de Shopify acaba conectando un sistema contable. La decisión es cuál, y cómo le llegan los datos de las liquidaciones.

Cómo una liquidación de Shopify se convierte en asientos contables

Un depósito de Shopify Payments es una cifra neta. Combina varios tipos de dinero, y cada uno pertenece a una cuenta distinta. Registrar el depósito como ventas infla los ingresos y oculta tus comisiones.

Esta es una semana de actividad de Shopify Payments de una tienda:

La cuenta de compensación es lo que mantiene todo ordenado. Cada liquidación se registra en ella línea por línea, y el depósito bancario la salda. Cuando la cuenta de compensación queda a cero después de una liquidación, cada parte de ese depósito está explicada. Un saldo pendiente apunta a un reembolso, una comisión, un contracargo o un depósito que falta.

Una liquidación suele incluir pedidos de los días anteriores, así que una liquidación que llega el 2 de noviembre puede contener ventas de octubre. Dividir la liquidación por fecha de pedido mantiene los ingresos de cada mes en el mes que les corresponde.

Qué registra una tienda de Shopify además de las liquidaciones

Las liquidaciones cubren las ventas con tarjeta a través de Shopify Payments. La contabilidad también necesita todo lo demás que mueve dinero:

• Otros métodos de pago. PayPal, Amazon Pay y otras pasarelas liquidan por separado. Registra cada una a partir de su propio extracto mediante su propia cuenta de compensación.
• Facturas de Shopify. Tu plan, los cargos de aplicaciones y las etiquetas de Shopify Shipping llegan en una factura de Shopify aparte. Regístralos como gastos cuando se cobren.
• Costo de los bienes vendidos. El costo de cada unidad vendida, incluidos el flete y los aranceles hasta que te llega. Consulta nuestra guía de contabilidad de inventario y nuestra guía del costo de adquisición.
• Compras de stock. Las facturas de proveedores por stock se suman al inventario, un activo, hasta que las unidades se venden.
• Tarjetas de regalo. La venta de una tarjeta de regalo es dinero que le debes al cliente en productos. Se convierte en ingreso cuando se canjea la tarjeta.
• Contracargos. Un pedido en disputa y su comisión se descuentan de una liquidación posterior. Registra ambos, y la reversión si ganas la disputa.
• Gasto en publicidad y otros costos operativos. Cargos de Meta, Google y TikTok, contratistas, software y costos de almacén.

Software de contabilidad para Shopify: las principales configuraciones

Hay tres formas habituales de configurar la contabilidad de una tienda de Shopify. Todas necesitan un libro mayor. Se diferencian en cómo le llegan los datos de las liquidaciones y en quién hace el trabajo mensual.

QuickBooks o Xero con un conector de liquidaciones

QuickBooks Online y Xero son productos de contabilidad general con amplias redes de contables que ya los conocen. Ninguno divide por sí solo una liquidación de Shopify en sus partes, así que la mayoría de las tiendas añaden un conector. A2X, Link My Books y Synder leen las liquidaciones de Shopify y registran asientos resumidos en QuickBooks o Xero.

Esta configuración encaja con una tienda cuyo contable ya trabaja en QuickBooks o Xero. La contrapartida son dos suscripciones, una correspondencia de cuentas que mantener entre ellas y un precio del conector que suele subir a medida que crece tu volumen de pedidos.

Un servicio de contabilidad para comercio electrónico

Servicios como Finaloop combinan un software de contabilidad para comercio electrónico con un equipo que lleva la contabilidad por ti. Encajan con dueños que quieren delegar el trabajo mensual. Cuenta con un costo mensual más alto, y comprueba cómo cambia el precio a medida que crecen los ingresos y qué incluye cada nivel.

Un libro mayor para comercio electrónico con conciliación de liquidaciones integrada

Nummbas-FO puede registrar transacciones rutinarias dentro de los límites que establezcas y preparar el cierre del mes para tu revisión. Puedes llevar la contabilidad tú mismo o invitar a tu contable a trabajar en los mismos libros contables. Si tu contable prefiere QuickBooks Online o Xero, Nummbas puede enviar a ese programa cada liquidación como un resumen.

