Avenant relatif au traitement des données

Qui nous sommes. Nummbas est exploité par Implemit Pty Ltd (ABN 22 690 942 495, ACN 690 942 495), qui exerce sous le nom commercial Nummbas, à l’adresse Level 25 Capital Square Tower 3, 1 Spring St, Perth WA 6000, Australia. « Nous », « notre » et « nos » désignent Implemit Pty Ltd. « Vous » désigne l’entreprise indiquée sur le compte Nummbas.

En cas de conflit entre les documents. Pour le traitement des Données à caractère personnel du Client, le présent Avenant prévaut sur le reste des Conditions. Les Clauses de transfert prévalent sur le présent Avenant pour les transferts qu’elles couvrent.

Comment lire cette section. Les autres termes qui commencent par une majuscule, comme « Services », ont le sens que leur donnent les Conditions.

Notre rôle. Lorsque le RGPD, le RGPD du Royaume-Uni ou une autre loi qui utilise ces deux mêmes rôles s’applique, vous êtes le responsable du traitement des Données à caractère personnel du Client et nous sommes votre sous-traitant. Si vous traitez ces données pour une autre entreprise, vous confirmez qu’elle a autorisé les instructions que vous nous donnez. Les Clauses de transfert prévues ici supposent que vous êtes le responsable du traitement, contactez-nous donc au préalable si vous avez besoin de conditions de transfert pour ces données.

Limites légales. Si une loi qui s’applique à nous nous oblige à traiter les Données à caractère personnel du Client d’une autre manière, nous vous en informons d’abord, sauf si cette loi l’interdit. Si un tribunal, une autorité de régulation ou une autre autorité nous demande des Données à caractère personnel du Client, nous l’orientons vers vous lorsque la loi le permet et ne divulguons que le minimum exigé par la demande. Nous vous informons immédiatement si nous estimons qu’une instruction enfreint les Lois sur la protection des données, et nous pouvons suspendre son exécution jusqu’à ce que vous la confirmiez ou la modifiiez.

Ce que nous ne faisons pas. Nous ne vendons pas les Données à caractère personnel du Client, ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d’IA et ne les partageons pas avec d’autres entreprises qui utilisent Nummbas. Nous ne les utilisons pas pour faire de la publicité auprès de vos clients ni pour les contacter à nos propres fins.

Une seule liste partagée. Si un e-mail de facture ou de bon de commande ne peut pas être remis ou est signalé comme spam, l’adresse du destinataire est ajoutée à une liste d’adresses auxquelles nous n’envoyons pas d’e-mails. Une seule liste couvre toutes les entreprises, et aucune entreprise ne peut la consulter. Écrivez-nous pour faire retirer une adresse.

Vos données et vos notices. Vous confirmez que vous avez le droit de nous fournir les Données à caractère personnel du Client que vous connectez, importez ou saisissez. Il vous incombe d’avoir un motif légal pour les collecter et pour nous les faire traiter. Vous remettez à vos clients, fournisseurs, prestataires indépendants et membres du personnel les notices de confidentialité que la loi exige. Ces notices doivent indiquer que vous faites appel à des prestataires de services tels que Nummbas et que leurs informations peuvent être traitées en dehors de leur propre pays. Nous comptons sur ces notices pour indiquer à ces personnes comment nous traitons leurs informations.

Seulement le nécessaire. Veuillez ne pas importer ni saisir de données à caractère personnel dont les Services n’ont pas besoin.

Nos équipes. Nous veillons à ce que les personnes que nous autorisons à traiter les Données à caractère personnel du Client se soient engagées à en préserver la confidentialité, ou soient soumises à une obligation légale de le faire.

Votre autorisation générale. Vous nous autorisez à recourir aux Sous-traitants ultérieurs figurant sur la Liste des sous-traitants ultérieurs, et à ajouter ou remplacer des Sous-traitants ultérieurs comme le permet la présente section. Avant qu’un Sous-traitant ultérieur ne traite des Données à caractère personnel du Client, nous concluons avec lui un contrat écrit qui l’oblige à protéger les données à un niveau qui correspond, en substance, à nos obligations au titre du présent Avenant. Nous restons responsables envers vous de ce que nos Sous-traitants ultérieurs font des données.

