电子商务记账：完整指南

大多数电商卖家并非因为热爱记账才开始创业。但如果你的账目一团糟，直到报税季你才能知道自己是否盈利。到那时，一切都为时已晚。

本指南涵盖了您需要了解的有关电子商务记账的一切：要跟踪的内容、最常见的错误、分步检查清单、如何处理多种货币和市场，以及何时应该寻求帮助。

什么是电子商务记账？

电子商务记账是指记录、整理和追踪在线商店中每一笔财务交易的过程。它涵盖销售额、退款、手续费、运费、广告支出以及产品成本，涉及所有资金流入或流出您企业的平台。

与实体店的传统记账方式不同，电商记账涉及更多系统、更多交易类型，而且从销售发生到款项到账的时间跨度也更大。实体店可能只有一个收银机和一个银行账户，而电商平台可能涉及五六个不同的平台，每个平台都会收取费用，并且付款时间也各不相同。

确保账目准确至关重要，因为账目是你所有财务决策的基础。如果账目出错，利润数据就会出错，税务申报也会出错，而你基于这些数据做出的决策也都会出错。

为什么电子商务记账有所不同

传统零售企业通常只有一个收银机和一个银行账户。而电子商务企业可能拥有：

• Shopify会处理付款并将资金保留几天后再进行支付。
• Stripe或PayPal作为额外的支付处理商，它们各自有自己的收费结构。
• Meta、Google 和TikTok使用不同的信用卡，在不同的账单周期内收取广告费用。
• ShipStation或第三方物流 (3PL)结算，用于履行订单、包装和出库运输。
• Recharge负责收取订阅费并从中抽取一定比例的佣金。
• 亚马逊按14天周期支付款项，并扣除自身费用。
• 销售税由数十个州征收，每个州的规则和申报时间表都不同。

这些系统各自按照自身的时间表生成交易、收取费用并将款项汇入您的银行账户。如果您只查看银行存款记录，就无法了解您的企业内部实际发生了什么。

电子商务记账有三点特别棘手：

多重数据源。Shopify Shopify一个收入数字， Stripe显示另一个，你的银行账户显示第三个。它们都没有错，只是衡量的指标不同。优秀的电商记账会将所有这些数据整合起来，形成一个准确的整体。

你需要追踪哪些内容

收入（总额和净额）

总收入是指顾客在扣除任何费用之前支付的总金额。净收入是指扣除退款、退货和折扣后您实际到手的金额。

这两个数字之间的差距比大多数店主意识到的要重要得多。一家毛收入为 10 万美元、退货率为 12% 的商店，其净收入只有 8.8 万美元。这 1.2 万美元的差额会影响后续所有利润计算。

追踪这两项数据，并将退款作为单独的条目进行记录，而不是直接从收入中扣除。这样，您就可以看到退款率随时间变化的趋势。如果退款率上升，则说明您的产品质量或客户预期存在问题，需要加以解决。

销售成本（COGS）

这就是每种产品的购买或生产成本。完整的销售成本包括：

• 从供应商处购买的价格或原材料成本
• 入库货物（从供应商到您仓库的运输）
• 包装材料（纸箱、塑料邮寄袋、包装纸、衬垫）
• 进口货物的关税和税费
• 如果您组装或重新包装产品，则需要进行贴标签或套件包装。

支付处理费

每笔交易都需要成本。Shopify Payments 收取 2.4% 至 2.9% 的交易Shopify外加每笔交易 0.30 美元。Stripe Stripe收费标准也类似。PayPal PayPal收费通常更高。如果您每月处理 5 万美元的交易，仅手续费一项就可能高达 1500 美元甚至更多。

广告支出

按平台（Meta、Google、 TikTok ）和月份追踪广告支出。对于大多数电商企业而言，广告是仅次于销售成本的最大运营支出。您需要了解广告总支出占收入的比例，才能衡量营销活动是否真正盈利。

不要只关注总支出，还要按平台和广告系列类型进行细分。例如，一家每月广告支出 1 万美元的商店需要知道其中 6000 美元用于 Meta，3000 美元用于 Google，1000 美元用于TikTok ，因为不同平台的广告效果各不相同。

运费

将入库运输（供应商到您的运输）和出库运输（您到客户的运输）分别作为单独的条目进行跟踪。入库运输费用计入销售成本 (COGS)，出库运输费用计入运营费用。

即使提供免费送货服务，成本依然存在。这笔费用会从你的利润中扣除，而不是转嫁给顾客。许多店主没有意识到，对于30美元的订单，如果实际运费是7美元，那么即使提供免费送货，他们也得在扣除其他费用之前，损失订单价值的23%。

