Boekhoudsoftware en boekhouding voor Shopify: gids

Shopify registreert uw bestellingen en betaalt uw verkopen uit, maar houdt uw boekhouding niet bij. Boekhouding voor Shopify betekent bestellingen, uitbetalingen, kosten, terugbetalingen, omzetbelasting en voorraad omzetten in een grootboek dat aansluit op uw bankrekening. Daarvoor hebt u drie dingen nodig: boekhoudsoftware, een betrouwbare manier om uitbetalingen van Shopify daarin te krijgen, en een maandelijkse routine die controleert of beide overeenkomen.

Doet Shopify uw boekhouding?

Nee. De financiële rapporten van Shopify tonen brutoverkopen, kortingen, retouren, belastingen en uitbetalingen, wat nuttige brongegevens zijn. Ze vormen geen grootboek. Shopify stemt uw bankrekening niet af, boekt geen leveranciersfacturen, houdt niet bij wat u verschuldigd bent en stelt geen balans op. Uw abonnementskosten voor Shopify, app-abonnementen, advertentie-uitgaven en voorraadinkopen vallen ook buiten de verkooprapporten.

Daarom koppelt elke Shopify-winkel uiteindelijk een boekhoudsysteem. De vraag is welk systeem, en hoe de uitbetalingsgegevens daar terechtkomen.

Hoe een uitbetaling van Shopify boekingen wordt

Een storting van Shopify Payments is een nettobedrag. Die combineert verschillende soorten geld, en elk daarvan hoort op een andere rekening. Als u de storting als verkopen boekt, overschat u de omzet en verbergt u uw kosten.

Hier is één week activiteit van Shopify Payments voor een winkel:

De verrekeningsrekening houdt dit overzichtelijk. Elke uitbetaling wordt er regel voor regel op geboekt, en de bankstorting boekt die weer af. Staat de verrekeningsrekening na een uitbetaling op nul, dan is elk onderdeel van die storting verklaard. Een resterend saldo wijst op een ontbrekende terugbetaling, kostenpost, terugboeking of storting.

Een uitbetaling bevat vaak bestellingen van de voorgaande dagen, dus een uitbetaling die op 2 november binnenkomt, kan verkopen uit oktober bevatten. Door de uitbetaling op besteldatum te splitsen, blijft de omzet van elke maand in de juiste maand.

Wat een Shopify-winkel naast uitbetalingen boekt

Uitbetalingen dekken kaartverkopen via Shopify Payments. De boekhouding moet ook alle andere geldstromen bevatten:

• Andere betaalmethoden. PayPal, Amazon Pay en andere betaalgateways betalen apart uit. Boek elk daarvan vanuit het eigen afschrift via een eigen verrekeningsrekening.
• Facturen van Shopify. Uw abonnement, app-kosten en verzendlabels van Shopify Shipping komen op een aparte factuur van Shopify. Boek ze als kosten wanneer ze in rekening worden gebracht.
• Kostprijs van de verkochte goederen. De kostprijs van elke verkochte eenheid, inclusief de vracht en invoerrechten om die bij u te krijgen. Zie onze gids voor voorraadboekhouding en gids voor landed cost.
• Voorraadinkopen. Leveranciersfacturen voor voorraad verhogen de voorraad, een actief, totdat de eenheden worden verkocht.
• Cadeaukaarten. De verkoop van een cadeaukaart is geld dat u de klant in producten verschuldigd bent. Het wordt omzet wanneer de kaart wordt ingewisseld.
• Terugboekingen. Een betwiste bestelling en de bijbehorende kosten worden van een latere uitbetaling afgetrokken. Boek beide, en de terugdraaiing als u het geschil wint.
• Advertentie-uitgaven en andere bedrijfskosten. Kosten van Meta, Google en TikTok, freelancers, software en magazijnkosten.

Boekhoudsoftware voor Shopify: de belangrijkste opties

Er zijn drie gangbare manieren om de boekhouding voor een Shopify-winkel in te richten. Elke manier heeft een grootboek nodig. Ze verschillen in hoe uitbetalingsgegevens daar terechtkomen en wie het maandelijkse werk doet.

QuickBooks of Xero met een uitbetalingsconnector

QuickBooks Online en Xero zijn algemene boekhoudproducten met grote netwerken van accountants die ze al kennen. Geen van beide splitst zelf een uitbetaling van Shopify in onderdelen, dus de meeste winkels voegen een connector toe. A2X, Link My Books en Synder lezen afrekeningen van Shopify uit en boeken samengevatte posten in QuickBooks of Xero.

Deze opzet past bij een winkel waarvan de accountant al in QuickBooks of Xero werkt. Daar staan twee abonnementen tegenover, een rekeningkoppeling tussen beide die u moet onderhouden, en connectorprijzen die meestal stijgen naarmate uw ordervolume groeit.

Een boekhouddienst voor e-commerce

Diensten zoals Finaloop combineren boekhoudsoftware voor e-commerce met boekhoudwerk dat voor u wordt gedaan. Ze passen bij eigenaren die het maandelijkse werk willen uitbesteden. Reken op hogere maandelijkse kosten, en controleer hoe de prijs verandert naarmate de omzet groeit en wat er op elk niveau is inbegrepen.

