Verwerkersovereenkomst

Wie wij zijn. Nummbas wordt geëxploiteerd door Implemit Pty Ltd (ABN 22 690 942 495, ACN 690 942 495), handelend onder de naam Nummbas, gevestigd te Level 25 Capital Square Tower 3, 1 Spring St, Perth WA 6000, Australia. Met “wij”, “ons” en “onze” wordt Implemit Pty Ltd bedoeld. Met “u” wordt het bedrijf bedoeld dat op het Nummbas-account staat vermeld.

Als documenten met elkaar in strijd zijn. Voor de omgang met Klantpersoonsgegevens heeft deze Verwerkersovereenkomst voorrang op de rest van de Voorwaarden. De Doorgiftebepalingen hebben voorrang op deze Verwerkersovereenkomst voor de doorgiften waarop zij betrekking hebben.

Hoe u dit artikel leest. Andere termen met een hoofdletter, zoals “Diensten”, hebben de betekenis die de Voorwaarden eraan geven.

Onze rol. Wanneer de AVG, de UK GDPR of een andere wet die dezelfde twee rollen gebruikt van toepassing is, bent u de verwerkingsverantwoordelijke voor Klantpersoonsgegevens en zijn wij uw verwerker. Als u deze gegevens voor een ander bedrijf verwerkt, bevestigt u dat dit bedrijf uw instructies aan ons heeft geautoriseerd. De hier opgenomen Doorgiftebepalingen gaan ervan uit dat u de verwerkingsverantwoordelijke bent, dus neem eerst contact met ons op als u doorgiftevoorwaarden voor die gegevens nodig hebt.

Wettelijke grenzen. Als een wet die op ons van toepassing is ons verplicht Klantpersoonsgegevens op een andere manier te verwerken, laten wij u dat eerst weten, tenzij die wet dat verbiedt. Als een rechtbank, toezichthouder of andere autoriteit ons om Klantpersoonsgegevens vraagt, verwijzen wij deze naar u door waar de wet dat toestaat en verstrekken wij alleen het minimum dat het verzoek vereist. Wij laten het u meteen weten als wij van mening zijn dat een instructie in strijd is met de Gegevensbeschermingswetgeving, en wij mogen het werk eraan onderbreken totdat u de instructie bevestigt of wijzigt.

Wat wij niet doen. Wij verkopen Klantpersoonsgegevens niet, gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen en delen ze niet met andere bedrijven die Nummbas gebruiken. Wij gebruiken ze niet om reclame te maken bij uw klanten of om voor onze eigen doeleinden contact met hen op te nemen.

Eén gedeelde lijst. Als een factuur-e-mail of een e-mail met een inkooporder onbestelbaar terugkomt of als spam wordt gemeld, komt het adres van de ontvanger op een lijst met adressen waarnaar wij niet verzenden. Eén lijst geldt voor alle bedrijven, en geen enkel bedrijf kan deze inzien. Stuur ons een e-mail om een adres van de lijst te laten halen.

Uw gegevens en privacyverklaringen. U bevestigt dat u het recht hebt om ons de Klantpersoonsgegevens te geven die u koppelt, uploadt of invoert. U bent ervoor verantwoordelijk dat u een rechtmatige reden hebt om deze te verzamelen en door ons te laten verwerken. U geeft uw klanten, leveranciers, opdrachtnemers en personeel de privacyverklaringen die de wet vereist. In die verklaringen moet staan dat u dienstverleners zoals Nummbas gebruikt en dat hun informatie buiten hun eigen land kan worden verwerkt. Wij vertrouwen erop dat die verklaringen deze personen vertellen hoe wij met hun informatie omgaan.

Alleen wat nodig is. Upload of voer alstublieft geen persoonsgegevens in die de Diensten niet nodig hebben.

Onze mensen. Wij zorgen ervoor dat de personen die wij machtigen om Klantpersoonsgegevens te verwerken, zich ertoe hebben verbonden deze vertrouwelijk te houden of daartoe wettelijk verplicht zijn.

Uw algemene toestemming. U geeft ons toestemming om de Subverwerkers op de Lijst van Subverwerkers in te schakelen, en om Subverwerkers toe te voegen of te vervangen zoals dit artikel toestaat. Voordat een Subverwerker Klantpersoonsgegevens verwerkt, sluiten wij een schriftelijke overeenkomst die deze verplicht de gegevens te beschermen volgens een norm die in wezen overeenkomt met onze verplichtingen uit deze Verwerkersovereenkomst. Wij blijven tegenover u verantwoordelijk voor wat onze Subverwerkers met de gegevens doen.

