E-commerce rapportage: wat moet u bijhouden en hoe vaak?
Goede e-commerce rapportage vertelt u wat er is gebeurd, waarom, en wat u vervolgens moet doen. Deze gids behandelt de rapporten die elke webwinkeleigenaar nodig heeft en hoe vaak u ze moet bekijken.
Er zijn twee soorten e-commercebedrijven. Bedrijven die beslissingen nemen op basis van data, en bedrijven die er zes maanden later achter komen dat ze geld hebben verloren. Het verschil zit hem in het ontbreken van data. Iedereen heeft data. Het verschil zit hem in het beschikken over de juiste rapporten, deze met de juiste frequentie analyseren en actie ondernemen op basis van wat ze laten zien.
Deze gids behandelt de rapporten die elk e-commercebedrijf zou moeten hebben, wat elk rapport u vertelt en hoe vaak u ze moet bekijken.
Dagelijkse rapporten
Overzicht van dagelijkse omzet en bestellingen
Wat het laat zien: totale omzet, totaal aantal bestellingen, gemiddelde orderwaarde en terugbetalingen voor die dag. Vergelijk met dezelfde dag van vorige week en van vorige maand.
Waarom dagelijks? Omzetschommelingen zijn normaal, maar door een plotselinge daling direct op te merken (storing in het afrekenproces, uitval van de betalingsverwerker, opschorting van een advertentieaccount) voorkomt u dat u dagenlang omzet misloopt.
Waarop te letten: ligt de huidige situatie in lijn met de trend? Als de omzet 30 procent lager ligt dan op dezelfde dag vorige week, zonder bekende oorzaak, onderzoek dit dan onmiddellijk.
Dagelijkse advertentie-uitgaven en ROAS
Wat het laat zien: hoeveel u vandaag aan advertenties hebt uitgegeven op alle platforms en welk rendement u daarmee hebt behaald.
Waarom dagelijks? Advertentieplatformen kunnen te veel uitgeven als budgetten verkeerd zijn ingesteld, de doelgroep verandert of een advertentiecampagne niet meer presteert. Door vandaag nog een slecht presterende campagne aan te pakken in plaats van volgende week maandag, bespaart u echt geld.
Wekelijkse rapporten
Overzicht van de wekelijkse winst- en verliesrekening
Wat het laat zien: omzet min kostprijs van verkochte goederen, min advertentie-uitgaven, min verzendkosten, min kosten voor betalingsverwerking, min operationele kosten. De kernvraag: hebt u deze week winst gemaakt?
Waarom wekelijks? De dagelijkse winst- en verliesrekening kent te veel schommelingen (één grote bestelling of één grote terugbetaling verstoort de dag). Wekelijks vlakt de ruis af en laat de werkelijke trend zien.
Waar moet u op letten: is uw nettowinstmarge positief? Neemt deze week op week toe of af? Als de marge krimpt terwijl de omzet groeit, stijgen uw kosten sneller dan uw omzet.
Wekelijkse productprestaties
Wat het laat zien: de best en slechtst presterende producten op basis van omzet en winstmarge. Verkochte eenheden, retourpercentage en winstmarge per product.
Waarom wekelijks? Producttrends ontwikkelen zich gedurende een week. Een product dat maandag goed verkoopt, kan vrijdag nog hoge retouren opleveren. Wekelijks overzicht geeft u de volledige cyclus.
Waarop te letten: producten met een hoge omzet maar een lage marge (u bent druk bezig, maar niet winstgevend). Producten met een hoog retourpercentage (kwaliteitsproblemen of misleidende productbeschrijving). Producten zonder verkoop die onnodig voorraad en advertentiebudget in beslag nemen.
Wekelijkse kaspositie
Wat het laat zien: huidig banksaldo, debiteuren (geld dat u nog tegoed heeft), crediteuren (geld dat u verschuldigd bent) en geschatte liquiditeitsreserve.
Waarom wekelijks controleren? Cashflowproblemen ontstaan geleidelijk. Door wekelijks te controleren, kunt u een neerwaartse trend signaleren voordat deze uitgroeit tot een crisis.
