Analyse des dépenses

Expense Intelligence centralise les dépenses de toutes vos plateformes connectées et vous indique où va votre argent, comment vos dépenses évoluent et où vous pouvez réduire les coûts ou obtenir un meilleur rapport qualité-prix.

Trouvez votre chemin

Ouvrez Expense Intelligence et choisissez une section :

• Aperçu — examen des dépenses totales et des taux de dépenses.
• Modifications des coûts à examiner — étudier les modifications qui nécessitent un examen plus approfondi.
• Dépenses par catégorie — comparer les catégories et les variations entre les périodes.
• Dépenses par fournisseur — consultez la liste des entreprises que vous payez.
• Dépenses — rechercher et examiner les relevés de dépenses individuels.
• Planification — gérer les objectifs de dépenses, examiner les coûts récurrents et consulter les paiements à venir.

Planifier les dépenses

Dans la section Planification , définissez des objectifs de dépenses pour comparer les dépenses d'une catégorie à votre objectif mensuel. Consultez les coûts récurrents pour connaître le montant habituel, la dernière facturation, la fréquence et la date de la dernière facturation. La vue des paiements à venir affiche les factures enregistrées et les paiements prévus, avec le fournisseur, la date d'échéance, le montant et la source.

Sources de données

Expense Intelligence combine les coûts provenant de :

• QuickBooks ou Xero — frais d'exploitation et frais généraux
• Dépenses ajoutées — coûts saisis directement ou importés à partir d'un fichier CSV
• Meta Ads , Google Ads , TikTok Ads, Pinterest Ads, Snapchat Ads — dépenses publicitaires
• Stripe — frais de traitement des paiements
• Square — frais de traitement des transactions de détail
• ShipStation , Shippo , ShipBob et frais de traitement supplémentaires — frais d'expédition et de traitement

Cartes KPI

Quatre fiches en haut récapitulent vos dépenses pour la période sélectionnée :

• Dépenses totales — total des dépenses toutes catégories confondues, avec variation en pourcentage par rapport à la période précédente
• Dépenses mensuelles — taux de dépenses mensuel moyen
• Dépenses quotidiennes moyennes
• Catégorie la plus importante — la catégorie de dépenses qui consomme le plus d’argent, avec son pourcentage des dépenses totales

Indicateurs de performance en matière d'efficacité

Quatre indicateurs montrent l'efficacité de vos dépenses par rapport à vos revenus, chacun étant associé à un code couleur de référence :

Le vert indique que vous êtes dans la fourchette de référence ou en dessous. L'orange indique que vous êtes au-dessus.

Dépenses par catégorie

Un graphique en anneau illustrant la répartition de vos dépenses totales par catégories telles que la publicité, l'expédition, les logiciels, le coût des marchandises vendues, etc.

Montants par catégorie

Un graphique à barres horizontales affichant le montant total dépensé dans chaque catégorie de dépenses pour la période sélectionnée. Cela permet une comparaison visuelle rapide des principaux postes de dépenses.

Comparaison des périodes

Un tableau illustre l'évolution de chaque catégorie de dépenses par rapport à la période précédente de même durée. Les périodes comparées sont indiquées dans le sous-titre.

Par exemple, si vous sélectionnez « 90 derniers jours », le tableau compare vos 90 derniers jours aux 90 jours précédents.

Meilleurs fournisseurs

Un tableau répertoriant les entreprises et les services auprès desquels vous dépensez le plus, classés par montant total. Cela vous permet d'identifier rapidement vos principaux fournisseurs.

Efficacité de la plateforme publicitaire

Un tableau comparatif des revenus générés par chaque plateforme publicitaire connectée et de vos dépenses publicitaires. Pour chaque plateforme (Meta, Google, TikTok , Pinterest , Snapchat ), vous verrez :

• Dépenses — total des dépenses publicitaires pour la période
• ROAS — retour sur investissement publicitaire (code couleur : vert pour 3x+, orange pour 1-3x, rouge pour moins de 1x)
• Coût / Conversion — le montant que vous payez par conversion
• % du chiffre d'affaires — quelle part de votre chiffre d'affaires est allouée à cette plateforme

Lorsque plusieurs plateformes publicitaires sont connectées, une ligne Total affiche le ROAS et le coût par conversion cumulés sur l'ensemble des plateformes.

