De 7 verborgen kosten die uw e-commercewinst opslokken (en die niet zichtbaar zijn in Shopify)

Uw Shopify dashboard ziet er fantastisch uit. De omzet stijgt. De bestellingen stromen binnen. Maar uw banksaldo vertelt een stiller, frustrerender verhaal.

Het probleem is niet dat Shopify iets verkeerd doet. Het probleem is dat Shopify slechts een deel van het plaatje laat zien. Het registreert wat klanten betalen, niet wat het u daadwerkelijk kost om uw bedrijf te runnen. Het verschil tussen die twee cijfers is waar de winst verdwijnt.

Hieronder staan ​​zeven kostenposten die de meeste winkeliers volledig over het hoofd zien of ernstig onderschatten. Voor elke kostenpost wordt uitgelegd waar deze zich bevindt, hoe u deze kunt vinden en hoeveel deze u naar schatting kost.

1. Kosten voor retournering en terugbetaling

Retourzendingen betekenen niet alleen dat er inkomsten verloren gaan. Elke retourzending brengt kosten met zich mee die nooit in uw Shopify-rapporten verschijnen, zelfs niet nadat u de bestelling hebt terugbetaald.

Waar het zich verstopt

Wanneer een klant een artikel retourneert, verliest u meer dan alleen de verkoop. U betaalt de kosten voor het retourlabel als u prepaid retouren aanbiedt. Iemand moet het artikel controleren en opnieuw in de voorraad opnemen, wat tijd kost. Als het product beschadigd of geopend aankomt, kunt u het mogelijk niet voor de volledige prijs of helemaal niet meer doorverkopen. In sommige categorieën kunt u een geretourneerd artikel zelfs helemaal niet doorverkopen.

Hoe vindt u het?

Bekijk het totale aantal retouren in Shopify voor een bepaalde maand. Haal vervolgens de verzendkosten voor retouren op uit uw account bij de vervoerder of uw retourbeheersysteem. Voeg een schatting toe voor de arbeidskosten voor het opnieuw op voorraad nemen van artikelen (zelfs 5 tot 10 minuten per retourzending lopen snel op). Schat ten slotte in welk percentage van de geretourneerde artikelen u niet opnieuw voor de volledige prijs kunt verkopen.

Wat het doorgaans kost

Retourzendingen bedragen doorgaans 2% tot 5% van de omzet voor textiel en kleding. De werkelijke kosten, inclusief verzendkosten heen en terug, arbeidskosten en verloren voorraad, kunnen in categorieën met een hoog retourpercentage zoals kleding of schoenen gemakkelijk oplopen tot 8% tot 12% van de omzet.

2. Verwerkingskosten voor betalingen verborgen in uitbetalingen

Elke keer dat een klant u betaalt, gaat een klein percentage naar de bedrijven die het geld hebben overgemaakt. Dit is normaal en te verwachten, maar het is gemakkelijk te vergeten hoeveel dit uiteindelijk oplevert.

Waar het zich verstopt

De kosten voor betalingsverwerking worden niet als aparte post weergegeven in de omzetrapporten Shopify. Ze worden afgetrokken voordat het geld op uw bankrekening staat. Als u Shopify Payments gebruikt, worden de kosten automatisch van elke uitbetaling afgetrokken. Als u Stripe of een andere betaalprovider gebruikt, worden de kosten per transactie afgetrokken. In beide gevallen is het bedrag dat u op uw bankrekening ziet al verlaagd.

Bovenop het basistarief voor de verwerking, rekenen sommige kaarten hogere transactiekosten. American Express is doorgaans duurder om te verwerken dan Visa. Internationale kaarten kunnen zelfs nog duurder zijn. Deze verschillen zijn zelden zichtbaar zonder gedetailleerde transactieoverzichten op te vragen.

Hoe vindt u het?

Log in bij uw betaalprovider en zoek naar een kostenrapport of een transactiegeschiedenis met de kosten per transactie. Ga in Shopify naar het gedeelte 'Uitbetalingen' en bekijk het verschil tussen de bruto-omzet en het daadwerkelijk gestorte bedrag.

Wat het doorgaans kost

Standaard transactiekosten bedragen tussen de 2,4% en 3,5% van de omzet. Bovenop uw maandelijkse Shopify abonnement betaalt u mogelijk ook transactiekosten. Voor een webwinkel met een maandelijkse omzet van $80.000 kan dit betekenen dat er $2.000 tot $2.800 verloren gaat, nog voordat u andere kosten meerekent.

3. Verzendkostenoverschrijdingen versus wat klanten betalen

Zelfs als u verzendkosten in rekening brengt, subsidieert u waarschijnlijk een groter deel ervan dan u beseft.

Waar het zich verstopt

Klanten betalen een vast verzendtarief bij het afrekenen, maar vervoerders berekenen de kosten op basis van het werkelijke gewicht en de bestemming van elk pakket. Als uw vaste tarief € 5,99 is en de werkelijke kosten voor het verzenden van een zwaar artikel door het hele land € 11,00 bedragen, dan draagt ​​u het verschil van € 5,01. Vermenigvuldig dat met honderden bestellingen en het verschil wordt aanzienlijk.

