Analisi delle spese

Expense Intelligence raccoglie le spese da tutte le piattaforme connesse e ti mostra dove vanno i tuoi soldi, come cambiano le tue spese e dove puoi ridurre i costi o ottenere un miglior rapporto qualità-prezzo.

Orientarsi

Apri Expense Intelligence e scegli una sezione:

• Panoramica : revisione della spesa totale e dei tassi di spesa.
• Modifiche ai costi da esaminare : analizzate le modifiche che richiedono un'analisi più approfondita.
• Spesa per categoria : confronto tra le categorie e le variazioni tra i periodi.
• Spesa per fornitore : visualizza le aziende a cui effettui pagamenti.
• Spese : ricerca e revisione delle singole note spese.
• Pianificazione : gestisci gli obiettivi di spesa, rivedi i costi ricorrenti e visualizza i pagamenti in arrivo.

Pianificazione della spesa

Nella sezione Pianificazione , scegli gli obiettivi di spesa per confrontare la spesa di una categoria con l'obiettivo mensile. Esamina i costi ricorrenti per visualizzare l'importo abituale, l'ultimo addebito, la frequenza e la data dell'ultimo addebito. La vista Pagamenti imminenti mostra le fatture registrate e i pagamenti previsti, con fornitore, data di scadenza, importo e fonte.

Fonti dei dati

Expense Intelligence combina i costi derivanti da:

• QuickBooks o Xero : spese operative e generali
• Spese aggiunte : costi inseriti direttamente o importati da un file CSV
• Meta Ads , Google Ads , TikTok Ads, Pinterest Ads, Snapchat Ads : spesa pubblicitaria
• Stripe - commissioni per l'elaborazione dei pagamenti
• Square — commissioni di elaborazione al dettaglio
• ShipStation , Shippo , ShipBob e costi di evasione aggiuntivi : costi di spedizione e di evasione

Schede KPI

Nella parte superiore sono presenti quattro riepiloghi delle spese relative al periodo selezionato:

• Spese totali : spesa totale per tutte le categorie, con variazione percentuale rispetto al periodo precedente.
• Spesa mensile : tasso di spesa medio mensile
• Spesa giornaliera : tasso medio di spesa giornaliera
• Categoria più consistente : la categoria di spesa che assorbe la maggior parte del denaro, con la sua percentuale sulla spesa totale.

Parametri di riferimento per l'efficienza

Quattro indicatori mostrano l'efficienza della spesa rispetto al fatturato, ciascuno con un parametro di riferimento codificato a colori:

Verde significa che sei entro o al di sotto del valore di riferimento. Ambra significa che sei al di sopra.

Spesa per categoria

Un grafico a ciambella che mostra come si suddividono le spese totali in categorie come pubblicità, spedizione, software, costo dei beni e altro ancora.

Importi per categoria

Un grafico a barre orizzontali che mostra l'importo totale speso in ciascuna categoria di spesa per il periodo selezionato. Questo permette di confrontare rapidamente e in modo chiaro dove vengono impiegate le somme maggiori.

Confronto tra periodi

Una tabella che mostra come è cambiata ciascuna categoria di spesa rispetto allo stesso periodo del precedente. Gli intervalli di date sono indicati nel sottotitolo, in modo da poter vedere esattamente quali periodi vengono confrontati.

Ad esempio, se si seleziona "Ultimi 90 giorni", la tabella confronta gli ultimi 90 giorni con i 90 giorni precedenti.

Fornitori principali

Una tabella che elenca le aziende e i servizi con cui spendi di più, ordinati in base all'importo totale. Questo ti aiuta a identificare a colpo d'occhio i tuoi fornitori principali.

Efficienza della piattaforma pubblicitaria

Una tabella che mostra il fatturato generato da ciascuna piattaforma pubblicitaria connessa rispetto alla spesa sostenuta. Per ogni piattaforma (Meta, Google, TikTok , Pinterest , Snapchat ) troverai:

• Spesa : spesa pubblicitaria totale per il periodo
• ROAS — ritorno sulla spesa pubblicitaria (codifica a colori: verde per 3x o più, giallo per 1-3x, rosso per importi inferiori a 1x)
• Costo/Conversione : quanto paghi per ogni conversione
• % di fatturato : quale percentuale del tuo fatturato viene destinata a questa piattaforma

Quando si collegano più piattaforme pubblicitarie, la riga "Totale" mostra il ROAS (ritorno sulla spesa pubblicitaria) e il costo per conversione combinati su tutte le piattaforme.