Maandelijkse rapporten
Maandelijks financieel overzicht (winst- en verliesrekening)
Wat het laat zien: het complete plaatje. Totale omzet, kostprijs van verkochte goederen, brutowinst, elke categorie operationele kosten en nettowinst. Dit is het rapport dat uw accountant gebruikt voor de belastingaangifte en het rapport waar een investeerder om zou vragen.
Waarom maandelijks? Maandelijks is de standaard boekhoudperiode. Het levert voldoende gegevens op om echte patronen te herkennen, zonder de ruis van dagelijkse en wekelijkse schommelingen.
Maandelijks marketingrapport
Wat het laat zien: totale advertentie-uitgaven per platform, gecombineerde ROAS, kosten per acquisitie, aantal nieuwe klanten en kosten voor klantacquisitie. Uitsplitsing per campagne voor elk platform.
Waarom maandelijks? Maandelijks krijgt u voldoende gegevens om de campagneprestaties eerlijk te evalueren. Dagelijkse optimalisatie leidt tot overreacties op ruis. Maandelijks toont het signaal.
Waarop moet u letten: welk platform heeft de beste ROAS en de laagste CPA? Hoeveel van uw omzet komt uit betaalde versus organische kanalen? Zijn uw kosten voor klantacquisitie houdbaar in verhouding tot de klantwaarde op lange termijn?
Maandelijks klantenrapport
Wat het laat zien: nieuwe klanten, terugkerende klanten, herhaalaankooppercentage, klantwaarde over de gehele levensduur (gebaseerd op de daadwerkelijke aankoopgeschiedenis) en klantgeografie.
Waarom maandelijks? Klantpatronen ontwikkelen zich niet direct. Een klant die in januari is binnengehaald, doet zijn tweede aankoop mogelijk pas in maart.
Waarop moet u letten: verbetert uw herhaalaankoopratio? Groeit uw klantwaarde (LTV)? Waar zijn uw klanten geografisch geconcentreerd? Zijn er markten waarop u zich zou moeten richten of waarin u zou moeten uitbreiden?
Kwartaalverslagen
Kwartaaloverzicht van de bedrijfsactiviteiten
Wat het laat zien: een samenvatting van drie maanden die financiële prestaties, marketingefficiëntie, de gezondheid van het productportfolio en klanttrends combineert. Dit is het overzichtsrapport dat laat zien of uw bedrijf de goede richting opgaat.
Wat moet erin opgenomen worden:
- Omzetontwikkeling (groeit u?)
- Winsttrend (groeit u winstgevend?)
- Trend in marketingefficiëntie (wordt het goedkoper of duurder om klanten te werven?)
- Trend in kaspositie (neemt uw kasreserve toe of af?)
- Top 5 acties voor het volgende kwartaal
Kwartaalvoorraadrapport
Wat het laat zien: langzaam lopende voorraad, onverkochte voorraad, voorraadomloopsnelheid en geld vastzitten in onverkochte producten.
Waarom per kwartaal? De voorraadcycli zijn traag. Een product dat in januari wordt besteld, is mogelijk pas in april uitverkocht. Een kwartaal is de juiste frequentie voor voorraadbeheer.
Waarop te letten: producten die langer dan 90 dagen in de winkel liggen en weinig verkocht worden, vereisen actie. Bijvoorbeeld door ze af te prijzen, te bundelen of de nabestellingen te stoppen.
Uw rapporten automatiseren
De grootste belemmering voor goede rapportage is niet weten wat er precies bijgehouden moet worden. Het kost bijvoorbeeld veel tijd om wekelijks cijfers van vijf verschillende platforms in een spreadsheet te zetten. De meeste winkeliers beginnen met goede bedoelingen, maar haken binnen een maand af omdat het proces te arbeidsintensief is.
Nummbas brengt boekhouding en rapportage in één product. Registreer facturen en rekeningen, match ondersteunde uitbetalingen en reconcilieer bankrekeningen in Nummbas Books. Gekoppelde verkoop-, advertentie- en operationele gegevens helpen de rapportages uit te leggen, terwijl Nummbas-FO vragen beantwoordt en routinematige boekhouding voorbereidt voor review. U kunt de administratie beheren en de resultaten onderzoeken zonder een aparte rapportagespreadsheet op te bouwen.