Ausgabenanalyse

Expense Intelligence erfasst Ihre Ausgaben von all Ihren verbundenen Plattformen und zeigt Ihnen, wohin Ihr Geld fließt, wie sich Ihre Ausgaben verändern und wo Sie Kosten senken oder ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis erzielen können.

Finden Sie sich zurecht

Öffnen Sie Expense Intelligence und wählen Sie einen Abschnitt aus:

• Überblick – Gesamtausgaben und Ausgabenquoten prüfen.
• Kostenänderungen zu überprüfen – untersuchen Sie Änderungen, die einer genaueren Betrachtung bedürfen.
• Ausgaben nach Kategorien – Vergleich der Kategorien und Veränderungen zwischen den Zeiträumen.
• Ausgaben nach Anbieter – sehen Sie die Unternehmen, an die Sie zahlen.
• Ausgaben – Suchen und überprüfen Sie einzelne Ausgabenaufzeichnungen.
• Planung – Ausgabenziele verwalten, wiederkehrende Kosten überprüfen und anstehende Zahlungen einsehen.

Ausgaben planen

Im Bereich „Planung“ können Sie Ausgabenziele auswählen, um die Ausgaben einer Kategorie mit Ihrem Monatsziel zu vergleichen. Überprüfen Sie die wiederkehrenden Kosten, um die übliche Gebühr, die letzte Gebühr, die Zahlungshäufigkeit und das Datum der letzten Abbuchung einzusehen. Die Ansicht „Anstehende Zahlungen“ zeigt erfasste Rechnungen und erwartete Zahlungen mit Anbieter, Fälligkeitsdatum, Betrag und Zahlungsquelle an.

Datenquellen

Expense Intelligence kombiniert Kosten aus folgenden Quellen:

• QuickBooks oder Xero – Betriebskosten und Gemeinkosten
• Von Ihnen hinzugefügte Ausgaben – Kosten, die direkt eingegeben oder aus einer CSV-Datei importiert wurden
• Meta Ads , Google Ads , TikTok Ads, Pinterest Ads, Snapchat Ads – Werbeausgaben
• Stripe – Gebühren für die Zahlungsabwicklung
• Square – Einzelhandelsbearbeitungsgebühren
• ShipStation , Shippo , ShipBob und zusätzliche Fulfillment-Kosten – Versand- und Fulfillment-Kosten

KPI-Karten

Vier Karten oben fassen Ihre Ausgaben für den ausgewählten Zeitraum zusammen:

• Gesamtausgaben – Gesamtausgaben über alle Kategorien hinweg, mit prozentualer Veränderung gegenüber dem Vorzeitraum
• Monatlicher Verbrauch – durchschnittliche monatliche Ausgabenrate
• Täglicher Verbrauch – durchschnittliche tägliche Ausgabenrate
• Größte Kategorie – die Ausgabenkategorie, die den größten Anteil am Gesamtbudget ausmacht, mit ihrem prozentualen Anteil an den Gesamtausgaben

Effizienz-Benchmarks

Vier Kennzahlen zeigen, wie effizient Ihre Ausgaben im Verhältnis zum Umsatz sind, jede mit einem farbcodierten Vergleichswert:

Grün bedeutet, dass Sie innerhalb oder unterhalb des Richtwerts liegen. Gelb bedeutet, dass Sie darüber liegen.

Ausgaben nach Kategorie

Ein Donut-Diagramm, das zeigt, wie sich Ihre Gesamtausgaben auf Kategorien wie Werbung, Versand, Software, Warenkosten und mehr aufteilen.

Kategorie Beträge

Ein horizontales Balkendiagramm zeigt die Gesamtausgaben in jeder Ausgabenkategorie für den ausgewählten Zeitraum. So erhalten Sie einen schnellen visuellen Vergleich darüber, wo die größten Beträge anfallen.

Periodenvergleich

Eine Tabelle, die die Veränderungen der einzelnen Ausgabenkategorien im Vergleich zum vorherigen Zeitraum gleicher Länge aufzeigt. Die Datumsbereiche sind in der Unterüberschrift angegeben, sodass Sie genau sehen können, welche Zeiträume verglichen werden.

Wenn Sie beispielsweise „Letzte 90 Tage“ auswählen, vergleicht die Tabelle Ihre letzten 90 Tage mit den 90 Tagen davor.

Top-Anbieter

Eine Tabelle der Unternehmen und Dienstleistungen, bei denen Sie am meisten ausgeben, sortiert nach Gesamtbetrag. So erkennen Sie Ihre größten Lieferanten auf einen Blick.

Effizienz der Werbeplattform

Eine Tabelle, die zeigt, wie viel Umsatz jede verbundene Werbeplattform im Vergleich zu Ihren Ausgaben generiert. Für jede Plattform (Meta, Google, TikTok , Pinterest , Snapchat ) sehen Sie Folgendes:

• Ausgaben – Gesamtausgaben für Werbung im Zeitraum
• ROAS – Return on Ad Spend (farblich gekennzeichnet: grün für 3x+, gelb für 1-3x, rot unter 1x)
• Kosten/Konversion – wie viel Sie pro Konversion bezahlen
• Umsatzanteil – welcher Anteil Ihres Umsatzes fließt in diese Plattform?

Wenn Sie mehr als eine Werbeplattform verbunden haben, zeigt eine Zeile „Gesamt“ den durchschnittlichen ROAS und die Kosten pro Conversion über alle Plattformen hinweg an.