De prijsberekening op basis van volumegewicht maakt dit nog erger. Vervoerders berekenen de kosten op basis van de afmetingen van de doos, niet alleen op basis van het werkelijke gewicht. Dit betekent dat een lichtgewicht maar omvangrijk product veel duurder kan zijn om te verzenden dan de klant verwacht.

Hoe vindt u het?

Haal de totale verzendkosten die u van klanten hebt ontvangen uit Shopify. Haal vervolgens de totale kosten van uw transporteur op bij uw verzendprovider. Het verschil is wat u subsidieert. Als u gratis verzending aanbiedt, zijn de volledige transportkosten voor uw rekening.

Wat het doorgaans kost

Verzendkosten worden doorgaans gesubsidieerd met 3% tot 10% van de omzet. Winkels die gratis verzending aanbieden voor alle bestellingen, zitten vaak aan de bovenkant van dat spectrum zonder het te weten, omdat de kosten pas zichtbaar worden als u ze bij elkaar optelt.

4. Ongecontroleerde toename van app- en SaaS-abonnementen

Elke tool die u aan uw stack toevoegt, kost geld. Het probleem zit hem niet in één specifieke tool. Het probleem is dat de totale kosten in de loop der tijd ongemerkt oplopen, terwijl u zich concentreert op het runnen van uw bedrijf.

Waar het zich verstopt

U voegt een e-mailmarketingplatform toe voor $49 per maand. Dan een review-app voor $35. Vervolgens een loyaliteitsprogramma voor $59. En dan een upsell-tool, een app voor abonnementsbeheer, een retourportaal, een quizbuilder, een heatmap-tool en een analyseplatform. Elk onderdeel lijkt op zichzelf redelijk. Maar samen kunnen de kosten gemakkelijk oplopen tot $500 à $1000 per maand of meer, en veel van deze tools rekenen extra kosten naarmate uw ordervolume groeit.

Subscription creep is het patroon waarbij de kosten oplopen voor apps die u nauwelijks gebruikt of helemaal bent vergeten.

Hoe vindt u het?

Ga naar uw factuurgeschiedenis in de Shopify App Store. Pak uw creditcard- of bankafschriften erbij en zoek naar alle terugkerende SaaS-kosten. Maak een lijst van elke tool, de maandelijkse kosten en de laatste keer dat u deze actief hebt gebruikt. U zult waarschijnlijk abonnementen vinden die u helemaal vergeten was.

Wat het doorgaans kost

App-abonnementen vertegenwoordigen doorgaans 1% tot 3% van de omzet van middelgrote winkels, maar het percentage is minder belangrijk dan de discipline om de lijst te controleren. Door twee ongebruikte apps van $100 per maand op te zeggen, bespaart u $2400 per jaar zonder enige moeite.

5. Belastinginhouding door marktplaatsfacilitator

Als u verkoopt via een marktplaats zoals Amazon, eBay of Etsy, of via het Shop-kanaal van Shopify, int en draagt de marktplaats de omzetbelasting op die bestellingen af, en kunnen de ingehouden bedragen verwarring veroorzaken over uw werkelijke inkomsten.

Waar het zich verstopt

Veel staten verplichten marketplace facilitators, marktplaatsen zoals Amazon, eBay of Etsy die de checkout voor andere verkopers verzorgen, om de omzetbelasting op die verkopen te innen en af te dragen in plaats van die verplichting aan u over te laten. Een betaalverwerker alleen is geen marketplace facilitator. De marktplaats houdt de belasting dus in op elk van die verkopen en draagt die af aan de staat, zodat u die nooit ziet. Toch kan het bruto orderbedrag in uw Shopify-gegevens staan voordat de belasting eraf gaat.

Als u uw Shopify-omzetrapport vergelijkt met uw bankafschriften en deze niet overeenkomen, kan het zijn dat de marktplaatsbeheerder een deel van de oorzaak is.

Hoe vindt u het?

Controleer uw Shopify-belastingrapporten en de uitbetalingsrapporten van uw betalingsverwerker. Zoek naar bedragen die zijn gelabeld als geïnde, afgedragen of ingehouden belasting. Vergelijk de bruto-inkomsten met de netto-stortingen over een volledige maand.

Wat het doorgaans kost

De btw-tarieven variëren per staat en producttype, maar gemiddeld ligt dit in de VS rond de 7% tot 9% van de belastbare omzet. Dit zijn geen kosten die u direct draagt, maar een verkeerd begrip ervan kan leiden tot overschatting van de omzet en onjuiste margeberekeningen.

6. Terugboekingen en verliezen door fraude

Als een klant een betaling bij zijn bank betwist en gelijk krijgt, verliest u de verkoop, het product en betaalt u bovendien nog een boete.