Kennisgeving van wijzigingen. Wij geven u ten minste 30 dagen van tevoren bericht voordat een nieuwe Subverwerker begint, door de Lijst van Subverwerkers bij te werken en de accounteigenaar een e-mail te sturen. Als wij een Subverwerker dringend moeten vervangen, bijvoorbeeld vanwege een beveiligingsrisico, kan de termijn korter zijn. Het bericht komt altijd voordat de nieuwe Subverwerker begint.

Wij informeren u. Wij informeren u zonder onredelijke vertraging nadat wij kennis hebben gekregen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die Klantpersoonsgegevens treft, waaronder een inbreuk bij een Subverwerker. Wij sturen de accounteigenaar een e-mail. Voor zover wij dat op dat moment weten, melden wij wat er is gebeurd en wanneer, welke soorten persoonsgegevens en personen zijn getroffen en ongeveer hoeveel, de waarschijnlijke gevolgen, wat wij hebben gedaan en van plan zijn te doen, en met wie u contact kunt opnemen. Wij houden u op de hoogte naarmate wij meer te weten komen.

Wat ieder van ons doet. Wij nemen redelijke maatregelen om de inbreuk in te dammen, de oorzaak te vinden en de gevolgen te beperken. U beslist of u een toezichthouder of de getroffen personen informeert, en wij geven u de informatie die u redelijkerwijs nodig hebt. Wij informeren uw klanten niet namens u, tenzij u ons dat schriftelijk vraagt of de wet ons daartoe verplicht.

Uw hulpmiddelen. In het product kunt u een dienst ontkoppelen, een gesprek met Nummbas-FO verwijderen en een contact in Nummbas Books corrigeren of archiveren.

Verzoeken die via een platform binnenkomen. Wanneer Shopify ons vraagt de gegevens van een koper te wissen, of eBay ons meldt dat een koper in uw bestellingen het eigen account heeft verwijderd, behandelen wij dat als uw instructie. Wij wissen de herkenningscode, het land en de regio van die persoon uit uw gesynchroniseerde bestellingen. Bij Shopify werkt dit wanneer het verzoek het e-mailadres van de koper bevat en de code van dat adres is gemaakt.

Verzoeken die rechtstreeks bij ons binnenkomen. Als een persoon ons iets vraagt over Klantpersoonsgegevens die wij voor u bewaren, geven wij het verzoek zonder onredelijke vertraging aan u door. Wij beantwoorden het niet zelf, tenzij de wet ons daartoe verplicht. Waar het Australische recht dat doet, antwoorden wij binnen 30 dagen.

Wanneer u een dienst ontkoppelt. Wanneer u een dienst ontkoppelt, of Nummbas uit uw Shopify-winkel de-installeert, verwijderen wij meteen de gegevens die wij daaruit hebben gesynchroniseerd. Registraties van verzendlabels en de registratie van de koppeling worden ongeveer 30 dagen later verwijderd. Cijfers die al in een dagelijkse brief, een inzicht, een antwoord van Nummbas-FO of een rapport zijn opgenomen, blijven staan. Dat geldt ook voor de kopie die Nummbas Books als boekhoudkundig stuk bewaart van elke registratie die het naar uw boekhouding heeft gekopieerd.

Wanneer u uw account sluit. Als u uw abonnement opzegt, wordt het account niet gesloten en worden de gegevens ervan niet verwijderd. Wanneer u het account sluit, eindigt de inlogtoegang voor u en uw team meteen. Ook uw deellinks werken dan niet meer. U kunt ons 90 dagen lang vragen het account te herstellen.

Wat wij na verwijdering bewaren. Wij bewaren beveiligingslogboeken 12 maanden, back-ups 7 dagen, en de lijst met e-mailadressen waarnaar wij niet verzenden. Wij bewaren ook alles wat een wet die op ons van toepassing is vereist, beschermen dat op grond van deze Verwerkersovereenkomst en gebruiken het nergens anders voor. Kopieën bij onze Subverwerkers worden verwijderd volgens het schema in hun eigen voorwaarden, of op ons verzoek wanneer zij dat aanbieden.