Versandeffizienz

Zeigt Ihre Versandkosten und wie diese im Vergleich zwischen den verschiedenen Versanddienstleistern ausfallen:

• Gesamte Versandkosten – Gesamtausgaben für den Versand im Zeitraum
• Durchschnittliche Kosten pro Sendung – durchschnittliche Kosten für den Versand einer Bestellung (im Vergleich zu 5–10 US-Dollar)
• Versandkostenanteil am Umsatz – Versandkosten als Anteil am Umsatz

Wenn Sie mit mehreren Spediteuren zusammenarbeiten, zeigt eine Aufschlüsselungstabelle die Ausgaben, die Anzahl der Sendungen und die durchschnittlichen Kosten pro Sendung für jeden Spediteur an.

Optimierungsmöglichkeiten

Konkrete Vorschläge zur Kostenreduzierung oder zur Verbesserung des Preis-Leistungs-Verhältnisses. Diese werden auf Basis Ihrer tatsächlichen Ausgabenmuster generiert, wie zum Beispiel:

• Bearbeitungsgebühren über dem Standardtarif
• Werbeausgaben über dem Richtwert von 30 % des Umsatzes
• Versandkosten über dem Richtwert von 12 %
• Möglichkeiten zur Verhandlung mit umsatzstarken Lieferanten

Jeder Vorschlag enthält einen Link, über den Sie Nummbas-FO um eine persönliche Beratung zu dieser konkreten Gelegenheit bitten können.

Ausgaben hinzufügen und importieren

Erfassen Sie Ausgaben, die außerhalb Ihrer Buchhaltungssoftware getätigt wurden, oder verfolgen Sie die Kosten, falls Sie keine Buchhaltungssoftware verwenden. Tragen Sie jede Ausgabe am Zahlungsdatum ein, damit sie im richtigen Berichtszeitraum erscheint.

Eine Ausgabe hinzufügen

1. Expense Intelligence über die Dashboard-Navigation öffnen.
2. Öffnen Sie „Ausgaben“ und wählen Sie dann „Manuelle Ausgaben“ .
3. Geben Sie das Zahlungsdatum , die Kategorie und den Betrag ein.
4. Fügen Sie gegebenenfalls einen Anbieter und eine Beschreibung hinzu und wählen Sie dann „Ausgabe hinzufügen“ .

Verwenden Sie für eine Rückerstattung einen negativen Betrag. Fügen Sie nur Kosten hinzu, die noch nicht in Ihren verknüpften Buchhaltungsunterlagen enthalten sind.

Wenn Sie bereits Ausgabengruppen haben, wählen Sie über „Ausgabengruppe“ aus, wo die Ausgabe erfasst werden soll. Für Ihre erste Ausgabe wird automatisch eine Gruppe erstellt.

CSV-Datei importieren

Wählen Sie unter „Manuelle Ausgaben“ im Menüpunkt „CSV importieren“ die Option „Vorlage herunterladen “. Füllen Sie die Datei aus, wählen Sie sie im Formular aus und klicken Sie auf „CSV hochladen“ . Die maximale Dateigröße beträgt 5 MB.

date,category,amount,vendor,description
2026-01-05,Rent,4500.00,Landlord LLC,January rent
2026-01-12,Software,899.00,Software supplier,Annual subscription
2026-02-03,Software,-100.00,Software supplier,Partial refund

Das Importergebnis zeigt an, wie viele Zeilen gespeichert wurden und welche Zeilen nicht importiert werden konnten. Korrigieren Sie fehlerhafte Zeilen, bevor Sie sie erneut hochladen.

Einträge prüfen und korrigieren

Die zuletzt gespeicherten Ausgaben werden angezeigt. Suchen Sie nach Text, filtern Sie nach Kategorie oder Anbieter, sortieren Sie nach Datum oder Betrag und nutzen Sie die Steuerelemente, um ältere Einträge zu finden.

Wählen Sie in einer Zeile „Bearbeiten“ , um deren Details zu ändern, und speichern Sie anschließend die Änderungen . Wählen Sie „Löschen“ , um einen Eintrag zu entfernen; Nummbas bittet Sie vor dem Löschen um eine Bestätigung.

Das Hinzufügen einer weiteren Ausgabe erzeugt einen separaten Eintrag, selbst wenn die Details mit einer früheren Ausgabe übereinstimmen. Um einen Betrag zu korrigieren, bearbeiten Sie die bestehende Zeile. Das erneute Hochladen derselben CSV-Zeilen fügt diese Zeilen nicht erneut hinzu. Die Änderung eines importierten Betrags erzeugt jedoch eine neue Zeile. Bearbeiten Sie daher die ursprüngliche Ausgabe, wenn Sie eine Korrektur vornehmen.

Wo Ausgaben erscheinen

Gespeicherte Ausgaben werden in der Ausgabenübersicht und den Berichten, die diese Kosten verwenden, angezeigt. Verwenden Sie die Datumsbereichs- und Quellensteuerung, um den benötigten Zeitraum zu überprüfen. Manuell erfasste Ausgaben ergänzen die aufgezeichneten Kosten; sie ersetzen jedoch nicht die vollständigen Buchhaltungsdaten, die für eine vollständige Gewinn- und Verlustrechnung erforderlich sind.

Manuelle Ausgaben werden nicht automatisch synchronisiert. Fügen Sie neue Ausgaben hinzu oder laden Sie eine Datei hoch, wenn Sie weitere Kosten erfassen möchten.