Análisis de gastos

Expense Intelligence recopila los gastos de todas tus plataformas conectadas y te muestra adónde va tu dinero, cómo están cambiando tus gastos y dónde puedes reducir costes u obtener una mejor relación calidad-precio.

Encuentra tu camino

Abra Expense Intelligence y seleccione una sección:

• Resumen : análisis del gasto total y los índices de gasto.
• Cambios en los costos que deben revisarse : investigue los cambios que requieren un análisis más detallado.
• Gasto por categoría : compare las categorías y los cambios entre períodos.
• Gastos por proveedor : vea las empresas a las que les paga.
• Gastos : busque y revise los registros de gastos individuales.
• Planificación : gestione los objetivos de gasto, revise los costes recurrentes y consulte los próximos pagos.

Planificar gastos

En Planificación , seleccione objetivos de gasto para comparar el gasto de una categoría con su objetivo mensual. Revise los costos recurrentes para ver el cargo habitual, el último cargo, la frecuencia y la fecha del último cargo. La vista de próximos pagos muestra las facturas registradas y los pagos previstos, con el proveedor, la fecha de vencimiento, el importe y la fuente.

Fuentes de datos

Expense Intelligence combina los costos de:

• QuickBooks o Xero : gastos operativos y gastos generales
• Gastos que usted agrega : costos ingresados ​​directamente o importados desde un archivo CSV.
• Meta Ads , Google Ads , TikTok Ads, Pinterest Ads, Snapchat Ads : gasto en publicidad
• Stripe : comisiones por procesamiento de pagos
• Square : tarifas de procesamiento minorista
• ShipStation , Shippo , ShipBob y costos de cumplimiento adicionales : costos de envío y cumplimiento

Tarjetas KPI

En la parte superior, cuatro tarjetas resumen sus gastos para el período de fechas seleccionado:

• Gastos totales : gasto total en todas las categorías, con variación porcentual respecto al período anterior.
• Gasto mensual : tasa de gasto mensual promedio
• Gasto diario : tasa de gasto diario promedio
• Categoría más importante : la categoría de gastos que consume más dinero, con su porcentaje del gasto total.

Indicadores de eficiencia

Cuatro indicadores muestran la eficiencia con la que gasta en relación con los ingresos, cada uno con un punto de referencia codificado por colores:

El color verde indica que estás dentro o por debajo del valor de referencia. El color ámbar indica que estás por encima.

Gasto por categoría

Un gráfico circular que muestra cómo se desglosan tus gastos totales en categorías como publicidad, envíos, software, costo de los bienes y más.

Cantidades por categoría

Un gráfico de barras horizontales que muestra el total gastado en cada categoría de gasto durante el período seleccionado. Esto permite comparar visualmente de forma rápida a qué se destinan los mayores importes.

Comparación de períodos

Una tabla que muestra cómo ha variado cada categoría de gastos en comparación con el mismo período anterior. Los rangos de fechas se muestran en el subtítulo para que pueda ver exactamente qué períodos se están comparando.

Por ejemplo, si selecciona "Últimos 90 días", la tabla compara sus últimos 90 días con los 90 días anteriores.

Principales proveedores

Una tabla con las empresas y servicios con los que más gastas, ordenados por importe total. Esto te ayuda a identificar a tus principales proveedores de un vistazo.

Eficiencia de la plataforma publicitaria

Una tabla que muestra cuántos ingresos genera cada plataforma publicitaria conectada en comparación con lo que gastas en ella. Para cada plataforma (Meta, Google, TikTok , Pinterest , Snapchat ), verás:

• Gasto : gasto total en publicidad durante el período
• ROAS — retorno de la inversión publicitaria (codificado por colores: verde para 3x o más, ámbar para 1-3x, rojo para menos de 1x)
• Coste/Conversión : cuánto pagas por cada conversión.
• % de ingresos : qué porcentaje de tus ingresos se destina a esta plataforma.