Préavis en cas de changement. Nous vous donnons un préavis d’au moins 30 jours avant qu’un nouveau Sous-traitant ultérieur ne commence, en mettant à jour la Liste des sous-traitants ultérieurs et en envoyant un e-mail au propriétaire du compte. Si nous devons remplacer un Sous-traitant ultérieur en urgence, par exemple en raison d’un risque de sécurité, le préavis peut être plus court. Il est toujours donné avant que le nouveau Sous-traitant ultérieur ne commence.

Nous vous informons. Nous vous informons dans les meilleurs délais après avoir pris connaissance d’une violation de données à caractère personnel qui touche des Données à caractère personnel du Client, y compris une violation chez un Sous-traitant ultérieur. Nous envoyons un e-mail au propriétaire du compte. Dans la limite de ce que nous savons à ce moment-là, nous indiquons ce qui s’est passé et quand, les types de données à caractère personnel et de personnes concernés et leur nombre approximatif, les conséquences probables, ce que nous avons fait et prévoyons de faire, et qui contacter. Nous complétons ces informations à mesure que nous en apprenons davantage.

Ce que fait chacun de nous. Nous prenons des mesures raisonnables pour contenir la violation, en trouver la cause et en réduire les effets. Vous décidez s’il faut notifier la violation à une autorité de régulation ou aux personnes touchées, et nous vous fournissons les informations dont vous avez raisonnablement besoin. Nous n’informons pas vos clients à votre place, sauf si vous nous le demandez par écrit ou si la loi nous y oblige.

Vos outils. Dans le produit, vous pouvez déconnecter un service, supprimer une conversation Nummbas-FO, et corriger ou archiver un contact Nummbas Books.

Demandes qui arrivent par une plateforme. Lorsque Shopify nous demande d’effacer un acheteur, ou qu’eBay nous informe qu’un acheteur figurant dans vos commandes a supprimé son compte, nous considérons cela comme votre instruction. Nous effaçons le code de correspondance, le pays et la région de la personne dans vos commandes synchronisées. Pour Shopify, cela fonctionne lorsque la demande comprend l’adresse e-mail de l’acheteur et que le code a été produit à partir de cette adresse.

Demandes qui nous parviennent directement. Si une personne nous interroge au sujet de Données à caractère personnel du Client que nous détenons pour vous, nous vous transmettons la demande dans les meilleurs délais. Nous n’y répondons pas nous-mêmes, sauf si la loi nous y oblige. Lorsque le droit australien nous y oblige, nous répondons dans un délai de 30 jours.

Lorsque vous déconnectez un service. Lorsque vous déconnectez un service, ou désinstallez Nummbas de votre boutique Shopify, nous supprimons immédiatement les données que nous avons synchronisées depuis ce service. Les enregistrements d’étiquettes d’expédition et l’enregistrement de la connexion sont supprimés environ 30 jours plus tard. Les chiffres déjà inscrits dans un brief quotidien, une analyse, une réponse Nummbas-FO ou un rapport restent. Il en va de même pour la copie que Nummbas Books conserve, à titre de document comptable, de chaque enregistrement qu’il a copié dans votre comptabilité.

Lorsque vous fermez votre compte. La résiliation de votre abonnement ne ferme pas le compte et ne supprime pas ses données. Lorsque vous fermez le compte, l’accès par connexion prend fin immédiatement pour vous et votre équipe. Vos liens de partage cessent également de fonctionner. Pendant 90 jours, vous pouvez nous demander de rétablir le compte.

Ce que nous conservons après la suppression. Nous conservons les journaux de sécurité pendant 12 mois, les sauvegardes pendant 7 jours, et la liste des adresses e-mail auxquelles nous n’envoyons pas d’e-mails. Nous conservons aussi tout ce qu’exige une loi qui s’applique à nous, le protégeons conformément au présent Avenant et ne l’utilisons à aucune autre fin. Les copies détenues par nos Sous-traitants ultérieurs sont supprimées selon le calendrier prévu dans leurs propres conditions, ou à notre demande lorsqu’ils le proposent.