运营费用

企业其他所有支出：软件订阅（ Shopify 、 Klaviyo 、应用程序）、仓库租金、团队工资、承包商付款、保险、办公用品以及会计师或律师等专业服务。

将支出项目按足够具体的类别进行分类，以便更好地进行追踪。例如，如果您要为 15 种不同的工具付费，那么只用“软件”这一项来记录就毫无意义。应该将其细分为子类别，这样您才能清楚地了解资金流向，并找出不再需要的订阅服务。

销售税

如果您收取销售税，请将其与营业收入分开统计。销售税并非您的收入，而是您代表州政府和地方政府收取并上缴的税款。将销售税计入营业收入会使您的企业看起来规模更大、盈利能力更强。

如果你在多个州销售产品，请分别跟踪每个州的纳税义务，以便在申报截止日期到来时，你确切地知道你需要缴纳多少税款。

电子商务记账中最常见的5个错误

1. 将Shopify付款记录为收入

Shopify会每隔几天向您支付一笔款项。这笔款项并非您的收入。它是收入减去支付处理费、退款、储备金以及Shopify收取的任何费用后的金额。如果您将这笔款项记为收入，您的账目将因上述所有扣款而出现错误。

一年下来，这可能导致数万美元的收入被错误记录。由于这些费用从未被记录，您的损益表将显示的支出低于实际支出。

2. 忽略时间差

一位顾客在3月28日下单，你于4月2日收到货款。这笔收入应计入哪个月份？根据权责发生制会计，它应计入3月份，因为销售发生在3月份。根据收付实现制会计，它应计入4月份，因为款项在4月份到账。

这比你想象的更重要。如果你在月底搞促销活动，权责发生制会计会将当月的收入增长计入当月。而收付实现制会计则可能将其推到下个月，让你看起来像是前一个月业绩平平，后一个月业绩大增。

3. 未追踪每个产品的销售成本

如果你有 50 种产品，却对所有产品都使用同一个平均销售成本 (COGS)，那么你计算出的每种产品的利润率都是错误的。售价 30 美元、销售成本 5 美元的产品和售价 30 美元、销售成本 22 美元的产品，它们的盈利能力可能相差甚远。你可能把广告预算浪费在推广那些勉强收支平衡的产品上。

解决方法：在 SKU 级别设置销售成本跟踪。供应商价格变动时，务必更新成本。如果进口商品，请在每笔采购订单中考虑汇率变动。这需要前期投入一些精力，但可以避免您基于错误的利润率做出决策。

4. 混淆个人开支和商业开支

如果您的广告账户绑定的是个人信用卡，或者您使用个人亚马逊账户购买办公用品，这些交易都需要分开记录在您的公司账簿中。混用会导致税务问题，使您的损益表不可靠，并使您更难获得商业贷款或信用额度。

解决方法：开设一个专门的企业银行账户和信用卡。所有企业支出都通过这些账户进行结算。如果不小心用个人资金支付了某些费用，请将其记为所有者出资，并按规定进行报销。

5. 每年一次的对账

如果你只在报税季才查看账簿，那就意味着你已经落后了12个月。一月份的重复收费、三月份漏缴的退税，或者六月份的错误分类支出，到了十二月份都会变成一团糟。当时只需五分钟就能纠正的小错误，几个月后却可能要花费数小时才能解决。

电子商务记账清单

将记账工作分解成每周、每月和每季度的任务，可以使工作更容易管理，并防止问题堆积。

每周任务

• 对交易进行分类。在会计软件中审核新交易，确保每笔交易都归入正确的类别。标记错误的交易会导致报表不准确。
• 记录广告支出。按平台（Meta、Google、 TikTok ）记录每周支出，以便随时了解累计支出。
• 检查是否有付款失败的情况。查找订阅续费或供应商付款失败且需要重试的情况。
• 审核退款和拒付记录。确保您店铺中每一笔退款都记为收入减少，而不是支出。
• 扫描重复收费项目。快速检查是否存在重复收费的交易，特别是来自可能存在重复计费的应用程序或订阅服务。

月度任务

• 核对银行账户。将银行对账单上的每一笔交易与账簿上的记录进行核对。调查任何差异。
• 核对支付处理商的账目。将Shopify 、 Stripe和PayPal报告与您的会计记录进行比对。每个处理商的报告应该完全一致。
• 更新销售成本。如果您收到了新的库存，请确保正确记录成本，包括运费和关税。
• 仔细查看您的损益表。最终结果是否合理？是否存在异常高或低的类别？请参阅我们的电商损益表解读指南。
• 申报并缴纳销售税。如果您有每月申报义务，请在截止日期前提交，以免受到处罚。
• 归档收据。保存每一笔支出的收据和发票。电子存储即可，但务必按月份和类别整理。

