Guida a software e contabilità Shopify

Shopify registra i tuoi ordini e ti accredita le vendite, ma non tiene la tua contabilità. Fare contabilità Shopify significa trasformare ordini, accrediti, commissioni, rimborsi, imposta sulle vendite e scorte in un libro mastro che corrisponda al tuo conto bancario. Per farlo servono tre cose: un software di contabilità, un modo affidabile per importarvi gli accrediti Shopify e una routine mensile che verifichi che i due coincidano.

Shopify fa la contabilità?

No. I report finanziari di Shopify mostrano vendite lorde, sconti, resi, imposte e accrediti, che sono dati di origine utili. Non sono un libro mastro. Shopify non riconcilia il tuo conto bancario, non registra le fatture dei fornitori, non tiene traccia di ciò che devi e non produce uno stato patrimoniale. Anche il canone del tuo piano Shopify, gli abbonamenti alle app, la spesa pubblicitaria e gli acquisti di scorte restano fuori dai suoi report sulle vendite.

Ecco perché ogni negozio Shopify prima o poi collega un sistema contabile. La decisione riguarda quale scegliere e come vi arrivano i dati degli accrediti.

Come un accredito Shopify diventa registrazioni contabili

Un versamento Shopify Payments è un importo netto. Combina diversi tipi di denaro, e ognuno va in un conto diverso. Registrare il versamento come vendite sopravvaluta i ricavi e nasconde le commissioni.

Ecco una settimana di attività Shopify Payments di un negozio:

È il conto di compensazione a mantenere tutto in ordine. Ogni accredito vi viene registrato voce per voce, e il versamento in banca lo azzera. Quando il conto di compensazione resta a zero dopo un accredito, ogni parte di quel versamento è stata spiegata. Un saldo residuo indica un rimborso, una commissione, un chargeback o un versamento mancante.

Un accredito include spesso ordini dei giorni precedenti, quindi un accredito che arriva il 2 novembre può contenere vendite di ottobre. Suddividere l'accredito per data dell'ordine mantiene i ricavi di ciascun mese nel mese giusto.

Cosa registra un negozio Shopify oltre agli accrediti

Gli accrediti coprono le vendite con carta tramite Shopify Payments. La contabilità deve includere anche tutto il resto che muove denaro:

• Altri metodi di pagamento. PayPal, Amazon Pay e gli altri gateway effettuano accrediti separati. Registra ciascuno dal proprio estratto conto tramite il proprio conto di compensazione.
• Fatture Shopify. Il piano, gli addebiti delle app e le etichette Shopify Shipping arrivano su una fattura Shopify separata. Registrali come spese quando vengono addebitati.
• Costo del venduto. Il costo di ogni unità venduta, compresi trasporto e dazi per fartela arrivare. Consulta la nostra guida alla contabilità delle giacenze e la guida al costo di arrivo.
• Acquisti di scorte. Le fatture dei fornitori per le scorte aumentano il magazzino, un'attività, finché le unità non vengono vendute.
• Carte regalo. La vendita di una carta regalo è denaro che devi al cliente sotto forma di prodotti. Diventa ricavo quando la carta viene utilizzata.
• Chargeback. Un ordine contestato e la relativa commissione vengono detratti da un accredito successivo. Registra entrambi, e il loro annullamento se vinci la contestazione.
• Spesa pubblicitaria e altri costi operativi. Addebiti di Meta, Google e TikTok, collaboratori esterni, software e costi di magazzino.

Software di contabilità Shopify: le configurazioni principali

Ci sono tre modi comuni per impostare la contabilità di un negozio Shopify. Ognuno richiede un libro mastro. Si differenziano per come vi arrivano i dati degli accrediti e per chi svolge il lavoro mensile.

QuickBooks o Xero con un connettore per gli accrediti

QuickBooks Online e Xero sono prodotti di contabilità generici con ampie reti di commercialisti che già li conoscono. Nessuno dei due suddivide da solo un accredito Shopify nelle sue componenti, quindi la maggior parte dei negozi aggiunge un connettore. A2X, Link My Books e Synder leggono le liquidazioni Shopify e registrano scritture riepilogative in QuickBooks o Xero.

Questa configurazione è adatta a un negozio il cui commercialista lavora già in QuickBooks o Xero. Il rovescio della medaglia sono due abbonamenti, una mappatura da mantenere tra i due e un connettore il cui prezzo di solito aumenta con il crescere del volume degli ordini.

Un servizio di contabilità per l'ecommerce

Servizi come Finaloop combinano un software di contabilità ecommerce con la tenuta dei conti svolta per te. Sono adatti a chi vuole delegare il lavoro mensile. Aspettati un costo mensile più alto e verifica come cambia il prezzo al crescere del fatturato e cosa è incluso in ogni livello.