Waar het zich verstopt

Chargebacks worden verwerkt door uw betalingsverwerker, niet Shopify. Het geld wordt van uw rekening afgeschreven en er worden apart kosten voor de geschillenprocedure in rekening gebracht. Als u de chargeback verliest, bent u de productwaarde, de oorspronkelijke transactiekosten en de chargebackkosten kwijt, die doorgaans tussen de $15 en $25 per geval bedragen.

Verlies door fraude is verwant, maar toch net iets anders. Als een bestelling wordt geplaatst met een gestolen creditcard en u verzendt de goederen voordat de fraude wordt ontdekt, verliest u de voorraad, zelfs als de betaling wordt teruggedraaid.

Hoe vindt u het?

Log in bij uw betaalprovider en zoek naar een sectie voor geschillen of terugboekingen. Bekijk hoeveel geschillen u de afgelopen 90 dagen heeft ontvangen, hoeveel u bent kwijtgeraakt en het totale bedrag dat u bent kwijtgeraakt plus de betaalde kosten. De meeste betaalproviders tonen ook het terugboekingspercentage als percentage van het totale aantal transacties.

Wat het doorgaans kost

De meeste winkels zien terugboekingen tussen de 0,2% en 0,8% van de omzet. Dat klinkt weinig, maar bij een omzet van $100.000 per maand betekent 0,5% een verlies van $500 per maand, of $6.000 per jaar, nog voordat de kosten voor geschillenbeslechting erbij komen. Winkels met een hoog risico op fraude kunnen dit percentage zien oplopen tot ruim boven de 1%.

7. Voorraadverlies en onverkoopbare voorraad

Producten die u niet kunt verkopen kosten u op twee manieren geld: ze leggen beslag op geld dat u elders zou kunnen gebruiken, en soms verdwijnen ze helemaal zonder ooit een verkoop te genereren.

Waar het zich verstopt

Voorraadverlies verwijst naar producten die verloren gaan, beschadigd raken, gestolen worden of verkeerd geteld worden tussen het moment van ontvangst en het moment van verkoop. In een magazijn of distributiecentrum kunnen kleine afwijkingen in de ontvangsttelling of beschadigde artikelen tijdens de opslag na verloop van tijd flink oplopen.

Onverkoopbare voorraad is inventaris die niet meer verkoopt en waarschijnlijk ook niet meer voor de volle prijs verkocht zal worden. Het blijft in een magazijn of op een plank liggen, en elke maand dat het daar blijft liggen, is een maand waarin uw geld vastzit in plaats van voor u te werken.

Hoe vindt u het?

Vergelijk uw verwachte voorraadhoeveelheden met uw werkelijke voorraadhoeveelheden in uw voorraadbeheersysteem. Elk verschil duidt op voorraadverlies. Voor onverkochte voorraad kunt u de ouderdom van uw voorraad bekijken en producten identificeren die al 60 of 90 dagen niet verkocht zijn. Bereken vervolgens de totale waarde van deze onverkochte voorraad.

Wat het doorgaans kost

De kosten voor het aanhouden van voorraad, inclusief opslagkosten, verzekeringen en de gemiste kansen door vastzittend kapitaal, bedragen doorgaans 20% tot 30% van de voorraadwaarde per jaar. Als u voor $30.000 aan onverkochte voorraad een heel jaar in een magazijn hebt staan, kost u dat in feite $6.000 tot $9.000 bovenop de oorspronkelijke aankoopprijs.

Hoe deze kosten verborgen blijven

Geen van deze kosten is opzettelijk verborgen. Ze zijn gewoon verspreid over verschillende systemen. Retouren worden verwerkt via uw retourportaal. Betalingskosten worden verwerkt door uw betaalprovider. Verzendkosten die te hoog uitvallen, worden geregistreerd bij uw vervoerder. App-kosten worden afgeschreven van uw creditcard. Terugboekingen vindt u in een apart gedeelte van uw betaaldashboard.

Omdat deze kosten in verschillende systemen zijn opgeslagen, ontdekken winkeliers ze vaak pas nadat ze diverse rapporten hebben samengevoegd of een spreadsheet hebben gemaakt. De kosten blijven dus ongemerkt elke maand oplopen.

Hoe Nummbas deze kosten samenbrengt

Nummbas combineert ecommerce-boekhouding met gekoppelde gegevens van winkels, betalingen, verzending en advertenties. Registreer leveranciersfacturen en stem betalingen af in Nummbas Books en gebruik Uitgavenanalyse om uitgaven per leverancier of categorie te controleren. De kosten achter een winstdaling kunnen worden onderzocht samen met de boekhouding, in plaats van gekopieerd te worden naar een andere rapportagetool.

Retourzendingen, betalingskosten, te hoge verzendkosten, app-abonnementen, terugboekingsverliezen en voorraadwaarde kunnen samen worden bekeken zodra de bronnen zijn ingesteld. Wanneer een bijgehouden kostenpost een piek vertoont of een negatieve trend laat zien, markeert Nummbas de verandering voor controle.

Het doel is niet om uw cijfers er anders uit te laten zien. Het doel is om ervoor te zorgen dat u ze allemaal ziet.