Uw gegevens terugkrijgen. Zolang uw abonnement actief is, kunt u uw Nummbas Books-gegevens en de rapporten die bij uw abonnement horen downloaden. Vraag ons om al het andere zolang uw account open is en gedurende 90 dagen nadat u het hebt gesloten. Wanneer de Diensten eindigen, geven wij Klantpersoonsgegevens terug of verwijderen wij ze, zoals u vraagt. Geeft u geen instructie, dan handelen wij zoals dit artikel beschrijft.

Informatie en audits. Op verzoek geven wij u de informatie die u redelijkerwijs nodig hebt om te controleren of wij ons aan deze Verwerkersovereenkomst houden. Als dat niet genoeg is, als een toezichthouder het eist, of na een inbreuk in verband met persoonsgegevens die uw gegevens heeft getroffen, mag u of een onafhankelijke auditor die aan geheimhouding gebonden is en geen concurrent van ons is, een audit uitvoeren van onze verwerking van uw Klantpersoonsgegevens. Kondig de audit ten minste 30 dagen vooraf schriftelijk bij ons aan, of op de kortere termijn die een toezichthouder eist, en spreek de reikwijdte en het tijdstip met ons af. Een audit vindt plaats tijdens kantooruren, zonder de Diensten te verstoren, en hoogstens eenmaal in 12 maanden, tenzij een toezichthouder het eist of de audit volgt op een inbreuk. De audit omvat geen gegevens van andere bedrijven, geen informatie die de beveiliging in gevaar zou brengen en niet de datacenters van onze hostingprovider. Ieder van ons betaalt zijn eigen kosten. U deelt het rapport vertrouwelijk met ons, en wij herstellen elke tekortkoming die eruit blijkt binnen een redelijke termijn.

Waar wij Klantpersoonsgegevens verwerken. Onze servers en database staan in Singapore en worden gehost door Render. Wij zijn gevestigd in Perth, Australië. Onze Subverwerkers werken op de plaatsen die op de Lijst van Subverwerkers staan, waaronder de Verenigde Staten en de Europese Unie. U geeft ons de instructie om Klantpersoonsgegevens op die plaatsen te verwerken.

Onze verdere doorgiften. Waar de wet een waarborg eist voor onze doorgifte aan een Subverwerker, baseren wij ons op de gegevensbeschermingsbepalingen in onze overeenkomst met die aanbieder. Neem contact met ons op voor meer informatie over de waarborg die voor een bepaalde aanbieder geldt.

Ondertekening. Het aanvaarden van de Voorwaarden heeft hetzelfde gevolg als het ondertekenen van de Doorgiftebepalingen op de datum waarop u aanvaardt. Voor een account dat is geopend vóór de ingangsdatum die bovenaan deze pagina staat, zijn wij vanaf die datum gebonden aan deze Verwerkersovereenkomst en de Doorgiftebepalingen.

Hoe het Australische recht met deze gegevens omgaat. Het Australische privacyrecht verdeelt organisaties niet in verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers. Op grond daarvan zijn wij zelfstandig verantwoordelijk voor de Klantpersoonsgegevens die wij bewaren, uit welk land ze ook komen, en handelen wij daarnaast voor u. Wij behandelen ze in overeenstemming met de Privacy Act 1988 (Cth) en de Australian Privacy Principles. Die wet houdt ons ook verantwoordelijk voor de manier waarop onze Subverwerkers in het buitenland ermee omgaan. Wij werken met u samen aan elke melding die de Notifiable Data Breaches-regeling vereist.

Looptijd en aansprakelijkheid. Deze Verwerkersovereenkomst geldt zolang wij Klantpersoonsgegevens voor u bewaren. De beperkingen en uitsluitingen van aansprakelijkheid in de Voorwaarden gelden voor vorderingen tussen u en ons op grond van deze Verwerkersovereenkomst. Ze gelden niet voor aansprakelijkheid op grond van de Doorgiftebepalingen, voor wat ieder van ons op grond van de Gegevensbeschermingswetgeving aan een persoon verschuldigd is, of voor een recht dat volgens de wet niet mag worden uitgesloten.

Hoe u deze bijlage leest. Nummbas Books, PayPal en marktplaatskoppelingen vallen eronder waar ze voor uw account beschikbaar zijn.

Hoe u deze bijlage leest. Dit zijn de maatregelen die wij toepassen op de ingangsdatum van deze Verwerkersovereenkomst.