Un libro mastro per l'ecommerce con la riconciliazione degli accrediti integrata

Nummbas-FO può registrare le transazioni ordinarie entro i limiti che imposti e preparare la chiusura del mese per la tua revisione. Puoi tenere la contabilità da solo o invitare il tuo commercialista a lavorare sugli stessi conti. Se il tuo commercialista preferisce QuickBooks Online o Xero, Nummbas può invece inviare ogni accredito a questi software come riepilogo.

Quanto costa ogni configurazione

I prezzi sono i listini statunitensi con fatturazione mensile a novembre 2026, prima degli sconti introduttivi. Il connettore si paga in aggiunta a QuickBooks o Xero, quindi QuickBooks Plus con un piano A2X che include il costo del venduto arriva a circa 190 dollari al mese con 500 ordini.

Una routine mensile di contabilità Shopify

La contabilità è più facile come breve abitudine settimanale più una chiusura di fine mese che come recupero trimestrale.

1. Abbina ogni accredito Shopify Payments al relativo versamento bancario e verifica che il conto di compensazione torni a zero.
2. Registra le fatture dei fornitori e allega le ricevute di tutto ciò che è stato pagato con carta.
3. Controlla ogni movimento bancario ancora da categorizzare.

1. Riconcilia ogni conto bancario, carta e gateway di pagamento con il relativo estratto conto.
2. Suddividi ogni accredito che si estende su due mesi, in modo che ogni mese riporti le proprie vendite.
3. Registra il costo del venduto per le unità vendute e verifica il valore del magazzino.
4. Confronta l'imposta sulle vendite da versare con quanto hai riscosso e quanto Shopify ha versato per te.
5. Esamina il conto economico alla ricerca di anomalie, come un picco di rimborsi o una fattura pubblicitaria mancante.
6. Chiudi il mese in modo che i dati precedenti non possano cambiare senza che nessuno se ne accorga.

Quando affidarsi a un contabile o a un commercialista per Shopify

Molti titolari tengono da soli la contabilità nei primi anni. Chiedi aiuto quando si verifica una di queste situazioni:

• Vendi in diversi stati USA o paesi e non sai con certezza dove devi l'imposta sulle vendite, l'IVA o la GST.
• Hai scorte consistenti e ti serve un costo del venduto preciso per la dichiarazione dei redditi.
• Gli accrediti non corrispondono più ai versamenti e non riesci a capire perché.
• Stai raccogliendo capitali, chiedendo un prestito o preparandoti a vendere l'attività.
• La chiusura mensile ti richiede più di un giorno.

Domande frequenti sulla contabilità Shopify

Shopify ha un software di contabilità integrato?

No. Shopify fornisce report su vendite, accrediti e imposte, che sono i dati di origine per la tua contabilità. Ti serve comunque un software di contabilità per riconciliare i conti bancari, registrare fatture dei fornitori e magazzino e produrre un conto economico e uno stato patrimoniale.

Qual è il miglior software di contabilità per un negozio Shopify?

Dipende da come lavori. QuickBooks Online o Xero con un connettore come A2X sono adatti a un negozio il cui commercialista li usa già. Un servizio di contabilità è adatto a chi vuole che il lavoro venga svolto al posto suo. Nummbas Books è adatto a chi vuole riconciliazione degli accrediti, contabilità e valutazione delle giacenze in un unico prodotto, a un prezzo che non aumenta con il volume degli ordini.

Come registro gli accrediti Shopify nella mia contabilità?

Registra ogni accredito tramite un conto di compensazione. Inserisci vendite lorde, sconti, ricavi da spedizione, imposta sulle vendite, rimborsi e commissioni dal report dell'accredito, poi abbina il versamento netto dalla tua banca. Il conto di compensazione dovrebbe tornare a zero una volta abbinato il versamento.

L'imposta sulle vendite Shopify va registrata come ricavo?

No. L'imposta sulle vendite che riscuoti è denaro che devi all'autorità fiscale, quindi registrala come passività finché non la versi. L'imposta che Shopify riscuote e versa per te, per esempio sugli ordini del canale Shop negli Stati Uniti, non arriva mai sul tuo conto e non va registrata né come tuo ricavo né come tua passività.

Posso tenere da solo la contabilità Shopify?

Sì, se mantieni una routine settimanale e le tue vendite riguardano una o due giurisdizioni fiscali. Un software che suddivide gli accrediti e suggerisce le categorie elimina gran parte dell'inserimento dati. Affidati a un contabile o a un commercialista man mano che crescono le scorte, gli obblighi relativi all'imposta sulle vendite o le esigenze di reporting.