Cuánto cuesta cada configuración

Los precios son precios de lista en EE. UU. con facturación mensual a noviembre de 2026, antes de descuentos de introducción. El conector se paga aparte de QuickBooks o Xero, así que QuickBooks Plus con un plan de A2X que incluya el costo de los bienes vendidos sale por unos $190 al mes con 500 pedidos.

Una rutina contable mensual para Shopify

La contabilidad resulta más fácil como un breve hábito semanal más un cierre mensual que como una puesta al día trimestral.

1. Empareja cada liquidación de Shopify Payments con su depósito bancario y comprueba que la cuenta de compensación vuelve a cero.
2. Registra las facturas de proveedores y adjunta los recibos de todo lo que pagues con tarjeta.
3. Revisa cualquier línea bancaria que siga sin categorizar.

1. Concilia cada cuenta bancaria, tarjeta y pasarela de pago con su extracto.
2. Divide cualquier liquidación que abarque dos meses para que cada mes refleje sus propias ventas.
3. Registra el costo de los bienes vendidos de las unidades vendidas y comprueba el valor de tu inventario.
4. Comprueba el impuesto sobre las ventas por pagar frente a lo que cobraste y lo que Shopify pagó por ti.
5. Revisa el estado de resultados en busca de cualquier cosa inusual, como un pico de reembolsos o una factura de publicidad que falta.
6. Cierra el mes para que las cifras anteriores no puedan cambiar sin que nadie se dé cuenta.

Cuándo contratar a un auxiliar contable o a un contable para Shopify

Muchos dueños llevan su propia contabilidad en los primeros años. Busca ayuda cuando se cumpla alguna de estas situaciones:

• Vendes en varios estados de EE. UU. o en varios países y no tienes claro dónde debes el impuesto sobre las ventas, el IVA o el GST.
• Tienes un inventario importante y necesitas un costo de los bienes vendidos preciso para tu declaración de impuestos.
• Las liquidaciones ya no coinciden con los depósitos y no encuentras el motivo.
• Estás captando inversión, solicitando un préstamo o preparándote para vender el negocio.
• El cierre mensual te lleva más de un día.

Preguntas frecuentes sobre contabilidad en Shopify

¿Shopify tiene un software de contabilidad integrado?

No. Shopify ofrece informes de ventas, liquidaciones e impuestos, que son datos de origen para tu contabilidad. Sigues necesitando un software de contabilidad para conciliar las cuentas bancarias, registrar facturas de proveedores e inventario, y generar un estado de resultados y un balance general.

¿Cuál es el mejor software de contabilidad para una tienda de Shopify?

Depende de cómo trabajes. QuickBooks Online o Xero con un conector como A2X encaja con una tienda cuyo contable ya los usa. Un servicio de contabilidad encaja con dueños que quieren que otros hagan el trabajo por ellos. Nummbas Books encaja con dueños que quieren conciliación de liquidaciones, contabilidad y valoración de inventario en un solo producto, a un precio que no sube con el volumen de pedidos.

¿Cómo registro las liquidaciones de Shopify en mi contabilidad?

Registra cada liquidación a través de una cuenta de compensación. Introduce las ventas brutas, los descuentos, los ingresos por envío, el impuesto sobre las ventas, los reembolsos y las comisiones del informe de la liquidación, y después empareja el depósito neto de tu banco. La cuenta de compensación debería volver a cero una vez emparejado el depósito.

¿El impuesto sobre las ventas de Shopify debe registrarse como ingreso?

No. El impuesto sobre las ventas que cobras es dinero que debes a la autoridad fiscal, así que regístralo como pasivo hasta que lo pagues. El impuesto que Shopify cobra y paga por ti, como en los pedidos del canal Shop en Estados Unidos, nunca llega a tu cuenta y no debe registrarse como ingreso ni como pasivo tuyo.

¿Puedo llevar yo mismo la contabilidad de Shopify?

Sí, si mantienes una rutina semanal y tus ventas están en una o dos jurisdicciones fiscales. Un software que divide las liquidaciones y sugiere categorías elimina la mayor parte de la introducción de datos. Recurre a un auxiliar contable o a un contable a medida que crezcan tu inventario, tus obligaciones del impuesto sobre las ventas o tus necesidades de informes.