E-commerceaccountant: wat die doet, wat die kost en wanneer u er een inhuurt

Een e-commerceaccountant is een accountant of CPA (Certified Public Accountant, een Amerikaanse registeraccountant) die vooral voor onlineverkopers werkt. Het kernwerk is hetzelfde als bij elk bedrijf: een correcte boekhouding voeren, financiële overzichten opstellen en belastingaangiften indienen. Wat verschilt, zijn de gegevens. Uitbetalingen van winkels en marktplaatsen komen binnen na aftrek van kosten en terugbetalingen, voorraad wordt betaald lang voordat die verkocht is, en u kunt omzetbelasting verschuldigd zijn in Amerikaanse staten waar u geen kantoor hebt.

Deze gids behandelt wat een e-commerceaccountant doet, hoe die rol verschilt van een boekhouder en een CPA, wat het kost en hoe u meer haalt uit de uren die u betaalt.

Wat een e-commerceaccountant doet

• Stemt uitbetalingen af. Een uitbetaling van Shopify, Stripe of Amazon is één storting waarin verkopen, terugbetalingen, kosten en belasting door elkaar zitten. De accountant splitst die weer op in deze onderdelen en stemt het totaal af met de bank.
• Houdt voorraad en kostprijs van de verkochte goederen correct. Productkosten, vracht en invoerrechten horen bij de kostprijs van de voorraad en komen pas in de kostprijs van de verkochte goederen terecht wanneer de voorraad verkocht wordt.
• Houdt de omzetbelasting bij. Amerikaanse staten kunnen van verkopers uit een andere staat eisen dat ze omzetbelasting innen zodra hun verkopen een drempel overschrijden, vaak $100.000 per jaar. Marktplaatsen zoals Amazon en Etsy innen die in de meeste staten zelf over hun eigen verkopen, maar verkopen via uw eigen winkel moet u zelf aangeven.
• Sluit de maand af. Bank- en creditcardrekeningen worden afgestemd, de boekingen van de maand worden gecontroleerd en de periode wordt vergrendeld, zodat de rapporten niet meer veranderen.
• Stelt belastingaangiften op en plant vooruit. Aangiften inkomstenbelasting, voorlopige belastingbetalingen en de keuze van de rechtsvorm.
• Legt de cijfers uit. Een goede e-commerceaccountant kan u vertellen waarom de marge daalde of waar de winst is gebleven, niet alleen wat de totalen zijn.

Boekhouder, accountant of CPA

Veel e-commercekantoren bieden alle drie aan voor één vergoeding. Vergelijk bij offertes het werk dat wordt gedekt, niet de functietitel.

Wat een e-commerceaccountant kost

Volgens dezelfde gids bepaalt het aantal verkoopkanalen en transacties de prijs meer dan de omzet. Andere zaken die een offerte duurder maken:

• Meerdere kanalen. Elke winkel, marktplaats en betaalprovider is weer een uitbetaling die elke maand moet worden afgestemd.
• Voorraad. Voorraadtellingen, landed costs en de kostprijs van de verkochte goederen kosten meer tijd dan de boekhouding van een dienstverlener.
• Omzetbelasting in veel staten. Elke staat waar u aangifte doet, voegt maandelijks of per kwartaal werk toe.
• Opschoning. Maanden of jaren aan niet-afgestemde boekhouding worden meestal als apart project gefactureerd voordat het maandelijkse werk begint.
• Belastingaangiften. Veel maandtarieven dekken alleen de boekhouding. Controleer of aangiften inkomstenbelasting zijn inbegrepen of per aangifte worden gefactureerd.

Zo betaalt u voor minder uren

Het grootste deel van de maandelijkse tijd van een e-commerceaccountant gaat op aan het gereedmaken van de administratie voor controle: uitbetalingsrapporten downloaden, stortingen opsplitsen en bonnetjes najagen. Komt de administratie al gereed binnen, dan betaalt u in plaats daarvan voor controle en advies.