季度任务

• 按产品审核利润率。利润率是保持稳定、有所提高还是有所下降？如果某个产品的利润率下降，请调查供应商成本或运费是否发生了变化。
• 审核订阅和软件。取消任何您不再使用的工具。这些小额费用一年下来也会累积起来。
• 估算纳税义务。如果您按季度缴纳预估税款，请根据年初至今的利润计算您的纳税义务。
• 重新审视您的会计科目表。随着业务增长，您可能需要添加新的类别或子类别，以确保报表的有效性。
• 对比实际支出与预算支出。如果您设定了广告支出、运费或其他类别的支出目标，请检查实际支出与预算支出的对比情况。

多币种电子商务记账

如果您向其他国家/地区的客户销售产品，则需要在账簿中处理货币转换。这会增加复杂性，但忽略它会导致利润数字不准确。

核心问题

你以 50 欧元的价格售出一件产品。售出时，50 欧元等于 54 美元。三天后，当款项到达你的银行账户时，50 欧元等于 53.50 美元。你因汇率波动损失了 0.50 美元。这笔损失应该如何记入你的账簿？

大多数支付处理商（ Shopify Payments、 Stripe和PayPal ）会为您处理货币转换并将美元存入您的账户。但他们使用的汇率包含 1% 到 2% 的加价。这部分加价是实际成本，需要加以追踪。

如何追踪它

以销售当日的汇率，用本币（美元）记录收入。这是标准的会计处理方法。如果实际支付的金额与收入略有不同，则差额为“外汇损益”，应单独记入账户。

单独记录货币转换费。如果Shopify Payments 对国际订单收取 1.5% 的货币转换费，这属于处理成本，而非外汇损失。请将其与其他支付处理费一起记录。

使用会计软件的多币种功能。QuickBooks Online 和Xero都支持多币种交易。如果您尚未启用此功能QuickBooks请立即启用。它会自动跟踪汇率差异，确保您的报表准确无误。

常见的多币种交易错误

• 完全忽略转换费。一家商店每月国际销售额为 2 万美元，转换率为 1.5%，那么每月就会损失 300 美元（每年 3600 美元），而这笔损失不会体现在其损益表中。
• 整个月使用同一汇率。汇率每日都在变化。如果在月底进行批量转换，会降低准确性。请按交易当日的汇率记录每笔交易。
• 忽略供应商付款。如果您以外币向供应商付款，则适用相同的汇率规则。不仅要跟踪销售，还要跟踪采购的货币转换成本。

市场电子商务记账

在亚马逊、Etsy 或沃尔玛等电商平台销售商品会增加记账的复杂性。每个平台都有自己的收费结构、付款时间表和报表格式。

亚马逊

亚马逊是记账领域最复杂的交易平台。费用包括推荐费（根据类别不同，占比 8% 至 15%）、亚马逊物流 (FBA) 费用（拣货、包装、发货）、仓储费（按月和长期计费）、广告费以及其他各种小额费用。亚马逊每 14 天结算一次，每次结算都会将成百上千笔交易合并在一起，所有费用均已扣除。

主要挑战：亚马逊的结算报告显示的是扣除所有费用后的净收益。您需要将每笔结算分解为总收入、推荐费、亚马逊物流费用、仓储费、广告费用和退款。A2X 或 Link My Books 等工具可以自动完成这项工作。

不要将亚马逊的付款计入收入。这与将Shopify付款计入收入一样错误，但更糟，因为亚马逊会抽取更高的分成。您的实际收入可能比付款金额高出 30% 到 40%。

Etsy

Etsy会收取商品上架费（每件0.20美元）、交易费（6.5%）和支付处理费（3%加0.25美元）。如果您使用Etsy广告，这些费用也会从您的押金中扣除。

主要挑战： Etsy 的预付款是扣除所有费用后的净额，而且付款周期不固定。需要将每笔预付款分解为销售总额、上架费、交易费、手续费和广告费用。

沃尔玛市场

沃尔玛会收取推荐费（根据商品类别不同，费用为6%至15%），但不收取月费。沃尔玛还负责处理支付事宜，因此没有单独的手续费。

主要挑战：沃尔玛的报表不如亚马逊详细。如果您的会计系统集成不支持沃尔玛，您可能需要手动计算一些费用明细。

在多个市场销售

如果您在多个电商平台以及自己的Shopify店铺销售商品，则需要分别追踪每个渠道的收入和费用。这样才能在扣除所有费用后，了解哪些渠道真正盈利。例如，一件产品在您自己的 Shopify 店铺中可能盈利 25 美元，但在亚马逊上扣除推荐费和 FBA 费用后，可能只能赚到 10 美元。