Cuando tienes conectada más de una plataforma publicitaria, la fila "Total" muestra el ROAS combinado y el coste por conversión en todas las plataformas.

Eficiencia de envío

Muestra los costes de envío y cómo se comparan entre las diferentes empresas de transporte:

• Gasto total en envíos : total gastado en envíos durante el período
• Coste medio por envío : coste medio de envío de un pedido (comparado con un rango de entre 5 y 10 dólares).
• % de ingresos por envíos : los envíos representan una parte de los ingresos.

Si utiliza varios transportistas, una tabla desglosada muestra el gasto, la cantidad de envíos y el costo promedio por envío para cada transportista.

Oportunidades de optimización

Sugerencias prácticas para reducir gastos u obtener una mejor relación calidad-precio. Estas se generan en función de sus patrones de gasto reales, tales como:

• Gastos de tramitación superiores a la tarifa estándar
• Gasto publicitario superior al 30% del índice de referencia de ingresos
• Costes de envío superiores al índice de referencia del 12%.
• Oportunidades para negociar con proveedores de alto gasto.

Cada sugerencia incluye un enlace para solicitar Nummbas-FO asesoramiento personalizado sobre esa oportunidad específica.

Agregar e importar gastos

Registra los gastos pagados fuera de tu plataforma contable o lleva un control de los costos si no utilizas software de contabilidad. Agrega cada gasto en la fecha en que se pagó para que aparezca en el período contable correcto.

Agregar un gasto

1. Abra la función de Análisis de gastos desde la navegación del panel de control.
2. Abra Gastos y , a continuación, seleccione Gastos manuales .
3. Ingrese la fecha de pago , la categoría y el monto .
4. Agregue un proveedor y una descripción si es útil, luego seleccione Agregar gasto .

Utilice un importe negativo para los reembolsos. Añada únicamente los gastos que no estén ya incluidos en sus registros contables conectados.

Si ya tiene grupos de gastos, utilice la opción Grupo de gastos para elegir dónde registrar el gasto. Se creará un grupo automáticamente para su primer gasto.

Importar un archivo CSV

En Gastos manuales , seleccione Descargar plantilla en Importar CSV . Complete el archivo, selecciónelo en el formulario y seleccione Cargar CSV . El límite de tamaño del archivo es de 5 MB.

date,category,amount,vendor,description
2026-01-05,Rent,4500.00,Landlord LLC,January rent
2026-01-12,Software,899.00,Software supplier,Annual subscription
2026-02-03,Software,-100.00,Software supplier,Partial refund

El resultado de la importación muestra cuántas filas se guardaron y cuáles fallaron. Corrija las filas que fallen antes de volver a cargarlas.

Revisar y corregir las entradas

En la sección de entradas recientes se muestran tus gastos guardados. Busca por texto, filtra por categoría o proveedor, ordena por fecha o importe y utiliza los controles de página para encontrar entradas anteriores.

Seleccione Editar en una fila para cambiar sus detalles y, a continuación, Guardar cambios . Seleccione Eliminar para borrar una entrada; Nummbas le pedirá que confirme antes de borrarla.

Agregar un nuevo gasto crea una entrada independiente, incluso si sus detalles coinciden con un gasto anterior. Para corregir un importe, edite la fila existente. Volver a cargar las mismas filas del archivo CSV no las agrega nuevamente, pero modificar un importe importado crea una fila diferente; por lo tanto, edite el gasto original al realizar una corrección.

Dónde aparecen los gastos

Los gastos guardados aparecen en la función de Análisis de gastos y en los informes que utilizan esos costos. Utilice el rango de fechas y los controles de origen para revisar el período que necesite. Los gastos manuales suman los costos registrados; no reemplazan los registros contables completos necesarios para obtener una visión completa de las pérdidas y ganancias.

No existe sincronización automática para los gastos manuales. Añada nuevos gastos o cargue un archivo cuando tenga más costes que registrar.