E-Commerce-Buchhaltung: Leitfaden für Onlineshops

E-Commerce-Buchhaltung bedeutet, die Finanzen eines Onlineshops zu erfassen, zu ordnen und auszuwerten, damit die Bücher mit der Bank übereinstimmen und den tatsächlichen Gewinn zeigen. Sie umfasst dieselben Bereiche wie die Buchhaltung jedes anderen Unternehmens, dazu die Besonderheiten des Onlinehandels: Umsätze, die über Zahlungsdienstleister als Nettoauszahlungen eingehen, Lagerbestand, dessen Kosten bewertet werden müssen, Umsatzsteuer an vielen Orten, Rückerstattungen und mehrere Vertriebskanäle, die in eine einzige Buchhaltung einfließen.

Was E-Commerce-Buchhaltung anders macht

Ein Ladengeschäft nimmt eine Kartenzahlung entgegen und sieht das Geld eingehen. Das Geld eines Onlineshops nimmt einen längeren Weg:

• Auszahlungen sind netto. Shopify Payments, Stripe, PayPal und Marktplätze ziehen Gebühren, Rückerstattungen und manchmal Steuern ab, bevor sie auszahlen. Eine einzige Einzahlung kann Hunderte von Bestellungen enthalten.
• Die Zeitpunkte verschieben sich. Eine Bestellung vom 30. Juni wird womöglich erst im Juli ausgezahlt und noch später geliefert.
• Der Lagerbestand ist der größte Vermögenswert. Ware, die vor Monaten gekauft wurde, wird erst beim Verkauf zum Wareneinsatz, und ihre tatsächlichen Kosten umfassen Fracht und Zoll.
• Die Umsatzsteuer hängt vom Wohnort der Kunden ab. Verkäufe in mehrere Bundesstaaten oder Länder begründen Pflichten an jedem Ort, dessen Vorgaben Sie erfüllen.
• Mehrere Kanäle fließen in ein Hauptbuch. Ihr eigener Shop, Amazon, eBay, Großhandel und Pop-up-Verkäufe berichten jeweils unterschiedlich.

Gute E-Commerce-Buchhaltung macht daraus drei verlässliche Berichte: eine Gewinn- und Verlustrechnung, eine Bilanz und eine Kapitalflussrechnung.

Die Konten, die ein Onlineshop braucht

Ihr Kontenplan ist die Liste der Kategorien, denen jede Transaktion zugeordnet wird. Ein Shop, der Produkte online verkauft, braucht in der Regel mindestens diese:

Zahlungsorientierte oder periodengerechte Buchführung

Bei der zahlungsorientierten Buchführung wird ein Verkauf erfasst, wenn das Geld eingeht, und eine Ausgabe, wenn Sie sie bezahlen. Bei der periodengerechten Buchführung werden sie erfasst, wenn sie verdient bzw. verursacht werden, unabhängig davon, wann Geld fließt.

Wann ein Onlineverkauf als Umsatz zählt

Bei der periodengerechten Buchführung wird Umsatz in der Regel realisiert, wenn der Kunde erhält, wofür er bezahlt hat. Für die meisten Shops heißt das: wenn die Bestellung versendet oder zugestellt wird, je nach der Richtlinie, die Ihr Steuerberater festlegt. Diese Verkäufe erfordern eine andere Behandlung:

• Vorbestellungen und Nachlieferungen. Eine Zahlung, die eingeht, bevor das Produkt existiert, ist Geld, das Sie dem Kunden bis zur Lieferung schulden.
• Geschenkgutscheine. Der Verkauf begründet eine Verbindlichkeit. Umsatz entsteht erst, wenn der Gutschein eingelöst wird.
• Im Voraus bezahlte Abonnements. Ein im Voraus bezahltes Zwölfmonatsabo wird Monat für Monat verdient.
• Retouren. Rückerstattungen mindern den Umsatz in dem Monat, in dem sie anfallen. Bei häufigen Retouren buchen manche Shops zusätzlich eine Schätzung für erwartete Retouren.
• Marktplatzverkäufe. Amazon und andere Marktplätze weisen in ihren Abrechnungsberichten Bruttoumsätze, Gebühren und Rückerstattungen aus. Buchen Sie die einzelnen Bestandteile, nicht die Nettozahlung.

Lagerbestand und Wareneinsatz

Lagerbestand ist beim Kauf zunächst ein Vermögenswert und wird beim Verkauf zum Wareneinsatz. Zwei Entscheidungen prägen die Zahlen:

1. Was in die Kosten einer Einheit einfließt. Der Lieferantenpreis zuzüglich Eingangsfracht, Zoll und aller weiteren Kosten, um die Ware verkaufsfertig zu machen. Das sind die Einstandskosten, und ohne sie fällt Ihre Marge zu hoch aus. Unser Leitfaden zu den Einstandskosten erklärt, wie Sie sie verteilen.
2. Welche Einheiten als zuerst verkauft gelten. First in, first out (FIFO) und gewichtete Durchschnittskosten sind die gängigen Methoden für Onlineshops. Wählen Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater eine Methode und wenden Sie sie konsequent an.

Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer und GST

Von Kunden vereinnahmte Umsatzsteuer ist kein Erlös. Es ist Geld, das Sie für die Steuerbehörde verwahren, und wird bis zur Meldung und Zahlung als Verbindlichkeit erfasst. Die Regeln, wo Sie sie schulden, unterscheiden sich je nach Land und in den USA je nach Bundesstaat.