Récupérer vos données. Tant que votre offre est active, vous pouvez télécharger vos enregistrements Nummbas Books et les rapports inclus dans votre offre. Pour tout le reste, adressez-nous votre demande tant que votre compte est ouvert et pendant 90 jours après sa fermeture. Lorsque les Services prennent fin, nous restituons ou supprimons les Données à caractère personnel du Client selon votre demande. Si vous ne donnez aucune instruction, nous les traitons comme le décrit la présente section.

Informations et audits. Sur demande, nous vous fournissons les informations dont vous avez raisonnablement besoin pour vérifier que nous respectons le présent Avenant. Si cela ne suffit pas, si une autorité de régulation l’exige, ou après une violation de données à caractère personnel qui a touché vos données, vous ou un auditeur indépendant, tenu à la confidentialité et qui n’est pas notre concurrent, pouvez auditer notre traitement de vos Données à caractère personnel du Client. Prévenez-nous par écrit au moins 30 jours à l’avance, ou dans le délai plus court qu’exige une autorité de régulation, et convenez avec nous du périmètre et du calendrier. Un audit a lieu pendant les heures ouvrables, sans perturber les Services, au plus une fois tous les 12 mois, sauf si une autorité de régulation l’exige ou s’il fait suite à une violation. Il ne porte pas sur les données d’autres entreprises, sur les informations qui mettraient la sécurité en danger, ni sur les centres de données de notre hébergeur. Chacun de nous supporte ses propres frais. Vous nous communiquez le rapport à titre confidentiel, et nous corrigeons dans un délai raisonnable tout manquement qu’il révèle.

Où nous traitons les Données à caractère personnel du Client. Nos serveurs et notre base de données se trouvent à Singapour et sont hébergés par Render. Nous sommes établis à Perth, en Australie. Nos Sous-traitants ultérieurs opèrent dans les lieux indiqués dans la Liste des sous-traitants ultérieurs, qui comprennent les États-Unis et l’Union européenne. Vous nous donnez instruction de traiter les Données à caractère personnel du Client dans ces lieux.

Nos transferts ultérieurs. Lorsque la loi exige une garantie pour notre transfert vers un Sous-traitant ultérieur, nous nous appuyons sur les clauses de protection des données de notre contrat avec ce prestataire. Contactez-nous pour connaître le détail de la garantie qui s’applique à un prestataire donné.

Signature. Accepter les Conditions a le même effet que signer les Clauses de transfert à la date de votre acceptation. Pour un compte ouvert avant la date d’entrée en vigueur indiquée en haut de cette page, nous sommes liés par le présent Avenant et par les Clauses de transfert à compter de cette date.

Comment le droit australien traite ces données. Le droit australien de la protection de la vie privée ne répartit pas les organisations entre responsables du traitement et sous-traitants. Selon ce droit, nous sommes responsables en notre nom propre des Données à caractère personnel du Client que nous détenons, quel que soit leur pays d’origine, en plus d’agir pour votre compte. Nous les traitons conformément au Privacy Act 1988 (Cth) et aux Australian Privacy Principles. Ce droit nous tient aussi responsables de la manière dont nos Sous-traitants ultérieurs situés à l’étranger les traitent. Nous travaillons avec vous sur toute notification qu’exige le dispositif Notifiable Data Breaches.

Durée et responsabilité. Le présent Avenant s’applique aussi longtemps que nous détenons des Données à caractère personnel du Client pour votre compte. Les limitations et exclusions de responsabilité prévues dans les Conditions s’appliquent aux réclamations entre vous et nous au titre du présent Avenant. Elles ne s’appliquent pas à la responsabilité au titre des Clauses de transfert, à ce que l’un ou l’autre d’entre nous doit à une personne en vertu des Lois sur la protection des données, ni à tout droit que la loi ne permet pas d’exclure.

Comment lire cette annexe. Nummbas Books, la connexion PayPal et les connexions aux places de marché sont couverts lorsqu’ils sont disponibles sur votre compte.

Comment lire cette annexe. Ce sont les mesures que nous appliquons à la date d’entrée en vigueur du présent Avenant.