利用会计软件的分类或位置跟踪功能，按销售渠道为每笔交易添加标签。这样，无需单独记账，即可获得每个渠道的损益明细。

何时聘请簿记员

并非每个店主都需要从一开始就雇人。但随着业务的增长，自己记账会变得非常浪费时间。不妨这样想。

自己动手创业（月收入低于 2 万美元）

现阶段，交易量尚可控制。您每月可能只有 100 到 300 个订单，使用一到两个广告平台，支出也比较简单。设置QuickBooks或Xero ，连接您的平台，每月只需花费 2 到 3 个小时进行记账即可。

如果满足以下条件，这种方法是可行的：您熟悉基本的会计概念，您已将平台连接起来以减少手动输入，并且您的业务模式相对简单（一家商店、一个国家、一种货币）。

聘请一名兼职簿记员（月收入 2 万至 10 万美元）

如此大的业务量，记账所需时间远超大多数企业主所能承受。您可能拥有多个广告平台、多个支付处理商、更高的退货量，以及可能更为复杂的库存管理。

兼职记账员的费用每月在 500 美元到 1500 美元之间，具体取决于交易量和复杂程度。他们负责分类、对账和月度结算，让您可以专注于业务增长。

寻找一位具备以下条件的人：有电子商务经验（而不仅仅是普通的簿记经验），了解支付处理商对账，并且熟悉您的会计软件。

聘请簿记服务（月收入超过 10 万美元）

达到这种规模，您需要持续可靠且流程完善的记账服务。像 Bench、Pilot 或专业的电商会计事务所这样的服务机构提供的是团队而非个人，因此您不必依赖于某个人。

这些服务通常每月收费 1000 至 3000 美元。它们涵盖从分类到月度财务报表的所有环节。有些服务商专注于电子商务，了解不同平台的具体细节。

如果您有以下需求，那么这种方式很适合您：您希望完全外包记账工作，您需要按固定时间表收到每月财务报表，并且您希望对您的财务数据进行专业审核。

簿记员无法取代什么

记账员负责记录和整理您的财务数据，但他们不会告诉您如何处理这些数据。您仍然需要充分了解这些数字，才能就定价、广告支出、库存采购和业务增长做出决策。

如何建立你的账簿

第一步：选择您的会计软件

第二步：建立会计科目表

创建与贵公司实际运营方式相符的账户：

• 收入：产品销售收入、运输收入、订阅收入
• 销售成本：产品成本、包装成本、进口运费、关税及其他费用
• 运营费用：广告支出（按平台划分）、支付处理费、出境运输费、软件订阅费、工资、租金、专业服务费
• 其他：应缴销售税、退款和退货、外汇损益

会计科目表要足够详细，以便于使用，但又不能过于细致，以至于对每笔交易进行分类都成为一件苦差事。如果列出了 200 个项目，那就太多了。如果只有 10 个项目，细节又不足以做出决策。

步骤三：连接您的平台

手动录入越少，出错就越少。将您的电商平台、支付处理商和银行账户连接到您的会计软件。A2X、Synder 或 Link My Books 等工具可以自动完成Shopify等平台和QuickBooks等会计软件之间的交易映射。

对于您连接的每个平台，请验证第一个月的映射是否正确。检查收入、费用和退款是否已计入正确的账户。配置错误的集成比手动输入更容易产生错误数据。

第四步：每月对账

每个月底，务必核对每笔银行交易记录是否与账簿记录相符。如果发现无法解释的差异，请务必先进行调查。一月份50美元的差额，到了十二月份可能就变成了600美元的谜团。

首先查看您的银行对账单，然后倒推。每一笔存款都应该与支付处理商或交易平台的付款相符。每一笔取款都应该与账簿上的支出相符。任何不符的金额都需要解释。

电子商务记账和财务情报

良好的电商记账能告诉你发生了什么，而财务智慧则能告诉你该如何应对。

账簿记录显示，您上个月在Meta Ads上花费了 5,000 美元。财务分析表明，这 5,000 美元带来了 18,000 美元的收入，净利润率为 22%。分析还显示，将部分预算转移到 Google 广告可以提高您的整体回报率。

Nummbas与您的簿记数据（通过QuickBooks或Xero ）和电商数据无缝集成，为您提供智能分析层。您无需再花费数小时制作电子表格来计算实际盈利能力，而是可以通过仪表盘查看各渠道的净利润、支出趋势、现金流预测以及下一步的重点发展方向建议。