Een e-commercegrootboek met ingebouwde afstemming van uitbetalingen

Nummbas-FO kan routinetransacties vastleggen binnen de limieten die u instelt en de maandafsluiting voorbereiden voor uw controle. U kunt de boekhouding zelf doen of uw accountant uitnodigen om in dezelfde boekhouding te werken. Als uw accountant de voorkeur geeft aan QuickBooks Online of Xero, kan Nummbas in plaats daarvan elke uitbetaling als samenvatting daarheen sturen.

Wat elke opzet kost

Prijzen zijn Amerikaanse catalogusprijzen bij maandelijkse facturering per november 2026, vóór introductiekortingen. Een connector betaalt u bovenop QuickBooks of Xero, dus QuickBooks Plus met een A2X-abonnement dat de kostprijs van de verkochte goederen omvat, komt bij 500 bestellingen uit op ongeveer $190 per maand.

Een maandelijkse boekhoudroutine voor Shopify

Boekhouden gaat makkelijker als korte wekelijkse gewoonte plus een maandafsluiting dan als inhaalslag per kwartaal.

1. Stem elke uitbetaling van Shopify Payments af op de bijbehorende bankstorting en controleer of de verrekeningsrekening terugkeert naar nul.
2. Boek leveranciersfacturen en voeg bonnen toe voor alles wat met een kaart is betaald.
3. Controleer elke bankregel die nog niet is gecategoriseerd.

1. Stem elke bankrekening, kaart en betaalgateway af op het bijbehorende afschrift.
2. Splits elke uitbetaling die twee maanden beslaat, zodat elke maand haar eigen verkopen bevat.
3. Boek de kostprijs van de verkochte goederen voor de verkochte eenheden en controleer uw voorraadwaarde.
4. Controleer de te betalen omzetbelasting tegen wat u hebt geïnd en wat Shopify voor u heeft afgedragen.
5. Controleer de winst-en-verliesrekening op ongebruikelijke posten, zoals een piek in terugbetalingen of een ontbrekende advertentiefactuur.
6. Sluit de maand af zodat eerdere cijfers niet ongemerkt kunnen veranderen.

Wanneer u een boekhouder of accountant voor Shopify inschakelt

Veel eigenaren houden in de eerste jaren zelf hun boekhouding bij. Schakel hulp in wanneer een van deze situaties van toepassing is:

• U verkoopt in meerdere Amerikaanse staten of landen en weet niet zeker waar u omzetbelasting, btw of GST verschuldigd bent.
• U houdt aanzienlijke voorraad aan en hebt een nauwkeurige kostprijs van de verkochte goederen nodig voor uw belastingaangifte.
• Uitbetalingen komen niet meer overeen met stortingen en u kunt niet achterhalen waarom.
• U haalt kapitaal op, vraagt een lening aan of bereidt de verkoop van het bedrijf voor.
• De maandafsluiting kost u meer dan een dag.

Veelgestelde vragen over boekhouding voor Shopify

Heeft Shopify ingebouwde boekhoudsoftware?

Nee. Shopify levert verkoop-, uitbetalings- en belastingrapporten, die brongegevens voor uw boekhouding zijn. U hebt nog steeds boekhoudsoftware nodig om bankrekeningen af te stemmen, inkoopfacturen en voorraad te boeken en een winst-en-verliesrekening en balans op te stellen.

Wat is de beste boekhoudsoftware voor een Shopify-winkel?

Dat hangt af van hoe u werkt. QuickBooks Online of Xero met een connector zoals A2X past bij een winkel waarvan de accountant ze al gebruikt. Een boekhouddienst past bij eigenaren die het werk voor zich willen laten doen. Nummbas Books past bij eigenaren die afstemming van uitbetalingen, boekhouding en voorraadwaardering in één product willen, tegen een prijs die niet meestijgt met het ordervolume.

Hoe boek ik uitbetalingen van Shopify in mijn boekhouding?

Boek elke uitbetaling via een verrekeningsrekening. Voer de brutoverkopen, kortingen, verzendopbrengsten, omzetbelasting, terugbetalingen en kosten uit het uitbetalingsrapport in en stem daarna de nettostorting van uw bank af. De verrekeningsrekening hoort op nul te staan zodra de storting is afgestemd.

Moet omzetbelasting uit Shopify als opbrengst worden geboekt?

Nee. Omzetbelasting die u int, is geld dat u verschuldigd bent aan de belastingdienst, dus boek die als verplichting totdat u die betaalt. Belasting die Shopify voor u int en afdraagt, zoals bij bestellingen via het Shop-kanaal in de Verenigde Staten, komt nooit op uw rekening en hoort niet als uw opbrengst of verplichting te worden geboekt.

Kan ik de boekhouding voor Shopify zelf doen?

Ja, als u een wekelijkse routine aanhoudt en uw verkopen in een of twee belastingjurisdicties plaatsvinden. Software die uitbetalingen splitst en categorieën voorstelt, neemt het meeste invoerwerk weg. Schakel een boekhouder of accountant in naarmate uw voorraad, verplichtingen voor omzetbelasting of rapportagebehoeften groeien.