Nodig uw accountant uit in Nummbas met de rol Accountant. Die kan transacties boeken, rekeningen afstemmen, maanden afsluiten en een afgesloten maand heropenen, en ziet alleen Nummbas Books, niet uw dashboards, team of facturering. Een accountant gebruikt één teamplaats. Als uw accountant de voorkeur geeft aan QuickBooks Online of Xero, kan Nummbas in plaats daarvan elke uitbetaling als samenvatting daarheen sturen.

Wanneer een webwinkel een accountant nodig heeft

• De omzet groeit en zonder spreadsheet weet u uw winst per maand niet meer.
• U verkoopt via meer dan één kanaal, of u hebt voorraad in meerdere magazijnen.
• Uw verkopen liggen dicht bij de drempel voor omzetbelasting van een staat, of zijn er al overheen.
• Een kredietverstrekker, investeerder of koper heeft om financiële overzichten gevraagd.
• U kiest tussen een LLC en een S corporation, of u plant uw eigen inkomen als eigenaar.
• Uw boekhouding loopt meer dan twee maanden achter.

Is geen van deze punten al van toepassing, dan kunt u uw boekhouding zelf voeren in Nummbas Books en een CPA inschakelen voor de jaarlijkse belastingaangifte. Uw boekhouding is dan klaar wanneer u meer hulp nodig hebt.

Vragen voordat u iemand inhuurt

1. Met welke verkoopkanalen en betaalproviders werkt u al?
2. Hoe gaat u om met voorraad en de kostprijs van de verkochte goederen?
3. Houdt u de drempels voor omzetbelasting per staat bij, en wie dient de aangiften in?
4. Is de aangifte inkomstenbelasting inbegrepen, of wordt die apart gefactureerd?
5. Wat houdt een maandafsluiting in, en op welke dag is die klaar?
6. Kunt u samen met ons in Nummbas Books werken?

Veelgestelde vragen over e-commerceaccountants

Heb ik een accountant nodig voor mijn webwinkel?

Niet vanaf dag één. Veel winkeliers voeren eerst zelf hun boekhouding en betalen een CPA voor de jaarlijkse belastingaangifte. Schakel een accountant in wanneer u via meerdere kanalen verkoopt, aanzienlijke voorraad hebt, een drempel voor omzetbelasting nadert of maandrapporten nodig hebt waarop u kunt vertrouwen.

Wat doet een Shopify-accountant?

Een Shopify-accountant splitst elke Shopify-uitbetaling op in verkopen, terugbetalingen, kosten en belasting, stemt die af met de bankstorting, houdt voorraad en de kostprijs van de verkochte goederen actueel en regelt omzetbelasting en inkomstenbelasting. Meestal werkt die met de apps en betaalproviders die Shopify-winkels gebruiken.

Wat kost een e-commerceaccountant?

Een financieel dienstverlener voor onlinemerken schatte de kosten op $500 tot $1.500 per maand voor merken met minder dan $1 miljoen omzet, en op $1.500 tot $4.000 per maand bij $1 miljoen tot $5 miljoen. Kanalen, transactievolume, voorraad en aangiften voor omzetbelasting bepalen de prijs binnen die bandbreedtes.

Is een CPA beter dan een boekhouder voor een e-commercebedrijf?

Ze doen ander werk. Een boekhouder houdt de administratie elke maand bij. Een CPA is bevoegd om belastingwerk op te stellen en te ondertekenen en kan u vertegenwoordigen bij de IRS. De meeste groeiende winkels hebben maandelijkse boekhouding nodig en een CPA wanneer de belastingaangifte eraan komt.

Kan mijn accountant in Nummbas werken?

Ja. Nodig die uit met de rol Accountant, dan kan die in Nummbas Books transacties boeken, rekeningen afstemmen en maanden afsluiten, zonder toegang tot de rest van uw Nummbas-account.