Contador para ecommerce: qué hace, cuánto cuesta y cuándo contratar uno

Un contador para ecommerce es un contador o CPA (contador público certificado) que trabaja sobre todo con vendedores online. El trabajo de fondo es el mismo que en cualquier negocio: llevar una contabilidad precisa, preparar los estados financieros y presentar los impuestos. Lo que cambia son los datos. Las liquidaciones de tiendas y marketplaces llegan netas de comisiones y reembolsos, el inventario se paga mucho antes de venderse y puedes deber impuesto sobre las ventas en estados donde no tienes oficina.

Esta guía explica qué hace un contador para ecommerce, en qué se diferencia de un auxiliar contable y de un CPA, cuánto cuesta y cómo sacar más partido a las horas que pagas.

Qué hace un contador para ecommerce

• Concilia las liquidaciones. Una liquidación de Shopify, Stripe o Amazon es un único depósito que mezcla ventas, reembolsos, comisiones e impuestos. El contador la separa en esas partes y cuadra el total con el banco.
• Mantiene al día el inventario y el costo de los productos vendidos. El costo del producto, el flete y los aranceles forman parte del costo del inventario, y solo pasan al costo de los productos vendidos cuando ese inventario se vende.
• Controla el impuesto sobre las ventas. Los estados pueden exigir a un vendedor de otro estado que cobre el impuesto sobre las ventas cuando sus ventas superan un umbral, a menudo $100,000 al año. Marketplaces como Amazon y Etsy lo cobran en sus propias ventas en la mayoría de los estados, pero las ventas de tu propia tienda te toca declararlas a ti.
• Cierra el mes. Se concilian las cuentas bancarias y de tarjetas, se revisan los asientos del mes y se bloquea el período, para que los informes dejen de cambiar.
• Prepara las declaraciones de impuestos y planifica. Declaraciones del impuesto sobre la renta, pagos estimados y la elección de la estructura de la empresa.
• Explica las cifras. Un buen contador para ecommerce puede decirte por qué cayó el margen o adónde fue la ganancia, no solo cuáles son los totales.

Auxiliar contable, contador o CPA

Muchas firmas de ecommerce ofrecen los tres servicios por una sola tarifa. Al comparar presupuestos, compara el trabajo incluido, no el nombre del puesto.

Cuánto cuesta un contador para ecommerce

La misma guía señala que el número de canales de venta y de transacciones influye en el precio más que los ingresos. Otros factores que encarecen un presupuesto:

• Varios canales. Cada tienda, marketplace y proveedor de pagos es otra liquidación que conciliar cada mes.
• Inventario. Los recuentos de inventario, los costos puestos en destino y el costo de los productos vendidos llevan más tiempo que la contabilidad de una empresa de servicios.
• Impuesto sobre las ventas en muchos estados. Cada estado donde hay que declarar suma trabajo mensual o trimestral.
• Puesta al día. Los meses o años de contabilidad sin conciliar suelen facturarse como un proyecto aparte antes de empezar el trabajo mensual.
• Declaraciones de impuestos. Muchas tarifas mensuales solo cubren la contabilidad. Comprueba si las declaraciones del impuesto sobre la renta están incluidas o se cobran por declaración.

Cómo pagar menos horas

La mayor parte del tiempo mensual de un contador para ecommerce se va en dejar los registros listos para revisar: descargar informes de liquidaciones, separar depósitos y perseguir recibos. Cuando los registros llegan listos, pagas por revisión y asesoría.

Invita a tu contador a Nummbas con el rol Contable. Puede registrar transacciones, conciliar cuentas, cerrar meses y reabrir un mes cerrado, y solo ve Nummbas Books, no tus paneles, tu equipo ni tu facturación. Un contador ocupa un puesto del equipo. Si tu contador prefiere QuickBooks Online o Xero, Nummbas puede enviarle cada liquidación como resumen.

Cuándo necesita un contador una tienda online

• Los ingresos crecen y ya no sabes tu ganancia de cada mes sin una hoja de cálculo.
• Vendes en más de un canal o tienes inventario en varios almacenes.
• Tus ventas están cerca del umbral del impuesto sobre las ventas de un estado, o ya lo superaron.
• Un prestamista, inversor o comprador te ha pedido estados financieros.
• Estás eligiendo entre una LLC y una S corporation, o planificando el retiro del propietario.
• Tu contabilidad lleva más de dos meses de retraso.

Si todavía no se da ninguno de estos casos, puedes llevar tu propia contabilidad en Nummbas Books y contratar a un CPA para la declaración anual de impuestos. Tu contabilidad estará lista cuando necesites más ayuda.

Preguntas antes de contratar

1. ¿Con qué canales de venta y proveedores de pago trabajas ya?
2. ¿Cómo gestionas el inventario y el costo de los productos vendidos?
3. ¿Controlas los umbrales del impuesto sobre las ventas por estado y quién presenta las declaraciones?
4. ¿La declaración del impuesto sobre la renta está incluida o se cobra aparte?
5. ¿Qué incluye el cierre mensual y qué día queda terminado?
6. ¿Puedes trabajar con nosotros en Nummbas Books?

Preguntas frecuentes sobre contadores para ecommerce

¿Necesito un contador para mi tienda online?

No desde el primer día. Muchos dueños de tiendas llevan su propia contabilidad al principio y pagan a un CPA por la declaración anual de impuestos. Contrata a un contador cuando vendas en varios canales, tengas un inventario importante, te acerques a un umbral del impuesto sobre las ventas o necesites informes mensuales fiables.

¿Qué hace un contador de Shopify?

Un contador de Shopify separa cada liquidación de Shopify en ventas, reembolsos, comisiones e impuestos, la cuadra con el depósito bancario, mantiene al día el inventario y el costo de los productos vendidos y se ocupa del impuesto sobre las ventas y del impuesto sobre la renta. Suele trabajar con las apps y los proveedores de pago que usan las tiendas Shopify.

¿Cuánto cuesta un contador para ecommerce?

Una firma financiera para marcas online situó el costo entre $500 y $1,500 al mes para marcas con menos de $1 millón de ingresos, y entre $1,500 y $4,000 al mes para las que facturan de $1 millón a $5 millones. Los canales, el volumen de transacciones, el inventario y las declaraciones del impuesto sobre las ventas mueven el precio dentro de esos rangos.

¿Es mejor un CPA que un auxiliar contable para un negocio de ecommerce?

Hacen trabajos distintos. Un auxiliar contable mantiene los registros al día cada mes. Un CPA tiene licencia para preparar y firmar trabajo fiscal y puede representarte ante el IRS. La mayoría de las tiendas en crecimiento necesitan contabilidad mensual y un CPA en época de impuestos.

¿Mi contador puede trabajar en Nummbas?

Sí. Invítalo con el rol Contable y podrá registrar transacciones, conciliar cuentas y cerrar meses en Nummbas Books, sin acceso al resto de tu cuenta de Nummbas.