Vielerorts zieht der Marktplatz die Steuer als Marktplatzbetreiber (Marketplace Facilitator) für Sie ein und führt sie ab. Shopify macht das zum Beispiel bei Bestellungen über den Shop-Kanal in den USA. Diese Steuer erreicht Ihr Konto nie und sollte daher weder in Ihren Erlösen noch in Ihren Verbindlichkeiten erscheinen. Halten Sie fest, welcher Kanal die Steuer für jeden Verkauf abgewickelt hat, damit Ihre Steuererklärungen stimmen.

Der Monatsabschluss für einen Onlineshop

Beim Monatsabschluss prüfen Sie, ob die Bücher vollständig und korrekt sind, und sperren sie dann. Ein praxistauglicher Abschluss für einen Onlineshop:

1. Stimmen Sie jedes Bankkonto, jede Kreditkarte und jeden Zahlungsdienstleister mit dem jeweiligen Auszug ab.
2. Prüfen Sie, ob jedes Verrechnungskonto für Zahlungsdienstleister und Marktplätze wieder auf null steht oder erklärt ist.
3. Buchen Sie den Wareneinsatz und gleichen Sie den Lagerwert mit Ihren Bestandsaufzeichnungen ab.
4. Erfassen Sie verspätet eingegangene Rechnungen und privat bezahlte Ausgaben, die das Unternehmen erstatten muss.
5. Gleichen Sie die Umsatzsteuerverbindlichkeit mit den vereinnahmten Beträgen und den von Marktplätzen abgeführten Beträgen ab.
6. Prüfen Sie Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz auf Auffälligkeiten.
7. Sperren Sie den Monat, damit frühere Zahlen nicht unbemerkt geändert werden können.

Berichte, die Sie jeden Monat prüfen sollten

• Gewinn- und Verlustrechnung. Umsatz, Wareneinsatz, Bruttomarge und Betriebsausgaben. Werten Sie sie nach Kanal aus, wenn Sie an mehreren Orten verkaufen. Unser Leitfaden zum Lesen einer E-Commerce-GuV erklärt jede Zeile.
• Bilanz. Was das Unternehmen zum Monatsende besitzt und schuldet, einschließlich Lagerbestand, Umsatzsteuerverbindlichkeiten und ausstehender Geschenkgutscheine.
• Kapitalflussrechnung. Warum sich Ihr Kontostand verändert hat. Das ist wichtig, wenn Gewinn und Kontostand nicht zusammenpassen.

Brauchen Sie einen Steuerberater mit E-Commerce-Erfahrung?

Ein Buchhalter erfasst Transaktionen und stimmt die Konten jeden Monat ab. Ein Steuerberater oder CPA berät zu Steuern, erstellt Jahresabschluss und Steuererklärungen und hilft bei Struktur und Planung. Ein Teilzeit-CFO konzentriert sich auf Prognosen und Finanzierung, wenn eine Marke wächst.

E-Commerce-Buchhaltungssoftware

Häufige Fragen zur E-Commerce-Buchhaltung

Was ist E-Commerce-Buchhaltung?

E-Commerce-Buchhaltung ist das Erfassen und Auswerten der Finanzen eines Onlineshops: Umsätze aus jedem Kanal, Gebühren der Zahlungsdienstleister, Rückerstattungen, Lagerbestand und Wareneinsatz, Umsatzsteuer und Betriebsausgaben. Ihr Ziel sind Bücher, die mit der Bank übereinstimmen, und eine Gewinnzahl, auf die Sie sich verlassen können.

Wie unterscheidet sich E-Commerce-Buchhaltung von herkömmlicher Buchhaltung?

Die Grundsätze sind dieselben, aber Onlineshops erhalten Geld als Nettoauszahlungen von Zahlungsdienstleistern und Marktplätzen, halten Lagerbestand, vereinnahmen Umsatzsteuer für viele Orte und verkaufen oft über mehrere Kanäle. Jeder dieser Punkte erfordert eigene Konten und Abstimmungsschritte.

Sollte ein E-Commerce-Unternehmen zahlungsorientierte oder periodengerechte Buchführung nutzen?

Die periodengerechte Buchführung liefert ein realistischeres Monatsbild für einen Shop mit Lagerbestand, weil sie die Produktkosten dem Monat zuordnet, in dem die Produkte verkauft wurden. Ihr Steuerberater bestätigt, welche Methode Sie für die Steuer verwenden müssen.

Was macht ein E-Commerce-Steuerberater?

Ein E-Commerce-Steuerberater berät zu Steuern, Umsatzsteuerpflichten und Lagerkostenrechnung, erstellt Jahresabschluss und Steuererklärungen und prüft die monatliche Buchhaltung. Viele richten für einen neuen Shop auch den Kontenplan und die Auszahlungsabstimmung ein.

Welche Buchhaltungssoftware nutzen Onlineshops?

QuickBooks Online und Xero sind die gängigsten allgemeinen Produkte, meist mit einem Auszahlungs-Konnektor wie A2X. E-Commerce-Buchhaltungssoftware wie Nummbas Books vereint Auszahlungsabgleich, Buchhaltung und Lagerkostenrechnung in einem Produkt.