Efficienza delle spedizioni

Mostra i costi di spedizione e un confronto tra i diversi corrieri:

• Spesa totale per le spedizioni : importo totale speso per le spedizioni nel periodo
• Costo medio per spedizione : costo medio per spedire un ordine (rispetto a un valore di riferimento di 5-10 dollari).
• Spedizioni % del fatturato — le spese di spedizione rappresentano la quota di fatturato

Se utilizzi più corrieri, una tabella riepilogativa mostra la spesa, il numero di spedizioni e il costo medio per spedizione per ciascun corriere.

Opportunità di ottimizzazione

Suggerimenti concreti per ridurre le spese o ottenere un miglior rapporto qualità-prezzo. Questi suggerimenti vengono generati in base alle tue effettive abitudini di spesa, come ad esempio:

• Costi di elaborazione aggiuntivi rispetto alla tariffa standard
• Spesa pubblicitaria superiore al 30% del fatturato
• Costi di spedizione superiori alla soglia del 12%
• Opportunità di negoziare con fornitori che spendono cifre elevate

Ogni suggerimento include un link per richiedere Nummbas-FO una consulenza personalizzata su quella specifica opportunità.

Aggiungi e importa le spese

Registra le spese pagate al di fuori del tuo sistema contabile, oppure tieni traccia dei costi se non utilizzi un software di contabilità. Aggiungi ogni spesa alla data di pagamento in modo che appaia nel periodo di rendicontazione corretto.

Aggiungi una spesa

1. Apri Expense Intelligence dalla navigazione della dashboard.
2. Apri Spese , quindi seleziona Spese manuali .
3. Inserisci la data di pagamento , la categoria e l'importo .
4. Aggiungi un fornitore e una descrizione, se necessario, quindi seleziona Aggiungi spesa .

Utilizza un importo negativo per i rimborsi. Aggiungi solo i costi che non sono già inclusi nelle tue registrazioni contabili collegate.

Se disponi già di gruppi di spesa, utilizza "Gruppo di spesa" per scegliere dove registrare la spesa. Un gruppo verrà creato automaticamente per la prima spesa.

Importa un file CSV

Nella sezione Spese manuali , seleziona Scarica modello sotto Importa CSV . Inserisci il file, selezionalo nel modulo e poi seleziona Carica CSV . Il limite di dimensione del file è di 5 MB.

date,category,amount,vendor,description
2026-01-05,Rent,4500.00,Landlord LLC,January rent
2026-01-12,Software,899.00,Software supplier,Annual subscription
2026-02-03,Software,-100.00,Software supplier,Partial refund

Il risultato dell'importazione mostra quante righe sono state salvate e quali righe non sono state caricate correttamente. Correggi le righe non riuscite prima di caricarle nuovamente.

Revisione e correzione delle voci

La sezione "Voci recenti" mostra le spese salvate. È possibile effettuare ricerche testuali, filtrare per categoria o fornitore, ordinare per data o importo e utilizzare i controlli della pagina per trovare le voci meno recenti.

Seleziona Modifica su una riga per modificarne i dettagli, quindi Salva modifiche . Seleziona Elimina per rimuovere una voce; Nummbas ti chiederà conferma prima di eliminarla.

L'aggiunta di un'altra spesa crea una voce separata, anche se i suoi dettagli corrispondono a una spesa precedente. Per correggere un importo, modifica la riga esistente. Il ricaricamento delle stesse righe CSV non le aggiunge nuovamente, ma la modifica di un importo importato crea una riga diversa, quindi modifica la spesa originale quando apporti una correzione.

Dove compaiono le spese

Le spese salvate vengono visualizzate in Expense Intelligence e nei report che utilizzano tali costi. Utilizza l'intervallo di date e i controlli di origine per esaminare il periodo desiderato. Le spese manuali aggiungono costi registrati; non sostituiscono la documentazione contabile completa necessaria per una visione completa del conto economico.

Non è prevista la sincronizzazione automatica per le spese inserite manualmente. Aggiungi nuove spese o carica un file quando hai ulteriori costi da registrare.