Contador para e-commerce: o que faz, quanto custa e quando contratar

Um contador para e-commerce é um contador ou CPA (contador certificado nos EUA) que trabalha principalmente com vendedores online. O trabalho central é o mesmo de qualquer empresa: manter a contabilidade correta, preparar demonstrações financeiras e declarar impostos. O que muda são os dados. Os repasses de lojas e marketplaces chegam já descontados de taxas e reembolsos, o estoque é pago muito antes de ser vendido e você pode dever imposto sobre vendas em estados onde não tem escritório.

Este guia explica o que faz um contador para e-commerce, como essa função se diferencia da de um assistente contábil e da de um CPA, quanto custa e como aproveitar melhor as horas que você paga.

O que faz um contador para e-commerce

• Concilia os repasses. Um repasse da Shopify, da Stripe ou da Amazon é um único depósito que mistura vendas, reembolsos, taxas e impostos. O contador o separa nessas partes e confere o total com o banco.
• Mantém o estoque e o custo das mercadorias vendidas corretos. Custo do produto, frete e impostos de importação entram no custo do estoque e só passam para o custo das mercadorias vendidas (CMV) quando o estoque é vendido.
• Acompanha o imposto sobre vendas. Os estados podem exigir que um vendedor de fora do estado cobre imposto sobre vendas quando as vendas passam de um limite, muitas vezes US$ 100.000 por ano. Marketplaces como Amazon e Etsy recolhem o imposto sobre as próprias vendas na maioria dos estados, mas declarar as vendas da sua própria loja fica por sua conta.
• Fecha o mês. As contas bancárias e de cartão são conciliadas, os lançamentos do mês são revisados e o período é bloqueado, para que os relatórios parem de mudar.
• Prepara as declarações de impostos e planeja. Declarações de imposto de renda, pagamentos estimados e a escolha da estrutura da empresa.
• Explica os números. Um bom contador para e-commerce consegue dizer por que a margem caiu ou para onde foi o lucro, e não só quais são os totais.

Assistente contábil, contador ou CPA

Muitos escritórios especializados em e-commerce oferecem os três serviços por uma única mensalidade. Ao comparar orçamentos, compare o trabalho incluído, não o nome do cargo.

Quanto custa um contador para e-commerce

O mesmo guia observa que o número de canais de venda e de transações pesa mais no preço do que a receita. Outros fatores que encarecem um orçamento:

• Vários canais. Cada loja, marketplace e provedor de pagamento é mais um repasse para conciliar todo mês.
• Estoque. Contagens de estoque, custos totais de importação e o custo das mercadorias vendidas tomam mais tempo do que a contabilidade de uma empresa de serviços.
• Imposto sobre vendas em muitos estados. Cada estado com declaração acrescenta trabalho mensal ou trimestral.
• Regularização. Meses ou anos de contabilidade sem conciliação costumam ser cobrados como um projeto à parte antes do início do trabalho mensal.
• Declarações de impostos. Muitas mensalidades cobrem só a escrituração. Verifique se as declarações de imposto de renda estão incluídas ou são cobradas por declaração.

Como pagar por menos horas

A maior parte do tempo mensal de um contador para e-commerce vai para deixar os registros prontos para revisão: baixar relatórios de repasses, separar depósitos e correr atrás de comprovantes. Quando os registros chegam prontos, você paga por revisão e orientação.

Convide seu contador para o Nummbas com a função Contador. Ele pode registrar transações, conciliar contas, fechar meses e reabrir um mês fechado, e vê somente o Nummbas Books, não seus painéis, sua equipe nem o faturamento. Um contador ocupa uma vaga da equipe. Se o seu contador preferir o QuickBooks Online ou o Xero, o Nummbas pode enviar cada repasse para lá como resumo.

Quando uma loja online precisa de um contador

• A receita está crescendo e você já não sabe o lucro de cada mês sem uma planilha.
• Você vende em mais de um canal ou mantém estoque em vários armazéns.
• Suas vendas estão perto do limite de imposto sobre vendas de um estado, ou já passaram dele.
• Um credor, investidor ou comprador pediu demonstrações financeiras.
• Você está escolhendo entre uma LLC e uma S corporation, ou planejando a retirada do proprietário.
• Sua contabilidade está mais de dois meses atrasada.

Se nenhuma dessas situações se aplica ainda, você pode fazer sua própria contabilidade no Nummbas Books e contratar um CPA para a declaração anual de impostos. A contabilidade estará pronta quando você precisar de mais ajuda.

Perguntas antes de contratar

1. Com quais canais de venda e provedores de pagamento você já trabalha?
2. Como você trata o estoque e o custo das mercadorias vendidas?
3. Você acompanha os limites de imposto sobre vendas por estado, e quem entrega as declarações?
4. A declaração de imposto de renda está incluída ou é cobrada à parte?
5. O que o fechamento mensal inclui e até que dia fica pronto?
6. Você pode trabalhar conosco no Nummbas Books?

Perguntas frequentes sobre contador para e-commerce

Preciso de um contador para minha loja online?

Não no primeiro dia. Muitos donos de loja fazem a própria contabilidade no começo e pagam um CPA pela declaração anual de impostos. Contrate um contador quando vender em vários canais, tiver um estoque significativo, se aproximar de um limite de imposto sobre vendas ou precisar de relatórios mensais confiáveis.

O que faz um contador para Shopify?

Um contador para Shopify divide cada repasse da Shopify em vendas, reembolsos, taxas e impostos, concilia o valor com o depósito bancário, mantém o estoque e o custo das mercadorias vendidas em dia e cuida do imposto sobre vendas e do imposto de renda. Normalmente trabalha com os apps e provedores de pagamento que as lojas Shopify usam.

Quanto custa um contador para e-commerce?

Uma empresa de finanças para marcas online estimou o custo em US$ 500 a US$ 1.500 por mês para marcas com receita abaixo de US$ 1 milhão, e US$ 1.500 a US$ 4.000 por mês entre US$ 1 milhão e US$ 5 milhões. Canais, volume de transações, estoque e declarações de imposto sobre vendas movem o preço dentro dessas faixas.

Um CPA é melhor que um assistente contábil para um e-commerce?

Eles fazem trabalhos diferentes. Um assistente contábil mantém os registros em dia todo mês. Um CPA tem licença para preparar e assinar trabalhos fiscais e pode representar você perante o IRS. A maioria das lojas em crescimento precisa de contabilidade mensal e de um CPA na época dos impostos.

Meu contador pode trabalhar no Nummbas?

Sim. Convide-o com a função Contador e ele poderá registrar transações, conciliar contas e fechar meses no Nummbas Books, sem acesso ao restante da sua conta Nummbas.