Efficacité d'expédition

Affiche vos frais d'expédition et les compare entre les différents transporteurs :

• Dépenses totales d'expédition — total dépensé en frais d'expédition pour la période
• Coût moyen par envoi — coût moyen d'expédition d'une commande (comparé à 5-10 $)
• Frais de livraison en pourcentage du chiffre d'affaires — les frais de livraison représentent la part du chiffre d'affaires

Si vous avez plusieurs transporteurs, un tableau récapitulatif indique les dépenses, le nombre d'envois et le coût moyen par envoi pour chaque transporteur.

Opportunités d'optimisation

Suggestions concrètes pour réduire vos dépenses ou optimiser votre budget. Elles sont générées en fonction de vos habitudes de dépenses réelles, par exemple :

• Frais de traitement supérieurs au tarif standard
• les dépenses publicitaires supérieures au seuil de référence de 30 % du chiffre d'affaires
• Les frais d'expédition dépassent le seuil de référence de 12 %
• Possibilités de négocier avec des fournisseurs à gros budget

Chaque suggestion comprend un lien permettant de demander à Nummbas-FO des conseils personnalisés sur cette opportunité spécifique.

Ajouter et importer des dépenses

Enregistrez les dépenses réglées en dehors de votre plateforme comptable, ou suivez vos coûts si vous n'utilisez pas de logiciel comptable. Ajoutez chaque dépense à la date de son paiement afin qu'elle apparaisse dans la période comptable appropriée.

Ajouter une dépense

1. Ouvrez Expense Intelligence depuis le menu de navigation du tableau de bord.
2. Ouvrez Dépenses , puis sélectionnez Dépenses manuelles .
3. Saisissez la date de paiement , la catégorie et le montant .
4. Ajoutez un fournisseur et une description si nécessaire, puis sélectionnez Ajouter une dépense .

Utilisez un montant négatif pour un remboursement. N'ajoutez que les coûts qui ne figurent pas déjà dans votre comptabilité.

Si vous avez déjà des groupes de dépenses, utilisez l'option « Groupe de dépenses » pour choisir où enregistrer la dépense. Un groupe est créé automatiquement pour votre première dépense.

Importer un fichier CSV

Dans la section « Dépenses manuelles » , sélectionnez « Télécharger le modèle » sous « Importer un fichier CSV » . Remplissez les champs du fichier, sélectionnez-le dans le formulaire, puis cliquez sur « Importer le fichier CSV » . La taille maximale du fichier est de 5 Mo.

date,category,amount,vendor,description
2026-01-05,Rent,4500.00,Landlord LLC,January rent
2026-01-12,Software,899.00,Software supplier,Annual subscription
2026-02-03,Software,-100.00,Software supplier,Partial refund

Le résultat de l'importation indique le nombre de lignes enregistrées et les lignes ayant échoué. Corrigez les lignes erronées avant de les réimporter.

Vérifier et corriger les entrées

La section « Dépenses récentes » affiche vos dépenses enregistrées. Vous pouvez effectuer une recherche par texte, filtrer par catégorie ou fournisseur, trier par date ou montant, et utiliser les commandes de la page pour consulter les dépenses plus anciennes.

Sélectionnez Modifier sur une ligne pour en changer les détails, puis Enregistrer les modifications . Sélectionnez Supprimer pour retirer une entrée ; Nummbas vous demandera une confirmation avant de la supprimer.

L'ajout d'une dépense crée une entrée distincte, même si ses détails correspondent à une dépense précédente. Pour corriger un montant, modifiez la ligne existante. Le rechargement des mêmes lignes CSV ne les ajoute pas à nouveau, mais la modification d'un montant importé crée une nouvelle ligne ; par conséquent, modifiez la dépense d'origine lors d'une correction.

Où apparaissent les dépenses

Les dépenses enregistrées apparaissent dans Expense Intelligence et dans les rapports qui utilisent ces coûts. Utilisez les contrôles de plage de dates et de source pour consulter la période souhaitée. Les dépenses manuelles ajoutent les coûts enregistrés ; elles ne remplacent pas les enregistrements comptables complets nécessaires à une vision complète du compte de résultat.

La synchronisation des dépenses saisies manuellement n'est pas automatique. Ajoutez de nouvelles dépenses ou importez un fichier lorsque vous avez d'autres frais à enregistrer.